Funktionen

In diesem Bereich werden alle beim Landessportbund registrierten Funktionen bzw. Rollen für den Verein dokumentiert und verwaltet.

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• Funktion: Zeigt die offizielle Rolle innerhalb des Vereins, wie z. B. „Schatzmeister“, „Rechnungsanschrift“ oder „Vereinsvorstand“.

• Interne Funktionsbezeichnung: kann vom Verein optional bei der Anlage der Funktion selbst hinterlegt werden, wenn im Verein die Funktion unter einem anderen Begriff geläufig ist (z.B. Kassenwart anstatt Schatzmeister). Wenn bei der Anlage der Funktion das Feld interne Funktionsbezeichnung nicht ausgefüllt wird, steht in der Übersicht die reguläre Funktionsbezeichnung aus dem System.

• Funktion ab: Startdatum der Funktion, sofern bei der Anlage der Funktion ein Startdatum hinterlegt wurde.

• Name (Personen-ID): Name der verantwortlichen Person oder ggf. der Organisation. In Klammern steht die Personen-ID, mit welcher der Account der Person im System geführt wird.

• E-Mail: Mailadresse der jeweiligen Funktionsträgerin oder des Funktionsträgers.

• Rotes Kreuz: Der PersonenAccount dieser Person wurde noch nicht aktiviert. Die Person ist noch nicht registriert im LSB-Portal.

• Grüner Haken: Der PersonenAccount ist aktiviert. Die Person ist registriert und hat gültige Zugangsdaten für das LSB-Portal.

• Eine Person kann mehreren Funktionen zugewiesen sein.

• Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Wenn Sie Berechtigungen für mehrere Vereine haben, können Sie über das Dropdown bei Verein, den Verein auswählen für den Sie Funktionen verwalten möchten.

• Über den Button Plus lassen sich neue Funktionen für den Verein zuweisen.

• Über den Button Details oder per Doppelklick lassen sich Detailinformationen zu dem Funktionsträger öffnen.

• Als Verein haben Sie zwei Möglichkeiten sich die Funktionen Ihres Vereins exportieren zu lassen:

  • linker Excel-Button: die aktuelle Übersicht der Funktionsträger wird exportiert.

  • rechter Excel-Button: die Funktionsträger werden in einer erweiterten Übersicht, mit zusätzlichen Informationen zur Person, exportiert.

• Organisations-Sysadmin ist die Funktion mit den höchsten Berechtigungen und dient in erster Linie dazu innerhalb des Vereines eigenständig Personen den Zugriff auf den Verein zu ermöglichen. Mit dieser Funktion kann man für seinen Verein alle Funktionen (sowohl Berechtigungsfunktionen als auch Vereinsfunktionen) an Personen vergeben und auch alle Funktionen löschen. Der Organisations-Sysadmin sollte nur für die Funktionsvergabe genutzt werden. Für alle weiteren Angelegenheiten sollte der Organisations-Admin verwendet werden. Die Funktion Organisations-Sysadmin kann an maximal fünf Personen pro Verein vergeben werden.

• Organisations-Admin ist relativ ähnlich zum Organisations-Sysadmin. Der Unterschied besteht darin, dass der Organisations-Admin nicht alle Funktionen vergeben kann. So kann der Organisations-Admin selbst keine Berechtigungsfunktionen (z.B. Organisations-Sysadmin, Organisations-Admin oder Organisations-Mitarbeitende) vergeben, sondern nur Vereinsfunktionen. Die Vereinsfunktionen sind im Grunde nur informativ und gehen mit keiner Berechtigung einher. Ansonsten hat der Organisations-Admin Zugriff und Bearbeitungsrechte auf alle Menüpunkte. Der Organisations-Admin wird benötigt, um einen Förderantrag zu stellen, die Bestandserhebung durchzuführen oder einen neuen Frei- bzw. Feststellungsbescheid hochzuladen. Die Funktion Organisations-Admin kann an maximal 15 Personen pro Verein vergeben werden.

• Mit der Funktion Organisations-Mitarbeitende hat man nur Zugriff auf die Menüpunkte Organisation und Funktion. Bearbeitungsrechte hat man nur für die Vereinsdaten. Funktionen können als Organisations-Mitarbeitende nicht vergeben werden. Durch den Organisations-Sysadmin können dem Organisations-Mitarbeitenden weitere Berechtigungsfunktionen vergeben werden, z.B. erhält man mit der Funktion Lizenz lesen auch Zugriff auf den Menüpunkt Lizenzen. Für die Funktion Organisations-Mitarbeitende gibt es von der Anzahl keine Beschränkung.

• Die Funktion Postanschrift kann innerhalb eines Vereins nur einmal vergeben werden. Wird die Funktion an eine andere Person vergeben, wird die bisherige Postanschrift überschrieben. Die Adresse des Funktionsträgers Postanschrift dient als Postanschrift für den Verein. Die Postanschrift kann innerhalb der Organisation auch aus der Funktionsansicht über die Details vergeben werden. In der sich öffnenden Ansicht besteht die Möglichkeit Postanschrift setzen für die Person auszuwählen.

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Um eine Funktion einer Person zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1 Plus-Button:
Klicken Sie auf den Plus-Button, um einen neuen Funktionsträger für Ihren Verein anzulegen. Anschließend öffnet sich eine neue Ansicht

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2 Person suchen:
Suchen Sie nach der Person, der eine neue Funktion zugewiesen werden soll. Für die Suche müssen mindestens Geschlecht, Vorname, Nachname und Geburtstag eingegeben werden und übereinstimmen, damit die Person gefunden wird.

Wenn Sie Berechtigungen für mehrere Vereine haben, können Sie über das Dropdown bei Verein, den Verein auswählen für den Sie Funktionen verwalten möchten.

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Nach Klick auf Person suchen werden Ihnen die passenden Einträge zu Ihren Suchkriterien aus der Datenbank angezeigt. Wählen Sie die passende Person aus und klicken Sie auf Weiter. Wenn kein Eintrag in der Datenbank gefunden wurde, können Sie trotzdem auf Weiter klicken. Dann wird eine neue Person im System angelegt, welcher Sie anschließend Funktionen zuweisen können.

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3 Funktion auswählen:
Wählen Sie aus den Optionen im Dropdown Funktion die Funktion aus, welche an die Person vergeben werden soll.

Wichtiger Hinweis: Funktionen können grundsätzlich nur durch die Rollen Organisations-Sysadmin und Organisations-Admin vergeben werden. Die Funktionen Organisations-Sysadmin, Organisations-Admin und Organisations-Mitarbeitende können nur durch den Organisations-Sysadmin vergeben werden.

Optional können Sie eine interne Funktionsbezeichnung angeben, wenn in Ihrem Verein eine andere Funktionsbezeichnung verwendet wird (z.B. Kassenwart anstatt Schatzmeister).

Bei Gültig ab können Sie optional ein Datum eintragen, ab wann die Person Funktionsträger für die ausgewählte Funktion ist.

Optional können Sie die Checkbox neben Ist Mitglied aktivieren, wenn die Person, der die Funktion zugewiesen wird, Mitglied in Ihrem Verein ist.

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4 Person anlegen:
Mit Klick auf Person anlegen wird der neue Funktionsträger erstellt. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung und können zurück zur Übersicht kehren, wo der neue Funktionsträger nun aufgeführt sein sollte.

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Um bestehende Funktionsträger zu bearbeiten können Sie entweder aus der Übersicht heraus per Doppelklick auf den Funktionsträger klicken oder einen Funktionsträger auswählen und auf Details klicken. Anschließend öffnet sich eine neue Ansicht.

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Alle Punkte, wo ein Stift hinterlegt ist, können Sie durch Klick auf den Stift bearbeiten. Im folgenden Bild wird z.B. die interne Funktionsbezeichnung bearbeitet. Um diese zu speichern, klicken Sie auf den grünen Speicher-Button.

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Um eine zugewiesene Funktion zu löschen, klicken Sie auf Zuweisung entfernen. Die Funktion wird gelöscht und nicht ins Archiv übernommen.

Um eine zugewiesene Funktion zu archivieren, klicken Sie auf Funktion archivieren. Anschließend müssen Sie noch ein Endedatum für die Funktion auswählen. Dann wird die Funktion in das Archiv übernommen. Archivierte Funktionen können über das Funktions-Archiv eingesehen werden (vgl. Eintrag Funktions-Archiv unter dem Wiki-Eintrag Organisationsansicht).