1.2.5.4 Fakturierung
Rechnungen
In dieser Übersicht bestehen folgende Handlungsoptionen:
Rechnungen erstellen (+ bestehende Positionen kopieren), bearbeiten, kopieren, löschen
Rechnungen versenden über Einzelversand oder Massenversand
Rechnungen stornieren
Rechnungen drucken
Mahnstop veranlassen
Erstellen von Rechnungen
Beim Erstellen von Rechnungen kann auf alle Personen und Vereinsdaten zugegriffen werden. Diese werden in der Vorschau mit eingeschränkten Daten vorgeschlagen. Nach dem Auswählen des Datensatzes erscheinen die Daten anschließend vollständig.
Sonderfall Übermandantenfähigkeit:
Der Übermandant hat beim Erstellen der Rechnung die Möglichkeit, per checkbox auch die Daten der Landesverbände anzeigen lassen zu können. Über ein angezeigtes LV-Kürzel ist ersichtlich, aus welchem Verband die Person oder Verein stammt. Anschließend erhält auch der Übermandant Einsicht in die Personen/Vereinsdaten.
Rechnungsstapel
Hier werden gruppierte Rechnungen für Vereine (z.b. Startpassgebühren oder Beitragsrechnungen) zusammengefasst. Diese können hier vorab nochmals geprüft werden und anschließend zu Rechnungen generiert werden.
Rechnungstapel für Personen
Hier werden gruppierte Rechnungen für Personen zusammengefasst. Diese können hier vorab nochmals geprüft werden und anschließend zu Rechnungen generiert werden.
Zahlung
Im Bereich Zahlung kann der GS-Admin über alle Rechnungen, die gedruckt/versendet worden sind, verfügen und daraufbasierend (insofern das Zahlungsziel überschritten wurde) eine Mahnung erstellen und verschicken. (auch als Massenmahnung möglich)
Sepa-Export
Alle Rechnungen die versendet und gedruckt worden sind und als Zahlungsart “per Lastschrift” hinterlegt haben, werden in diesem Bereich angezeigt. Hier kann der GS-Admin eine XML-Datei generieren und diese anschließend bei der Bank importieren.
FiBu
Im Bereich FiBu kann (insofern eingerichtet) für den jeweiligen Gläubiger der Fibu-Export generiert werden. Hier kann nach Datum, Gläubiger, Personen/Vereinsrechnungen, Rechnungsarten, differenziert werden. Anschließend kann der Export beim entsprechenden Buchhaltungssystem (Datev,Lexware, o.ä.) importiert werden.
Artikelstamm und Artikelgruppen.
Die einzelnen Artikel können hier vom GS-Admin angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Die einzelnen Artikel müssen dann den jeweiligen Artikelgruppen zugeordnet werden.
Bankeinzugsbereiche
In diesem Bereich sieht der GS-Admin seine jeweiligen Bankkonten mit den entsprechenden Gäubigern (muss vom Phoenix-Team eingerichtet werden)
Beitragsrechnungen
Insofern Bestandsdaten (muss ebenfalls vom GS-Admin gemacht werden, siehe dazu → Vereine) eingelesen worden sind, können in diesem Bereich die Bestände fakturiert werden. Vor Erstellung der Rechnungen können diese vorab (Rechnungen prüfen) nochmals angezeigt und geprüft werden
Gläubiger
Einstellungen zum Gläubiger können in diesem Bereich vom GS-Admin vorgenommen werden. Neben den Stammdaten können hier generelle Einstellungen wie Mahntage, Zahlungsziel, Textbausteine für Rechnungen und Mahnungen, o.ä vorgenommen werden.
Kostenstellen
Die angelegten Artikel (siehe oben) können den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden. Hier können die Kostenstellen angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Folgende Felder können dabei gepflegt werden: Nummer extern, Bezeichnung, Gruppe
Kostenstellen-Gruppen
In diesem Bereich können Kostenstellen-Gruppen definiert werden. Alle Kostenstellen-Gruppen können angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Folgende Felder können dabei gepflegt werden: Nummer, Beschreibung
Mandate
Alle in Phoenix II angelegte und hinterlegte Mandate werden hier angezeigt. Durch Aufrufen eines Mandates können folgende Felder bearbeitet werden: Status, Unterschriftsdatum, Unterschriftort, Dokumentupload, letzte Nutzung. Zusätzlich kann man über den Personenbutton zur Person springen.
Verbandskonten
In diesem Bereich können die hinterlegten Bankkonten mit Bezeichnung, BLZ, Kontonummer, IBAN, Kontoinhaber, Gläubiger, verwendbar ja/nein angezeigt werden.
Auswertungen
Hier kann der GS-Admin verschiedene Auswertungen zu Artikeln, bzw. den Artikelgruppen vornehmen. Dabei kann der Zeitraum, Brutto oder Nettobetrag, sowie der Gläubiger definiert werden