1. Vorbereitungen vor der Rechnungsstellung

Um die Rechnungen stellen zu können, müssen Sie sich in der Rolle LSB-Admin befinden. Dann befindet sich auf der linken Seite der Menüpunkt Fakturierung.

1.1 Gläubiger - Voreinstellungen

Innerhalb des Menüpunktes “Fakturierung” gibt es den Bereich “Gläubiger”. Mit Klick auf Gläubiger werden die Gläubiger angezeigt, für die Sie Berechtigungen haben. Für die Beitragsrechnungen ist der korrekte Gläubiger der LandesSportBund Niedersachsen. Klicken Sie den Gläubiger aus, den Sie bearbeiten möchten und dann das Stift-Symbol, um den Gläubiger zu öffnen. Hier lassen sich grundlegende Einstellungen für die Rechnungsstellung vornehmen. Alle relevanten Felder unter “Stammdaten” sollten bereits befüllt sein.

Unter “Stammdaten” befindet sich ganz unten der E-Mail-Text, der mit allen Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, rausgeht. Bitte beachten, dass unter “Mahnwesen” alle Stufen mit Texten befüllt sein müssen, da sonst leere Mahnungen versendet werden.

1.2 Artikelstamm und Artikel Gruppen prüfen

Innerhalb des Menüpunktes Fakturierung gibt es den Menüpunkt Artikelstamm und den Menüpunkt Artikelgruppe. Eine Artikelgruppe besteht immer aus mehreren Artikelstämmen.

Prüfen Sie, ob die Artikelgruppe “Beitragsrechnungen” vorhanden ist. Prüfen Sie im Anschluss, ob unter “Artikelstamm” die Artikelstämme Kinder, Jugendliche und Erwachsene vorhanden sind. Um die angelegten Artikelstämme oder Artikelgruppen zu sehen, müssen Sie erst nochmal auf die Lupe klicken. Die angelegten Artikelstämme innerhalb einer Artikelgruppe “Beitragsrechnungen” werden später bei der Erstellung der Beitragsrechnung berücksichtigt. Wie auch bei den Sportbünden lässt sich der LSB-Anteil unter Fakturierung -> Artikelstamm selbstständig definieren. Dafür den Artikelstamm auswählen und unter Bruttopreis den korrekten LSB-Anteil eintragen. Dann speichern. Alle Artikelstämme sind bereits eingetragen und können bei Gelegenheit angepasst werden (z.B. bei einer Beitragserhöhung).

2. Beitragsrechnungen für Sportbünde erstellen

Um die Beitragsrechnungen des LSB für die SB zu erstellen, klicken Sie auf den Menüpunkt “Jahresrechnungen” unter “Fakturierung”. Derzeit haben nur LSB-Admins die Möglichkeit, den Menüpunkt Fakturierung zu sehen.

2.1 Beitragsrechnung Seite A Teil 1 (1. Rate)

Wählen Sie zuerst den Gläubiger “LandesSportBund Niedersachsen” aus. Sofern vorher eine Fehlermeldung bzgl. fehlender Konfigurationen erschien, sollte diese nun verschwinden.

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2.1.1 Zahlungstermin

Das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel sind voreingestellt, können aber bei Bedarf angepasst werden. Die erste Rate wird immer zum 15.04. eines Jahres erstellt und hat das Zahlungsziel 30.04.

Nachdem Sie die jeweilige Rate erstellt haben, sehen Sie hier ein blaues Hinweisfeld “Rechnungen wurden für Abrechnungszeitraum bereits erstellt”. Sie können somit keine erneute Rechnungsstellung vornehmen.

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2.1.2 Texte

Hier befinden sich Textfelder zum bearbeiten des Kopf- und Fußtextes der Beitragsrechnung. Auch diese sind bereits vorausgefüllt, können aber für diesen Rechnungslauf bearbeitet werden.

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Sofern Sie die dort eingegebenen Texte generell bearbeiten möchten, empfiehlt sich, dies über den Menüpunkt “Textbausteine” unter “System” zu tun. Wählen Sie dort den Bereich “Fakturierung” aus. Die Textbaustein für die Beitragsrechnung A Teil 1 heißen “BeitragsrechnungKopfRate1” und “BeitragsrechnungFussRate1”.

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Der Kopftext wird nach dem Betreff und vor den Rechnungspositionen angezeigt.

Der Fußtext wird nach der Info zu den Zahlungsterminen (“Wir bitten um Überweisung des Rechnungsbetrags unter Angabe der Rechnungs-Nr. …) angezeigt.

2.1.3 Auswahl prüfen / Vorschau

Nachdem Zahlungstermin und Text für die 1. Rate festgelegt sind, klicken Sie auf “Auswahl prüfen”. Darunter werden in einer Art Vorschau alle Rechnungsempfänger (also alle Sportbünde) inklusive der Positionen angezeigt, die sich auf der Rechnung befinden werden.

Da für alle Sportbünde bei den Beitragsrechnungen automatisch eine Überweisungsrechnung erstellt wird, taucht in der Spalte Status in blau die Information “Überweisungsrechnung wird erstellt” auf. Selbst wenn das SEPA-Mandat für einen SB vorliegt, ist dies der Fall. In dieser Vorschau ist ersichtlich, welche Sportbünde eine Rechnung erhalten werden und welche Mitgliederzahlen den einzelnen Altersgruppen Kinder, Jugendliche und Erwachsene zugrunde liegen. Es werden alle Sportbünde der Org-ID nach chronologiscuntereinander angezeigt.

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• Gesamtsumme - hier wird angezeigt, wie hoch die Brutto-Summe alle Beitragsrechnungen ist

• Rechnungsempfänger - getrennt durch einen grauen Strich werden hier die Sportbünde mit Org-ID und vollständigem Namen angezeigt

• Anzahl Vorgänge - zeigt an, wie viele Rechnungen erstellt werden. Im obigen Beispiel werden 47 Rechnungen (= 47 Sportbünde) erstellt.

• Summe Brutto - zeigt den Rechnungsbetrag je Verein an.

Über die Tastenkombination STRG + F können gezielt einzelne SB gesucht werden. Bitte prüfen Sie an dieser Stelle stichprobenartig, ob die gemeldeten Mitgliederzahlen korrekt sind und ob alle relevanten Vereine eine Rechnung erhalten.

2.2 Beitragsrechnung Seite A Teil 2 (2. Rate) und Beitragsrechnungen Seite C

Nachdem die 1. Rate erstellt wurde, werden die zweite Rate und Beitragsrechnungen Seite C mit demselben Fälligkeitsdatum (Rechnungsdatum 31.07., Zahlungsziel 15.08.) erstellt. Das Vorgehen ist wie bei der ersten Rate. Da das Zahlungsziel für die zweite Rate sowie Seite C identisch ist, wird empfohlen, die Rechnungen nacheinander am selben Tag zu erstellen.

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2.3 Beitragsrechnungen für Neuaufnahmen

Um die monatliche Beitragsrechnung für Neuaufnahmen zu erstellen, klicken Sie auf “Jahresrechnungen” und dann auf den Gläubiger “LandesSportBund” Niedersachsen. Wählen Sie dann den untersten Punkt “Beitragsrechnung Neuaufnahmen” aus.

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Es öffnen sich automatisch die darunter befindlichen Einstellungen zur Stellung der Rechnungen. Es wird eine Rechnung pro SB gestellt, auch wenn mehrere Vereine in einem Monat in einen SB eingetreten sind.

2.3.1 Monat

In der Regel werden im Folgemonat eines Monats die Rechnung für den Vormonat erstellt. Das System ist so eingestellt, dass Rechnungen nur für die Vormonate erstellt werden können, damit alle Neuaufnahmen eines Monats abgebildet werden. Im untenstehenden Beispiel können die Rechnungen für Januar, Februar, März und April geschrieben werden, da der Screenshot am 15.05. aufgenommen wurde. Die Fakturierung für Januar kann dabei außen vor gelassen werden, da diese gleichzusetzen ist mit der Jahresrechnung.

Beispiel 1: Ein Verein ist im Dezember 2025 eingetreten. Er taucht somit hier im Januar 2026 bei der Rechnungsstellung mit auf, weil die Fakturierung ab dem Folgemonat erfolgt. Da dies gleichbedeutend mit der Rechnungsstellung fürs gesamte Jahr ist, ist eine Rechnungsstellung für die Vereine, die unter Januar angezeigt werden, nicht notwendig.

Beispiel 2: Ein Verein ist im Januar 2026 eingetreten. Er taucht somit hier im Februar 2026 bei der Rechnungsstellung mit auf, weil die Fakturierung ab dem Folgemonat erfolgt.

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Die Rechnungsstellung erfolgt wie bei den anderen Beitragsrechnungen pro SB. Wählen Sie hier also den (vergangenen) Monat aus, für die Sie die Beitragsrechnung an die Sportbünde erstellen möchten.

2.3.2 Zahlungstermin

Das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel sind voreingestellt, können aber bei Bedarf angepasst werden. Das Rechnungsdatum ist immer der heutige Tag, als Zahlungsziel ist immer der 15.12. eines Jahres eingestellt.

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2.3.3 Texte

Hier befinden sich Textfelder zum bearbeiten des Kopf- und Fußtextes der Beitragsrechnung. Der Kopftext ist bereits vorausgefüllt, kann aber für diesen Rechnungslauf bearbeitet werden. Ein Fußtext ist im Falle von Neuaufnahmen nicht vorgesehen.

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Sofern Sie die dort eingegebenen Texte generell bearbeiten möchten, empfiehlt sich, dies über den Menüpunkt “Textbausteine” unter “System” zu tun. Wählen Sie dort den Bereich “Fakturierung” aus. Die Textbaustein für die Beitragsrechnung A Teil 1 heißen “BeitragsrechnungKopfNeuaufnahme” und “BeitragsrechnungFussNeuaufnahme”. Da diese Beitragsrechnung keinen Fußtext besitzt, kann dieser leer gelassen werden.

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Der Kopftext wird nach dem Betreff und vor den Rechnungspositionen angezeigt.

Der Fußtext wird nach der Info zu den Zahlungsterminen (“Wir bitten um Überweisung des Rechnungsbetrags unter Angabe der Rechnungs-Nr. …) angezeigt.

2.3.4 Auswahl prüfen / Vorschau

Nachdem Zahlungstermin und Text für die 1. Rate festgelegt sind, klicken Sie auf “Auswahl prüfen”. Darunter werden in einer Vorschau alle Rechnungsempfänger (also alle Sportbünde) inklusive der Positionen angezeigt, die sich auf der Rechnung befinden werden.

Unter “Gesamtsumme” wird angezeigt, wie hoch die Brutto-Summe alle Beitragsrechnungen dieses Monats ist.

Rechnungsempfänger sind immer alle Sportbünde, in denen mindestens ein Verein im oben ausgewählten Monat eingetreten ist. Unter Vorgänge ist die (zusammengerechnete) Mitgliederzahl dieser eingetretenen Vereine angegeben, aufgeteilt nach Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen. Die letzte Position zeigt die Reduktion der Beitragsrechnung an. Ist ein Verein bspw. im März eingetreten, so muss er ab dem Folgemonat April Beiträge entrichten. Entsprechend verringert sich die Summe um den Betrag.

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Da für alle Sportbünde bei den Beitragsrechnungen automatisch eine Überweisungsrechnung erstellt wird, taucht in der Spalte Status in blau die Information “Überweisungsrechnung wird erstellt auf”. Selbst wenn das SEPA-Mandat für einen SB vorliegt, ist dies der Fall.

Anders als bei den anderen Beitragsrechnungen an die SB sind bei den Neuaufnahmen unter “Zusatz” die jeweiligen Org-IDs und Vereinsnamen aufgeführt, die dem LSB beitreten.

3. Rechnungen erstellen

Sofern Sie die Zahlen geprüft haben und alle korrekt ist, können Sie die Beitragsrechnungen für den jeweiligen Monat über den Button “Rechnungen erstellen” erstellen. Im Anschluss sind diese unter dem Menüpunkt “Rechnungen” einsehbar und können gedruckt und/oder per E-Mail versendet werden. Um die Rechnungen anzuzeigen, müssen Sie erst noch einmal auf die Lupe klicken. Der LSB ist oben als Gläubiger vorausgewählt.

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• Rechnungs Nr.: Die Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben.

• Datum: In der Spalte Datum ist das Datum zu sehen, an dem die Rechnungen erstellt wurden. Dieses Datum steht dann auch mit auf der Rechnung drauf.

• VereinsNr: Unter Vereinsnummer ist die Org ID des SB zu sehen

• Kunde: Unter Kunde steht der Sportbund-Name.

• Bruttopreis: Unter Bruttopreis ist erneut der Rechnungsbetrag je Sportbund zu sehen

• Zahlbetrag: Unter Zahlbetrag werden die gezahlten Beträge zu der Rechnung gelistet. Da die Beitragsrechnungen für SB ausschließlich per Überweisung erfolgen, muss der Betrag entweder unter “Zahlung” oder manuell innerhalb der Detailansicht der Rechnung gesetzt werden.

• Mahnstatus: Unter Mahnstatus wird der aktuelle Status des jeweiligen Mahnverfahrens angezeigt. Die einzelnen Mahnstufen können beim Gläubiger im Reiter Mahnwesen definiert werden. Es können grundsätzlich bis zu drei Mahnstufen festgelegt werden.

• Status: Die Rechnungen befinden sich zunächst im Status „neu erstellt“. Wenn sie später versandt wurden, wechseln Sie den Status in “gedruckt” (PDF heruntergeladen) oder “gedruckt (Mail)” (PDF per Mail versendet)

3.1 Filtermöglichkeiten

Im Laufe der Zeit werden viele Rechnungen zu sehen sein. Um die Rechnungen, die Sie versenden möchten zu filtern, können Sie die Filtereinstellungen oberhalb der Rechnungsanzeige verwenden.

• Nutzen Sie den Filter “Ersteller” um die von Ihnen generierten Rechnungen zu filtern und anzuzeigen.

• Nutzen Sie den Filter “Status” und stellen Sie ihn auf “nicht gedruckt”, um neu erstellte Rechnungen (die noch nicht versendet wurden) anzuzeigen.

3.2 Rechnungen über Massenversand an SB versenden

Über den Button “Massenversand” öffnet sich ein neuer Bereich. Dort werden alle Vereine aufgelistet, die eine Rechnung erhalten. Darüber befinden sich verschiedenen Filtermöglichkeiten. Standardmäßig sind die Filter so gesetzt, dass alle Rechnungen mit eingeschlossen werden.

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• Filter Rechnungskategorie: hier lässt sich wählen zwischen Mailversand, Postversand oder Überweisung, je nachdem, für welche Versandart die Rechnung erstellt wurde. Die Rechnungskategorie ist auch nochmal in der Vereinsliste in der Spalte “Versandart” zu sehen.

• Filter Prüfung: Jede Rechnung kann innerhalb der Rechnungsübersicht nach Klick auf “Einzelversand/Vorschau” in den Status “geprüft” versetzt werden. Auf diesen Status kann innerhalb des Massenversandes gefiltert werden.

• Filter Art: Hier besteht die Auswahl zwischen Einzelrechnungen und Stapelrechnungen. Stapelrechnungen sind Rechnungen, die über den Bereich “Rechnungsstapel” angelegt wurden, Einzelrechnungen sind Rechnungen, welche manuell angelegt wurden, oder über die Bereiche “Jahresrechnungen” oder “Seminarrechnungen” erstellt wurden.

• Filter Dokumentart: Hier kann gefiltert werden, ob Rechnungen die Gutschriften sind oder die Forderungen sind angezeigt werden Sollen. Der Filter kann so eingestellt bleiben. Da es sich bei den Beitragsrechnungen um Forderungen handelt, wären die Ergebnisse ohnehin dieselben.

• Ersteller: wie in der Übersicht zuvor kann auch hier nochmal nach von mir erstellten Rechnungen gefiltert werden. Nur diese werden dann angezeigt und auch versendet.

Durch die Auswahl einzelner Einträge wird auf der rechten Seite eine Vorschau der jeweils ausgewählten Rechnung angezeigt. Sofern keine Auffälligkeiten mehr bestehen, können die Rechnungen versendet werden. Während des Versandprozesses wird ein grüner Ladebalken angezeigt. Nach erfolgreichem Versand ändert sich der Status der Rechnungen in “gedruckt”, was in der Rechnungsübersicht sichtbar ist.

Wenn Sie sowohl Rechnungen mit Post- als auch mit Mailversand erstellen, empfehlen wir, die finale Generierung und Festschreibung der Rechnungen in zwei separaten Schritten durchzuführen.

Rechnungen mit Mailversand
Wählen Sie im Filter bei Rechnungskategorie die Option „Mailversand“ aus und klicken Sie anschließend auf den Button „Auswahl versenden“. Alle in der Liste angezeigten Rechnungen werden daraufhin versendet. Das Druckdatum wird automatisch gesetzt.

Rechnungen mit Postversand
Wählen Sie im Filter bei Rechnungskategorie die Option „Postversand“ aus und klicken Sie anschließend auf den Button „Druckdatum setzen“.

Die Trennung ist erforderlich, damit Sie die Rechnungen für den Postversand später separat auswählen und gesammelt ausdrucken können.

Öffnen Sie hierfür im Bereich Massenversand den Reiter „Archiv“. Dort werden die jeweiligen Versandzeitpunkte der Rechnungen aufgelistet. Über den Button „Download“ können Sie alle zu einem bestimmten Zeitpunkt generierten Rechnungen gesammelt herunterladen.

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4. FiBu - Schnittstellendatei für Finanz+ erstellen

Damit die Daten im Finanzbuchhaltungssystem Finanz+ erfasst werden können, muss eine Datei mit den Daten aus Phönix heraus erstellt werden. Klicken Sie dazu unter Fakturierung auf den Menüpunkt “FiBu”.

Wählen Sie

• das Jahr = ?

• das Datum = ?

• den Gläubiger = LandesSportBund Niedersachsen

• Sollen die exportierten Datensätze gebucht werden?

• Personen-/Vereinsrechnungen = “nur Vereinsrechnungen”

• Bereiche = ? Da es sich bei Beitragsrechnungen immer um Überweisungsrechnungen handelt, muss hier “Zahlung Bar / Überweisung” gewählt werden.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie “FiBu-Export”. Es werden mehrere Dateien kreiert. ???

5. Wo sehen die Sportbünde die Rechnungen?

• als Organisations-Admin (und Organisations-Mitarbeitende) können Sportbünde unter Rechnungen die Rechnungen sehen, die Sie bekommen haben.

• Die Rechnungen werden automatisch an die Mailadresse der Postanschrift versendet. Wenn die Mailadresse nicht da ist für Postanschrift, wird die Mailadresse genommen werden, die unter dem Vereinsprofil angegeben ist.