Organisationsansicht

Im Modul „Organisationen“ können Vereinsadministratoren grundlegende Informationen der Organisation verwalten – wie z. B. Vereinsdaten und Bankverbindungen.

• Vereinsadministratoren mit der Rolle Organisations-Admin, Organisations-Sysadmin oder Organisations-Mitarbeitende

• Wenn mehrere Vereine betreut werden, können diese ebenfalls verwaltet werden.

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 Was können Sie tun?

• Sie können folgende Daten bearbeiten:

  • Adresse

  • Kontaktinformationen (z. B. Mailadresse, Homepage, Instagram)

  • Postanschrift

  • Vertretungsberechtigte Funktionen nach §26 BGB

  • Mitgliedsbeiträge

• Wenn Sie für mehrere Vereine verantwortlich sind, können Sie über die Drop-Down-Liste „Verein“ einfach zwischen den Vereinen wechseln.

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• Sie können die Bankverbindung und die Gemeinnützigkeitsbescheinigung des Vereins pflegen (sofern Ihre Berechtigungen dies zulassen).

Innerhalb Ihres Vereins kann es drei verschiedene Rollen geben: Organisations-Sysadmin, Organisations-Admin oder Organisations-Mitarbeitende

• Organisations-Sysadmin: Sysadmin steht für Systemadmin. Dies ist die mächtigste Rolle auf Organisationsebene. Mit dieser Rolle haben Sie Zugriff auf alle Menüpunkte und können zudem sämtliche Funktionen für Ihren Verein verteilen (vgl. Wiki-Eintrag unter Funktionen).

• Organisations-Admin: Mit dieser Rolle haben Sie ebenfalls Zugriff auf alle Menüpunkte. Sie können aber nur eingeschränkt Funktionen verteilen.

• Organisations-Mitarbeitende: Mit dieser Rolle haben Sie nur Zugriff auf die Menüpunkte Organisation und Funktionen. Der Zugriff auf weitere Menüpunkte kann durch den Organisations-Sysadmin bzw. den Organisations-Admin über eine Funktionsvergabe erfolgen.

Unter dem Reiter Vereinsdaten können Sie die Vereinsadresse, Kontaktinformationen (E-Mail, Homepage, Social Media), das Vereinslogo und den Vereinsslogan bearbeiten. Zum bearbeiten klicken Sie auf den blauen Stift am rechten Bildrand. Zum Speichern der Daten auf die grüne Diskette an der gleichen Stelle. Die Organisationsdaten weiter unten auf der Ansicht sind nur durch den zuständigen Sportbund bzw. durch den LSB bearbeitbar.

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Im Reiter Bankverbindungen können Sie einen Antrag auf Änderung der Bankdaten Ihres Vereins stellen. Eine eigenständige Änderung der Bankdaten ist nicht möglich. Der zuständige Sportbund muss Ihren Antrag auf Änderung der Bankverbindung über das System bestätigen, damit die Bankverbindung übernommen wird.
Bitte beachten Sie dabei: Pro Verein darf maximal eine Bankverbindung hinterlegt sein.

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Unter dem Reiter Bankverbindungen sehen Sie Ihre aktuell gültigen Bankdaten für Ihren Verein einsehen. Wenn Sie die Bankdaten ändern möchten klicken Sie auf “Bankverbindung ändern”.

Für eine Änderung der Bankverbindung müssen Sie den Kontoinhaber sowie die IBAN angeben. Nach Eingabe der IBAN wird die zugehörige BIC sowie die Bankbezeichnung automatisch ermittelt. Zusätzlich muss ein Kontoeröffnungsnachweis hochgeladen werden (im Format pdf, jpg oder png). Wenn Sie den Kontoeröffnungsnachweis nicht mehr besitzen, kann auch ein Kontoauszug oder ein Kontovertrag hochgeladen werden, auf dem ersichtlich wird, dass es sich um ein Vereinskonto handelt. Über die Checkbox müssen Sie zudem bestätigen, dass das eingetragene Konto zu Ihrem Verein gehört.

Mit Klick auf Beantragen erhält Ihr zuständiger Sportbund eine Info. Wenn Ihr Antrag durch Ihren Sportbund genehmigt oder abgelehnt wurde erhalten Sie eine Mail an die in den Vereinsdaten angegebene Mailadresse mit Info über die Genehmigung/Ablehnung des Antrags. Bei Genehmigung wird die Bankverbindung automatisch aktualisiert.

Im rechten Bereich unter „Konto-Zuordnung/SEPA“ haben Sie die Möglichkeit, Bankeinzüge und SEPA-Mandate freizugeben.

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Ob und welche Bankeinzugsbereiche zur Verfügung stehen, hängt von den Vorgaben des jeweiligen Verbandes ab. Über das Feld Alle Gläubiger anzeigen können Sie sich alle verfügbaren Bankeinzugsbereiche anzeigen lassen.
Ein Beispiel:
Der Verband kann zwischen einem Konto für Seminarkosten und einem Konto für Beitragsrechnungen unterscheiden – muss dies aber im System entsprechend hinterlegen.
In den meisten Fällen stellen die Verbände jedoch nur einen allgemeinen Einzugsbereich bereit.

Über die Toggle-Buttons (An-/Ausschalter) können Sie SEPA-Mandate aktivieren oder deaktivieren.
Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen über die grüne Schaltfläche „Speichern“ (Diskettensymbol) zu sichern.

Unter dem Reiter Gemeinnützigkeit können Sie den aktuellen Gemeinnützigkeitsstatus Ihres Vereins einsehen.

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Ausschlaggebend für den Gemeinnützigkeitsstatus Ihres Vereins ist der Freistellungs- bzw. Feststellungsbescheid Ihres Vereins, der von Ihrem Finanzamt ausgestellt wird. Ein gültiger Freistellungs- bzw. Feststellungsbescheid ist Voraussetzung dafür, um im LSB als ordentliches Mitglied geführt zu werden.

Neuen Bescheid einreichen

Um einen neuen Bescheid einzureichen klicken Sie auf Neuen Bescheid zur Prüfung erstellen. Geben Sie nun an, ob Sie einen Freistellungsbescheid (5 Jahre Gültigkeit) oder einen Feststellungsbescheid (3 Jahre Gültigkeit) von Ihrem Finanzamt ausgestellt bekommen haben. Wählen Sie das Ausstellungsdatum des Bescheides aus. Das Ablaufdatum wird sich daraufhin automatisch berechnen.

Wählen Sie einen der drei Punkte aus dem Dropdown unter Bestätigung Förderzweck aus, der für Ihren Verein zutrifft.

Laden Sie unter Dokument Ihren neuen Bescheid hoch (als PDF- oder Foto-Datei), damit dieser durch Ihren Sportbund geprüft werden kann.

Geben Sie Ihr Finanzamt und Ihre Steuernummer ein. Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, klicken Sie auf Antrag speichern und einreichen.

Ihr zuständiger Sportbund erhält nun eine Benachrichtigung über den eingegangenen Gemeinnützigkeitsantrag. Der Sportbund wird Ihre Daten prüfen und den Antrag genehmigen oder ablehnen. Sofern der Antrag bearbeitet wurde, erhalten Sie ebenso eine Benachrichtigung. Wenn der Antrag genehmigt wurde, wird sich ihr Gemeinnützigkeitsstaus automatisch aktualisieren.

Unter dem Punkt Historie können Sie Ihre alten Bescheide einsehen.

Unter dem Menüpunkt Datei können Sie optional verschiedene Dateien und Dokumente hochladen, welche von Bedeutung für Ihren Verein sind (z.B. die Vereinssatzung, ein Vereinsregisterauszug oder andere Nachweise).

Klicken Sie dafür auf das Plus und wählen Sie einen Punkt aus dem Dropdown unter Dateiart aus. Laden Sie anschließend die Datei über das Uploadfeld unter Datei hoch. Optional kann eine Bemerkung hinzugefügt werden. Um die Datei final abzuspeichern, klicken Sie auf die grüne Diskette. Über das rote X kann eine Datei wieder gelöscht werden.

Bitte beachten: Man kann immer nur eine Datei hochladen. Für jede neue Datei muss über das Plus eine neue Datei angelegt werden.

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Im Reiter „§26 BGB“ können Sie die Personen festlegen, die laut §26 BGB als vertretungsberechtigte Personen (z. B. Vorstand, Vorsitzende*r, Schatzmeister*in) für den Verein gelten.

Um die Angaben bearbeiten zu können klicken Sie zunächst unten rechts auf das Stiftsymbol. Bitte orientieren Sie sich bei der Vergabe der vertretungsberechtigten Funktionen an den Angaben aus Ihrer Satzung.

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Übersicht der Elemente:

• Linke Liste:
  Enthält alle verfügbaren Rollen/Funktionen, die einer Person im Verein zugewiesen werden können (z. B. Mitglied, Geschäftsführer*in, Vorsitzende*r etc.).

• Rechte Liste:
  Zeigt die Rollen an, die derzeit als §26 BGB-relevant eingestuft und somit für die rechtliche Vertretung des Vereins hinterlegt sind.

• Grüner Pfeil (→):
  Mit einem Klick verschieben Sie eine ausgewählte Rolle aus der linken Liste in die rechte Liste – und machen sie damit zu einer §26 BGB-Funktion. Damit werden alle Personen, die für Ihren Verein eine der in der rechten Liste aufgeführten Funktionen inne haben, zu vertretungsberechtigten Personen innerhalb des Systems für Ihren Verein.

• Roter Pfeil (←):
  Entfernt eine Rolle wieder aus der rechten Liste – sie gilt dann nicht mehr als §26 BGB-relevant.

• Bearbeitung speichern:
  Unten rechts speichern Sie Ihre Änderungen über das Disketten-Symbol.

Diese Einstellungen definieren, welche Funktionen in offiziellen Dokumenten, wie z. B. Rechnungen oder SEPA-Mandaten, als vertretungsberechtigt ausgewiesen werden. Bitte achten Sie darauf, diese Angaben regelmäßig zu prüfen und aktuell zu halten.

In diesem Bereich wird die Historie zur Aufnahme und gegebenenfalls zum Austritt des Vereins aus dem LandesSportBund (LSB) Niedersachsen dokumentiert.

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• Informationshinweis (blau hinterlegt):
  Wenn keine Aufnahmedaten vorliegen, erscheint ein Hinweis wie:

  „Es liegen keine Aufnahmedaten vor. Vermutlich war der Verein bereits Mitglied im LSB Niedersachsen, bevor die Aufnahmedaten im LSB-Net dokumentiert wurden.“
  Dies deutet darauf hin, dass die Aufnahme historisch erfolgt ist und nicht digital hinterlegt wurde.
  Mögliche Informationen könnten noch im Archiv des LSB zu finden sein.

• Aufnahmeantrag: Datum der Antragstellung.

• Vorläufige Aufnahme: Ggf. das Datum einer vorläufigen Mitgliedschaft.

• Aufnahme: Offizielles Aufnahmedatum in den LSB.

• Austritt: Falls erfolgt, Datum des Austritts.

• Austrittsgrund: Dokumentierter Grund für einen Austritt.

• Bemerkung: Freitextfeld für zusätzliche Hinweise.

Unter dem Reiter Mitgliedsbeiträge können Sie die Mitgliedsbeiträge Ihres Vereins bearbeiten.

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Die drei Beitragsarten Erwachsene, Jugendliche und Kinder sind Pflichtfelder. Für diese Beitragsarten müssen Sie eine Zahl in die Spalte Beitrag eingeben, um die Eingaben speichern zu können. Die Beitragsart Familie ist optional anzugeben.

Sie können für die einzelnen Beitragsarten entweder die Jahres- oder die Monatsbeiträge eingeben. Wählen Sie hierfür den entsprechenden Zeitraum in der Spalte Zahlungsweise für jede Beitragsart aus.

Bitte beachten: Jährliche Mitgliedsbeiträge werden beim Speichern automatisch auf den monatlichen Durchschnittsbeitrag umgerechnet.

Die Spalte interne Bezeichnung kann optional ausgefüllt werden, z.B. wenn in Ihrem Verein andere Bezeichnungen für die Beitragsart genutzt werden.

Über das Feld Beiträge aus dem Vorjahr übernehmen werden alle Beiträge aus dem Vorjahr automatisch übernommen.

Unter vorherige Mitgliedsbeiträge finden Sie alle vergangenen Mitgliedsbeiträge aus Ihrem Verein. Hier sind alle Beiträge aufgeführt bevor eine Änderung vorgenommen wurde. Über die kleinen Pfeile neben den Spaltenüberschriften können die Spalten sortiert werden. Die vorherigen Mitgliedsbeiträge können nicht bearbeitet werden.

Wenn Sie alle Eingaben eingetippt haben, klicken Sie auf das grüne Speichern-Feld, um die Anpassungen zu speichern. Über das rote Zurücksetzen-Feld werden die Beiträge auf den zuvor gespeicherten Stand zurückgesetzt.

Unter dem Reiter Mitgliedschaft LFV können Sie die aktuellen, ehemaligen und zukünftigen Mitgliedschaften Ihres Vereins in Landesfachverbänden einsehen.

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Bitte beachten: Unter diesem Reiter können Sie als Verein keine Änderungen vornehmen. Die Mitgliedschaften können nur durch den LSB bearbeitet werden.

Als Verein haben Sie die Möglichkeit einen Export der Mitgliedschaften als PDF-, Excel- oder CSV-Datei zu erstellen.

Unter dem Reiter Funktions-Archiv können Sie ehemalige Funktionsträger*innen Ihres Vereins einsehen. In diesem Reiter haben Sie keine Möglichkeit der Bearbeitung. Es handelt sich nur um eine lesende Ansicht. Wie man eine Funktion archiviert können Sie unter dem Wiki-Eintrag Funktionen (siehe Menüleiste links) nachlesen.

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Unter dem Reiter Förderprogramme können Sie eine Übersicht der Förderanträge für Ihren Verein einsehen.

Hierzu stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung (z.B. das Jahr oder das Förderprogramm). Die Tabelleneinträge können über die kleinen Pfeile neben den Spaltenüberschriften sortiert werden. Über das grüne Export-Feld können Sie einen Excel-Export der Fördermittelübersicht Ihres Vereins erstellen.

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