SB: Benachrichtigungen an Vereine versenden
1. Allgemeines (Bearbeitungsstatus)
Um Benachrichtigungen an Vereine versenden zu können, müssen Sie sich in der Rolle SB-Admin befinden. Klicken Sie im Menü unter „Organisationen“ auf „Bestandserhebungen“. Dort finden Sie eine Übersicht aller Vereine derjenigen Sportbunde, dessen Rechte Sie besitzen. Sie können im Feld “Organisation” nach der Organisations-ID (Nummer/OrgID) des Vereins oder nach dessen Namen suchen. Unter “Bearbeitungsstatus” können Sie filtern, welche Vereine angezeigt werden sollen. Sie können filtern nach “Noch nicht begonnen” oder “in Bearbeitung”.
“Noch nicht begonnen” bedeutet, dass die Vereine noch nicht mit der Bestandserhebung gestartet haben.
“Aktuell in Bearbeitung” bedeutet, dass die Bestandserhebung derzeit durchgeführt wird bzw. noch nicht abgeschlossen wurde.
2. Versand automatischer Benachrichtigungen (an alle Vereine, die die BE nicht abgeschlossen haben)
Um den automatischen Erinnerungsversand an alle Personen mit der Rolle “Organisations-Admin” zu konfigurieren, die die Bestandserhebung noch nicht abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Automatische Benachrichtigung BE nicht abgeschlossen“.
Sofern Sie für mehrere Sportbünde Berechtigungen haben, sehen Sie hier die Auflistung dieser Sportbünde in einem Dropdown-Menü.
Klicken Sie rechts auf den Stift-Button, der das Bearbeitungsfenster öffnet und wählen Sie den Sportbund, für den Sie die Erinnerung(en) einrichten möchten. Klicken Sie im Anschluss links auf den Plus-Button, sodass sich die Bearbeitungsmaske öffnet. Sofern Sie bereits eine Nachricht konfiguriert haben, wird Ihnen diese hier angezeigt.
Betreff: Definieren Sie unter „Betreff“ den Betreff der Benachrichtigung, die an alle Vereine versendet werden soll, die die Bestandserhebung noch nicht abgeschlossen haben.
Inhalt: Definieren Sie unter „Inhalt“ den Inhalt der Erinnerungsnachricht. Sie können den Text individuell gestalten.
Funktion (WICHTIG!): Definieren Sie unter „Funktion“, welche Funktion bzw. welcher Funktionsträger/Rolle die Benachrichtigung erhalten soll. Jede Person, die diese Funktion zugewiesen hat, erhält dann die entsprechende Benachrichtigung. Am besten stellen Sie an dieser Stelle den “Organisations-Admin” ein. Denn alle Personen, die die Rolle “Organisations-Admin” innehaben, dürfen die Bestandserhebung bearbeiten. Insofern kontaktieren Sie mit dieser Einstellung alle Personen der Vereine Ihres Sportbunds, die die Bestandserhebung durchführen dürfen.
Versandzeitpunkt: Definieren Sie unter “Versandzeitpunkt 1” ein Datum und eine Uhrzeit, zu dem die links konfigurierte Nachricht versendet werden soll. Über den Plus-Button unterhalb des “Versandzeitpunkt 1” können Sie weitere Versandzeitpunkte, jedoch maximal vier Versandzeitpunkte pro Nachricht insgesamt, hinzufügen. Über das X-Symbol rechts neben dem Datum und der Uhrzeit können Sie den Versandzeitpunkt wieder entfernen.
Wenn Sie die alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie über das grüne Disketten-Symbol rechts oben. Die Nachricht wird zum gewünschten Zeitpunkt an alle Rolleninhaber versendet, die Sie eingestellt haben und dessen Vereine die Bestandserhebung noch nicht abgeschlossen haben.
Über das X-Symbol über dem grünen Disketten-Symbol können Sie die gesamte Benachrichtigung löschen. Dies müssen Sie erneut bestätigen. Haben Sie keinen Benachrichtigungstext definiert, werden auch keine E-Mails an die Vereine versendet.
Die Benachrichtigung kann einmalig definiert, aber vor oder nach den Versandzeitpunkten angepasst werden. Sofern Sie mehr als eine Nachricht mit vier Versandzeitpunkten konfigurieren möchten, können Sie dies über das Plus links oben tun.
3. Benachrichtigung senden (an einzelne oder alle Empfänger*innen)
Um händisch Erinnerungen an die Bestandserhebung an einzelne Vereine zu versenden, wählen Sie zunächst in der linken Spalte über das Häkchen den Verein aus, für die Sie die Erinnerung konfigurieren möchten. Sie können auch mehrere Vereine anwählen.
Um mehrere oder alle Vereine auszuwählen, klicken Sie links oben auf das Kästchen. Es öffnet sich die Auswahl, ob Sie alle Empfänger*innen auf der aktuellen Seite (im Screenshot 25 Empfänger*innen) oder alle Ergebnisse (424 Empfänger*innen) benachrichtigen möchten. Wenn Sie die Auswhal getroffen haben, werden alle Kästchen der Empfänger*innen, die Sie ausgewählt haben, blau.
Klicken Sie im Anschluss auf den Button “Benachrichtigung senden”.
Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die Nachricht konfigurieren können.
Betreff: Definieren Sie unter „Betreff“ den Betreff der Benachrichtigung, die an alle Vereine versendet werden soll, die die Bestandserhebung noch nicht abgeschlossen haben.
Inhalt: Definieren Sie unter „Inhalt“ den Inhalt der Erinnerungsnachricht. Sie können den Text individuell gestalten.
Über der Nachricht wird angezeigt, an wie viele Vereine die konfigurierte Nachricht versendet wird.
Diese Art der Benachrichtigungen wird immer an alle Personen des ausgewählten Vereins mit der Rolle Organisations-Admin versendet, sowie an die in den Stammdaten des Vereins hinterlegte Mailadresse.