In Phoenix II gibt es verschiedene Rollen mit entsprechenden Rechten, die in unterschiedliche Bereiche unterteilt sind. Diese Dokumentation beschreibt die Rollen und Berechtigungen, um es den Verbänden zu ermöglichen, passende Rollen für verschiedene Aufgaben zu definieren und zuzuweisen.
Die folgenden Rollen sind standardmäßig in Phoenix II vorgesehen und stehen den Verbänden zur Verfügung:
Personenaccount (Basisrolle für alle Nutzer)
Vereinsaccount
Gremien-Admin
Seminar-Admin
GS-Admin
Phoenix-Admin (kann Rahmenparameter der Anwendung einstellen)
Zusätzlich können folgende Rollen eingerichtet werden:
Revisor: Einsicht in protokollierte Änderungen (personenbezogene Daten, Vereinsdaten, Rollen- und Berechtigungsänderungen, Rechnungen u. a.).
Lizenzadmin: Verwaltung und Pflege von Lizenzen.
Kaderadmin: Verwaltung und Pflege von Kaderangelegenheiten.
Seminarleiter: Verwaltung eigener Seminare, Ausstellung von Teilnahmebestätigungen, Statusverwaltung.
Finanzen: Verwaltung von Rechnungen und zugehörigen Personendaten, Vereinsdaten und Artikeldaten.
Bezirks-Account: Zugriff auf Bezirksebenendaten (vorausgesetzt ein eigener Gläubiger für den Bezirk).
Kreis-Account: Zugriff auf Kreisebenendaten (vorausgesetzt ein eigener Gläubiger für den Kreis).
Einsatzplaner: Planung von Wettkampfveranstaltungen (z. B. Triathlon, Leichtathletik), Einladung und Zuweisung von Teilnehmern.
Ein Vereinsadmin ist eine Person, die einem Vereinsaccount zugeordnet wurde. Ein Vereinsadmin kann mehreren Vereinen zugewiesen sein. Die Berechtigungen gelten jeweils für den ausgewählten Verein.
Bearbeitbare Felder: Internetadresse, Facebook, Twitter, Instagram, Vereinsgründungsjahr, Abteilungsgründungsjahr, Vereinslogo.
Nur einsehbare Felder: Vereinsnummer, Vereinsname, Mitgliedsart, Beitritts-/Austritts-/Auflösungsdatum, Bezirk, WLSB-NR, Landessportbund, Landessportfachverband, Nation, DebitorNr, Schulden, Forderungen, Grenzverein-Status.
Anzeige der beim Verband hinterlegten Bankverbindung.
Möglichkeit zur Änderung der Bankdaten (abhängig von den Verbandseinstellungen).
Neubeantragung eines SEPA-Lastschriftmandats bei Änderung erforderlich.
Anzeige der zugeordneten Funktionen und deren Inhaber.
Sichtbare Daten: Funktion, Kennzeichen, Name, Geschlecht, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail.
Möglichkeit zur Pflege oder zum Austausch von Funktionären (abhängig von den Verbandseinstellungen).
Export der Funktionäre als PDF.
Anzeige aller im Verband hinterlegten Lizenzen des Vereins.
Sichtbare Daten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Lizenzart, Status, Lizenznummer, Prüfung, Fortbildung, Gültigkeit, Lerneinheiten.
Filtermöglichkeiten zur gezielten Anzeige von Lizenzen.
Anzeige der beim Verband hinterlegten Ehrungen von Vereinsmitgliedern.
Sichtbare Daten: Name, Geschlecht, Ehrungsart, Verleihungsdatum, Status.
Filtermöglichkeiten zur gezielten Anzeige von Ehrungen.
Anzeige der vom Landesverband organisierten Seminare für Vereinsmitglieder.
Daten der Seminarteilnehmer: Name, Geschlecht, Seminarnummer, Titel, Start-/Enddatum, Gebühr, Status.
Genehmigung oder Ablehnung von Seminaranmeldungen.
Möglichkeit zur Sammelanmeldung von Mitgliedern zu Seminaren.
Erforderliche Angaben bei Neuanmeldungen: Name, Geschlecht, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse.
Anzeige aller an den Verein gestellten Rechnungen.
Sichtbare Daten: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Zahlungsziel, Zahlungsart, Mahnstufe, Status.
Zugriff auf Originalrechnungen und Detailansicht.
Kommunikationsplattform innerhalb von Phoenix II für den Austausch zwischen Verband und Vereinen.
Sichtbare Daten je Nachricht: Datei, Bemerkung, Datum, Gelesen-Status, Absender.
Zur Wahrung der Datensicherheit wird auf eine detaillierte Beschreibung der technischen Architektur verzichtet. Der Vereinsadmin hat jedoch Zugriff auf alle erforderlichen Daten zur Verwaltung seines Vereins.
Die Funktion des Gremienadmins dient dazu, eine Person zu benennen, die für die administrative und organisatorische Unterstützung eines Gremiums verantwortlich ist. Ein Gremium kann beispielsweise ein Präsidiumoder ein anderes Führungsgremium innerhalb einer Organisation sein, das aus verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Funktionen besteht, wie etwa Präsident, Vizepräsident, Finanzen, Recht und weiteren Positionen.
Der Gremienadmin hat die Aufgabe, das Gremium selbst zu verwalten. Dazu gehört die Definition der Funktionen, die im Gremium existieren (z. B. Präsident, Finanzverantwortlicher) und die Struktur des Gremiums insgesamt. Besonders wichtig ist die Dokumentenverwaltung innerhalb des Gremiums:
Dokumentenkategorisierung: Der Gremienadmin kann verschiedene Kategorien für Dokumente anlegen, um eine übersichtliche Ablage zu gewährleisten. Zu den hochgeladenen Dokumenten zählen u.a. Protokolle, Einladungen, Agendavorschläge und andere wichtige Unterlagen, die für das Gremium relevant sind.
E-Mail-Benachrichtigungen: Der Gremienadmin kann bei Bedarf alle Gremienmitglieder per E-Mailbenachrichtigen, wenn neue Dokumente hochgeladen wurden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Personen zeitnah über Änderungen oder neue Informationen informiert werden.
Im Bereich Funktionen und anschließend Gremien hat der Gremienadmin Zugang zu den Gremien, für die er zuständig ist. Der Gremienadmin kann hier folgende Informationen einsehen:
Kurzbezeichnung und Bezeichnung des Gremiums
Ebene des Gremiums (z. B. Präsidium, Vorstand)
Zugewiesene Person (Vorname, Nachname) – welche Person den Gremienadmin für dieses Gremium stellt
Anzeige des Gremiums im Internet (ja/nein)
Der Gremienadmin hat über den Export der Kontrollliste Zugriff auf eingeschränkte Personendaten der Gremienmitglieder. Folgende Daten werden angezeigt:
Vorname
Nachname
Postleitzahl (PLZ)
Ort
Adressnummer (AdrNr)
Im Bereich Dokumente kann der Gremienadmin für das ausgewählte Gremium folgende Aufgaben durchführen:
Kategorisieren der Dokumente nach festgelegten Kategorien
Dateiupload von relevanten Dokumenten
Bezeichnung der hochgeladenen Dokumente
E-Mail-Benachrichtigung (ja/nein) und direktes Versenden (ja/nein) der Dokumente an Gremienmitglieder
Für jedes Gremium können verschiedene Kategorien erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden. Diese Kategorien sind für alle Gremien zugänglich, auch für Gremien, die vom jeweiligen Admin nicht selbst angelegt wurden. Die Kategorienverwaltung kann von allen Gremien-Admins sowie Gremiensekretariats-Admins (GS-Admins) gepflegt werden. Kategorien dienen dazu, die Dokumente besser zu organisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Unterlagen schnell und einfach gefunden werden können.
Der Gremienadmin übernimmt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung und Organisation von Gremien. Durch die strukturierte Dokumentenablage, die Benachrichtigung der Gremienmitglieder und die Verwaltung von Gremienfunktionen und -kategorien trägt der Gremienadmin dazu bei, dass die Gremienarbeit effizient und transparent gestaltet wird.
Seminar-Administrator (Seminar-Admin)
Der Seminar-Administrator (Seminar-Admin) ist für die Verwaltung und Organisation von Seminaren verantwortlich. Dazu gehört das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Seminaren sowie die Verwaltung der Teilnehmer. Aufgrund der vielfältigen Aufgaben, die der Seminar-Admin übernimmt, besteht ein berechtigtes Interesse an den personenbezogenen Daten der Teilnehmer, insbesondere im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme zu Seminarteilnehmern sowie der Ausstellung von Seminarbescheinigungen, Zertifikaten und Lizenzverlängerungen.
Seminare verwalten: Der Seminar-Admin hat die Möglichkeit, Seminare zu erstellen, anzupassen oder zu löschen. Dies umfasst alle relevanten Seminardaten, wie z. B. das Seminarthema, die Termine, den Ort, die Dozentenund weitere organisatorische Informationen.
Teilnehmerverwaltung: Der Seminar-Admin kann Personen für ein Seminar anmelden, berechtigen, löschenoder neu aufnehmen. Diese Aufgaben stellen sicher, dass nur die berechtigten Teilnehmer Zugang zu den Seminaren erhalten. Er hat auch die Möglichkeit, Teilnehmer auf Wartelisten zu setzen oder diese bei Bedarf von Seminaren auszuschließen.
Kontaktaufnahme: Der Seminar-Admin kann mit den Teilnehmern direkt in Kontakt treten, z. B. für Einladungen, Erinnerungen oder Nachfassaktionen. Diese Kommunikation ist in der Regel auf die spezifischen Anforderungen des Seminars ausgerichtet.
Ausstellung von Bescheinigungen und Zertifikaten: Ein wichtiger Aufgabenbereich des Seminar-Admins besteht in der Ausstellung von Seminarbescheinigungen, Zertifikaten und der Verlängerung von Lizenzen. Hierfür müssen häufig personenbezogene Daten des Teilnehmers erfasst und genutzt werden, um die entsprechenden Dokumente auszustellen.
Im Rahmen der Verwaltung eines Seminars werden durch den Seminar-Admin verschiedene personenbezogene Daten angezeigt und verarbeitet. Zu den Daten, die verwaltet und angezeigt werden können, gehören:
Vorname und Nachname der Teilnehmer
E-Mail-Adresse zur Kommunikation
Adresse und Kontaktinformationen der Teilnehmer
Teilnahmestatus (angemeldet, auf Warteliste, abgemeldet)
Seminarbescheinigungen, Zertifikate und Lizenzverlängerungen der Teilnehmer
Der Seminar-Admin muss sicherstellen, dass alle personenbezogenen Daten im Einklang mit den Datenschutzrichtlinienund rechtlichen Anforderungen verarbeitet werden, insbesondere wenn diese Daten für die Ausstellung von Bescheinigungen oder Zertifikaten verwendet werden.
Der Seminar-Admin spielt eine entscheidende Rolle in der Organisation und Verwaltung von Seminaren. Er ist verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Seminarteilnehmer und stellt sicher, dass diese Daten korrekt verwendet werden, z. B. für die Kontaktaufnahme, die Ausstellung von Bescheinigungen und Zertifikaten sowie die Teilnahmeverwaltung. Dabei muss er stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachten und die Daten nur im notwendigen Umfang erheben und verarbeiten.
GS-Administrator (GS-Admin)
Der GS-Administrator (GS-Admin) ist nach dem Super-Admin die höchste und umfassendste Rolle im Phoenix II-System. Diese Rolle verfügt über die meisten Berechtigungen und Rechte und hat Zugriff auf eine Vielzahl von Bereichen innerhalb der Plattform. Der GS-Admin kann in vielen Fällen administrative Aufgaben übernehmen, die für die ordnungsgemäße Verwaltung und Organisation des Systems und seiner Daten erforderlich sind.
Der GS-Admin hat Zugriff auf die folgenden wesentlichen Bereiche:
Personen: Verwaltung und Pflege der personenbezogenen Daten aller Beteiligten im System, einschließlich Mitglieder, Funktionsträger und andere Nutzer.
Vereine: Die Verwaltung von Vereinsdaten, inklusive der Zuweisung von Personen zu Vereinen und der Bearbeitung von Vereinsinformationen.
Funktionen: Erstellen und Zuweisen von Funktionen innerhalb des Systems, wie z. B. Vereins- oder Gremien-Administratoren, Seminarleiter, etc.
Fakturierung: Verwaltung der Rechnungsstellung und finanziellen Abwicklungen, einschließlich der Kontrolle und Bearbeitung von Zahlungsprozessen und Gebühren.
Lizenzen: Verwaltung der Lizenzen für Mitglieder, einschließlich der Ausstellung, Verlängerung und Überprüfung von Lizenzen.
Termine: Erstellen und Bearbeiten von Terminen, Veranstaltungen oder anderen zeitabhängigen Aktivitäten im System.
Seminare: Organisation und Verwaltung von Seminaren, inklusive der Teilnehmerverwaltung und der Erstellung von Zertifikaten oder Bescheinigungen.
Dokumente: Hochladen, Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten, die für den jeweiligen Bereich relevant sind (z. B. Vereinsdokumente, Protokolle, Schulungsunterlagen).
Kader: Verwaltung von Kaderlisten, sowohl für Sportarten als auch für spezifische Funktionen innerhalb eines Vereins oder Verbandes.
Newsletter: Erstellung und Verwaltung von Newslettern, sowohl zur internen Kommunikation als auch zur externen Veröffentlichung.
System: Zugang zu systemweiten Einstellungen und Konfigurationen, die das gesamte System betreffen, wie Benutzerverwaltung und Rechtevergabe.
Je nach spezifischem Mandanten und Sportart können weitere Bereiche hinzukommen, die der GS-Admin ebenfalls verwalten kann:
Veranstaltungen: Verwaltung von sportlichen oder organisatorischen Veranstaltungen, einschließlich der Planung und Durchführung.
Pässe / ePass / PassOnline: Verwaltung von Sportpässen und deren Online-Diensten, wie z. B. die Ausstellung von elektronischen Pässen.
Bescheid: Verwaltung von behördlichen oder administrativen Bescheiden und Mitteilungen.
Gebühren: Verwaltung von spezifischen Gebühren, die für Mitglieder oder Teilnehmer anfallen (z. B. Anmeldegebühren, Lizenzgebühren).
Strafen: Verwaltung und Dokumentation von Strafen oder Disziplinarmaßnahmen, die in Zusammenhang mit der Mitgliedschaft oder den Veranstaltungen stehen.
Meldebogen: Erstellen und Verwalten von Meldebögen für Teilnehmer oder Veranstaltungen.
In einigen Fällen und je nach den spezifischen Anforderungen des Verbandes oder der Sportart können bestimmte Bereiche bewusst ausgeblendet oder nicht angezeigt werden. Dies dient dazu, das System an die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen des Verbandes oder der Organisation anzupassen.
Der GS-Admin hat eine Schlüsselrolle in der Verwaltung und Organisation innerhalb von Phoenix II. Durch den Zugang zu einer Vielzahl von Bereichen kann er umfassend auf alle administrativen Funktionen zugreifen und diese steuern. Dabei ist es wichtig, dass der GS-Admin mit den Datenschutzrichtlinien und der verantwortungsvollen Verwaltung der Daten vertraut ist, um die Integrität und Sicherheit der gesamten Plattform zu gewährleisten.