Datenschutz
Oft ist es nötig, dass Personen die mit Personenbezogenen Daten arbeiten, eine Datenschutzerklärung unterschreiben müssen. Ist diese nicht unterschrieben, so dürfen die Mitarbeiter fremde Daten nicht einsehen. Dies ist auch mit Phoenix II möglich.
Hat eine Person die benötigte Datenschutzerklärung noch nicht unterzeichnet, so wird ihr beim Wechseln in eine andere Rolle (z.B. Vereinsaccount, GS-Admin, …) eine Seite angezeigt, auf der die Person Informationen zur Datenschutzerklärung erhält.
So könnte diese Seite aussehen:
Abbildung 1: Phoenix II Datenschutzseite
In der Abbildung wird der Benutzer aufgefordert die Datenschutzerklärung herunterzuladen und beim Verband einzureichen. Sie können sich jedoch auch dafür entscheiden, dass der Benutzer lediglich einen Hacken setzen muss. Daraufhin kann der Benutzer auch in die anderen Rollen wechseln.
Wird die Erklärung eingereicht, so ist es die Aufgabe der Geschäftsstelle, den Erhalt in der jeweiligen Person mit Datum zu bestätigen.
Abbildung 2: Phoenix II Datenschutzseite
Parameter
Damit diese Funktionalität aktiviert und genutzt werden kann, müssen zunächst einige Konfigurationsparameter bearbeitet werden.
Um die Parameter zu bearbeiten wechseln Sie hierzu zunächst in die Rolle „GS-Admin“. Daraufhin können Sie zu dem Modul „System“ > „Phoenix Konfiguration“ navigieren.
MitDatenschutzbestimmung
Wenn dieser Parameter auf „J“ gesetzt wird, dann haben Sie den Datenschutz aktiviert. Bitte beachten Sie jedoch auch die weiteren Konfigurations Parameter.
DatenschutzbestimmungPDF
Dieser Eintrag gibt den Pfad (URL) zu dem Dokument der Datenschutzerklärung an. Dies kann zum Beispiel ein PDF oder ein Word Dokument sein.
Dabei ist es nicht zwingend notwendig das Dokument in Phoenix II eingestellt zu haben. Sie können das Dokument auch extern, z.B. auf Ihrer Webseite eingestellt haben.
DatenschutzbestimmungText
Der Inhalt dieses Konfigurationseintrages legt den Text fest, der dem Benutzer per Email zugesendet wird. Dem Benutzer wird außerdem noch ein Link zu der Erklärung in der Email mitgeschickt. Dieser Link muss nicht erneut in diesem Parameter eingetragen werden.
DatenschutzbestimmungTextSeite
Dieser Parameter generiert die Seite, die der Benutzer sieht wenn er seine Rolle vom „PersonenAccount“ in eine andere Rolle wechselt und die Datenschutzerklärung noch nicht unterzeichnet hat. Sie haben zudem die Möglichkeit sogenannte „Tags“ zu verwenden. Diese werden beim Generieren durch variable Elemente ersetzt. Im Folgenden eine Tabelle mit allen Tags und deren Verwendung.
Tags
| Tag Bezeichnung | Funktion |
|---|---|
| {user} | Gibt den Namen des Benutzers aus. Ein Beispiel wäre: Sehr geehrte Frau Ute Mustermann. |
| {link} | Wird den Link zur Datenschutzerklärung einfügen. |
| {check} | Eine Check-Box zum anhacken wird angezeigt (gelesen und akzeptiert) |
Beispiel
<h2>Datenschutzerklärung für Mitarbeiter</h2>
<p>
{user},
um in eine andere Rolle der Phoenix II Verwaltung nutzen zu können, müssen Sie eine erweiterte Datenschutzerklärung unterzeichnen.
Diese können Sie unter folgendem Link ({link}) herunterladen und uns im Anschluss unterschrieben zurück senden.
Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich gerne direkt per Post oder E-Mail an uns.
</p>