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Abbildung 20: Phoenix II Menü-Personenverwaltung
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Person
In der Personenverwaltung können Personen gesucht, neu angelegt, bearbeitet werden und einiges mehr. In der Personen-Übersicht kann der Benutzer Personen nach unterschiedlichen Suchkriterien anzeigen und filtern. Im Folgenden werden einige mögliche Prozesse beschrieben.
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Abbildung 21: Personenverwaltung - Person
2.2.1.1 Person neu anlegen
Im Menü Personen → Person auswählen. Die Schaltfläche „Neu“ anklicken und die Personendaten eingeben und speichern.
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Abbildung 22: Person neu anlegen
2.2.1.2 Adressdaten, E-Mail, Telefonnummer und Co anlegen und pflegen
Der Benutzer wählt eine Person in der Personen-Übersicht aus und klickt auf die Schaltfläche „Ansehen“, alternativ ist auch Doppelklick auf die Person möglich. Er gelangt auf eine neue Maske in der die Details zu der Person angesehen und bearbeitet werden können.
Das Tab „Kommunikation“ auswählen.
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Durch Klick auf die grüne Speichern-Schaltfläsche wird der Kommunikationsweg gespeichert. Mit dem Stift-Symbol kann ein Kommunikationsweg bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden.
2.2.1.3 Funktionen zuweisen und pflegen
Abbildung 25: Person bearbeiten-Funktionen
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Mit Klick auf die grüne Speichern-Schaltflasche wird die Funktionszuordnung gespeichert. Mit dem Stift-Symbol kann eine Funktionszuordnung bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden.
2.2.1.3.1 Zuweisung der Rolle Vereinsaccount über die Funktion Vereinsadmin
Die Zuweisung der Rolle Vereinsaccount kann über die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin geschehen.
Pro Verein kann es nur einen Vereinsadmin geben.
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Die ausgewählte Person besitzt nun die Funktion „Vereinsadmin“ und die Rolle „Vereinsaccount“.
2.2.1.4 Kontakte (=Wiedervorlagen) anlegen und bearbeiten
Im Tab Kontakte befinden sich Wiedervorlagen oder Notizen zu Kontaktaufnahmen mit der ausgewählten Person. Der Benutzer kann diese sogenannten Kontakte hier pflegen.
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Durch Klick auf „Kontak hinzufügen“ (Plus-Button) kann ein neuer Kontakt erstellt werden. Der Benutzer gibt die gewünschten Daten ein und speichert durch Klick auf die grüne Speichern-Diskette den Kontakt.
Mit dem Stift-Symbol kann ein Kontakt bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden.
2.2.1.5 Dateien (Passbild, Unterschrift, …) hinterlegen
Zu einer Person können Dateien hinterlegt werden. Durch Auswahl des Tabs „Datei“ und Anklicken der Schaltfläche „Datei hinzufügen“ (Plus-Button) kann eine Datei hochgeladen werden.
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Ein Passbild und eine Unterschrift werden in der Detail-Übersicht der Person angezeigt.
2.2.1.6 Bemerkungen
Abbildung 29: Person bearbeiten-Bemerkungen
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Die Bemerkung wird in der Detail-Übersicht der Person angezeigt.
2.2.1.7 Bankverbindungen hinterlegen und pflegen
Im Tab Bankverbindungen können Kontodaten einer Person hinterlegt werden.
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Durch Klick auf „Bankverbindung hinzufügen“ (Plus-Button) kann eine neue Bankverbindung erstellt werden. Der Benutzer gibt alle notwendigen Daten an und speichert die Angaben durch Klick auf die grüne Speichern-Schaltfläche. Mit dem Stift-Symbol können die Angaben bearbeitet und mit dem roten X die Bankverbindung gelöscht werden.
2.2.1.8 Gremien einer Person ansehen
Im Tab Gremien kann der Benutzer die Gremien ansehen, denen die ausgewählte Person zugeordnet ist.
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Abbildung 32: Person bearbeiten – Gremien
2.2.1.9 Schnellverteiler einer Person ansehen
Im Tab Schnellverteiler kann der Benutzer die Schnellverteiler ansehen, denen die ausgewählte Person zugeordnet ist.
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Abbildung 33: Person bearbeiten-Schnellverteiler
2.2.1.10 Funktions-Archiv
Im Tab Funktionsarchiv kann der Benutzer die ehemaligen Funktionszuordnungen der ausgewählten Person ansehen, die in das Funktionsarchiv gespeichert wurden.
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Abbildung 34: Person bearbeiten-Funktions-Archiv
2.2.1.11 .vcf-Export durchführen
In der Detail-Übersicht einer Person kann durch Anklicken der Schaltfläche „.vcf-Export“ (Pfeil-Symbol) ein .vcf-Export der Daten einer Person durchgeführt werden.
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Abbildung 36: Personen Suche-.vcf-Export
2.2.1.11 Einer Person eine Rolle zuweisen
Je nach zugeordneter Rolle besitzt eine Person unterschiedliche Rechte in der Anwendung. Die Rolle Personenaccount wird jedem Benutzer der sich an der Anmeldung registriert automatisch zugewiesen. Je nach Landesverband stehen unterschiedliche Rollen mit verschiedenen Rechten zur Verfügung.
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Zuletzt müssen die Änderungen mit dem grünen Speichern-Button gespeichert werden!
2.2.1.11.1 Zuweisung der Rolle Vereinsaccount über die Funktion Vereinsadmin
Die Zuweisung der Rolle Vereinsaccount kann über die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin geschehen.
Pro Verein kann es nur einen Vereinsadmin geben.
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Die ausgewählte Person besitzt nun die Funktion „Vereinsadmin“ und die Rolle „Vereinsaccount“.
2.2.1.13 Seminare
Abbildung 33: Person - Seminare
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