Wenn Sie den Import von Gebührensätzen öffnen, sehen Sie folgenden Dialog. In diesem Dialog wird beschrieben, in welchem Format Sie CSV-Dateien einliefern müssen, dass diese auch korrekt als Rechnungsstapeleinträge in Phoenix eingelesen werden können.
Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen:
Der Vorgang (siehe Beispiele oben im Dialog) in der CSV-Datei muss schon in Phoenix vorhanden sein, d.h. es muss im Modul Fakturierung einen Artikel geben, der als Vorgang diesen Wert eingestellt hat (siehe auch “Verfügbare Vorgänge” weiter unten) => Die Vorgangsinformationen sind aufgrund der Komplexität nur von der it4sport pflegbar. Benötigen Sie aufgrund eines Gebührenimports einen Vorgang, so erstellen Sie bitte den dazu notwendigen Artikel inkl. Mwst und weiteren Informationen und stellen uns ein Ticket über das Ticketsystem ein mit der Artikelnummer und der benötigten VorgangsId.
Kosten: Bitte beachten Sie, dass die Kosten als Centbeträge eingegeben werden müssen, also 375 bedeutet 3,75 Euro und die Werte immer brutto sind. Hintergrund des Bruttowertes ist, dass wir davon ausgehen, dass die Systeme immer von einem externen System kommen, dass den konkreten finalen Preis inkl. Mwst ausweist. Daher bitte beachten, dass der Artikel den gleichen Mehrwertsteuersatz im lieferenden System wie auch hier in Phoenix hat.
Datum: Dieses Datum dient nur zur Übertragungs- und Recherchezwecken, da es ja dem Erstsystem überlassen ist, wann der Eintrag erfolgte. Die Rechnungsstellung erfolgt dann immer zum Datum der Rechnungsgenerierung. Sollten Sie beim Rechnungsstapel in Ausnahmefälle ein abweichendes Rechnungsdatum als das heutige Datum benötigen, so können Sie dies bei den einzelnen Positionen als abweichendes Rechnungsdatum hinterlegen. Diese Funktion ist aber nur aktiv, wenn bei Ihrem Mandanten ein abweichendes Rechnungsdatum überhaupt aktiviert ist. Bitte auch beachten, dass abhängig vom Rechnungsjahr dann auch eine andere Rechnungsnummer generiert werden kann (je nach Einstellungen der Rechnungsnummernkreis).
Unter der Liste der Felder erhalten Sie dann noch eine Liste der bei Ihnen eingestellten Vorgänge, damit Sie wissen, für welche Vorgänge Sie überhaupt Gebühren aktuell anlegen können:
Bitte beachten Sie, dass anhand der Vorgangsnummer auch entschieden wird, bei welchem Gläubiger der Rechnungsstapel erzeugt wird. Daher muss sichergestellt werden, dass kein Vorgang zweimal mit der gleichen Bezeichnung verwendet wird.