LSB: Bestandsdaten für Neuaufnahmen hinzufügen
Inhaltsverzeichnis
1. Bestandsdaten hochladen
Wenn ein Verein neu in den LSB aufgenommen wird, müssen auch aktuelle Bestandsdaten eingepflegt werden. Um diese Infos einzutragen und einsehen zu können benötigen Sie die Rolle des LSB-Admin.
Sie klicken auf Organisationen und suchen den Verein für den Sie Bestandsdaten hinzufügen möchten. Klicken Sie auf den Stift, um den Verein zu bearbeiten. Wenn Sie den Verein gerade angelegt haben, befinden Sie sich vermutlich bereits in der Vereinsakte.
Der Weg, Bestandsdaten für den Verein hinzuzufügen besteht darin, sie zu importieren. Klicken Sie dafür auf den Reiter Bestand-LSB. Sie befinden sich zunächst in einer Übersicht, die noch leer ist. Hier finden Sie nach dem erfolgreichen Import eine Übersicht der Bestandszahlen des Vereins. Gehen Sie auf Import und importieren Sie die Bestandsdaten. Es stehen Ihnen dieselben Importformate wie in der Bestandserhebung zur Verfügung. Die Dateien müssen je nach Importtyp einem bestimmten Format entsprechen. Wie das aussieht, sehen Sie nach Auswahl des Importtyps in den Hilfestellungen im blauen Kasten darunter.
Um eine Dazu zu importieren wählen Sie zunächst den Importtyp. Klicken Sie dann auf “Browse” und wählen Sie die Datei aus. Klicken Sie im Anschluss auf “Importieren”. Es folgt ein Pop-Up, in dem Sie noch einmal bestätigen müssen, dass Sie die Daten hochladen wollen, denn der Import der Bestandsdaten überschreibt alle bisherigen Bestandsdaten. Da es sich in Ihrem Fall aber um eine Neuanlage hat, können Sie ruhigen Gewissens Ok klicken, denn es sind ja noch keine Daten vorhanden, die überschrieben werden würden.
Wenn die Datei einem der vorgegebenen Formate entspricht, erscheint eine grüne Erfolgsmeldung. Falls etwas nicht stimmt, erscheint eine rote Fehlermeldung mit der Info, was genau falsch ist. Falls es mit dem Import Probleme gibt, wenden Sie sich bitte an das Team Digitalisierung und IT des LSB.
Klicken Sie im Anschluss zurück zu Übersicht. Sie sehen nun die importierten Bestandsdaten für das aktuelle Jahr, aufgeteilt nach A-, B- und C-Meldung sowie nach den Geschlechtern. Personen unter 18 Jahren werden ebenfalls gesondert angezeigt. Die Differenz zum Vorjahr beträgt immer 100%, da der Verein neu hinzugekommen ist und im letzten Jahr noch keinen Bestand hatte.
2. Sportaktivitäten hinzufügen
Um dem Verein Sportaktivitäten hinzuzufügen, klicken Sie auf den Reiter “Meldung” neben dem Reiter “Import”. Um die Sportaktivitäten hinzufügen zu können, wählen Sie zunächst das aktuelle Jahr aus. Wichtig ist, dass Sie im Anschluss in der Auswahl “Herkunft” C-Meldung LSB auswählen. Es öffnet sich darunter ein weiteres Menü, in dem Sie “Sportaktivitäten” auswählen.
Hinweis: Unterhalb dieser Auswahl befindet sich eine Tabelle mit Informationen zu dem oben ausgewählten Jahr.
Jahr der Erfassung = Erfassungsjahr/oben ausgewähltes Jahr
Herkunft Nummer = bei den dort aufgeführten Nummern handelt es sich um interne Nummern des Dienstleisters Tricept. Die Art der Meldung (A, B, C) ist immer mit einer Nummer hinterlegt. Folgende Nummern sind möglich:
1 = B-Meldung
2= nicht mehr relevant
3 = A-Meldung
4 = Bestandszahlen Dachverband
5 = Bestandszahlen Dachverbände
6 = C-Meldung
7 = D-Meldung
Abgeschlossen = gibt an, ob die Bestandserhebung für das ausgewählte Jahr bereits abgeschlossen ist (Häkchen gesetzt = BE abgeschlossen; oder nicht gesetzt = BE nicht abgeschlossen)
Fakturiert = gibt an, ob für den Verein für das ausgewählte ja bereits eine Beitragsrechnung erstellt wurde.
Beitragsbefreit = gibt an, ob der Verein eine Beitragsbefreiung hat (Häkchen gesetzt = Beitragsbefreiung vorhanden; oder nicht gesetzt = Beitragsbefreiung nicht vorhanden)
kein Bestand = gibt an, ob Bestandsdaten vorliegen oder nicht (Häkchen gesetzt = kein Bestand; oder nicht gesetzt = Bestand vorhanden)
Gesamt = gibt die Gesamtzahl der Mitglieder an
Differenz Vorjahr (absolute Zahlen und in Prozent) = Damit sich einschätzen lässt, wie sich die Mitgliederzahlen im Vergleich zum Vorjahr verändert haben, werden die Mitgliederzahlen in Relation zum Vorjahr gesetzt. Einmal die Anzeige in absoluten Zahlen und einmal in Prozent.
Klicken Sie im Anschluss in das Feld “Sportaktivität suche oder neue eingeben” und suchen Sie die Sportaktivitäten heraus, die der Verein im Formular angegeben hat. Wählen Sie sie aus. Sie erscheinen dann unterhalb der Überschrift “Sportaktivität”. Mithilfe des rechten grünen Buttons speichern Sie die Sportaktivitäten. Mithilfe des roten X in der Zeile der Aktivität können Sie diese wieder entfernen, auch nach dem Speichern.
Hinweis: Wurde die Bestandserhebung bereits durchgeführt, sind für das entsprechende Jahr keine Änderungen mehr möglich. Das sieht man daran, dass das rote X sowie die Eingabe fehlen. Um Sportaktivitäten einzugeben, muss das folgende Jahr ausgewählt werden.