Sportbund - Personen
Personenverwaltung in Phönix II – Rechte und Möglichkeiten als SB-Admin
Als SB-Admin verfügen Sie in Phönix II über umfassende Rechte zur Verwaltung von Benutzer- und Personendaten. Diese Rolle ermöglicht Ihnen, zentrale Aufgaben im Bereich der Mitglieder- und Rollenverwaltung zu übernehmen und somit einen reibungslosen Ablauf im Vereins- oder Verbandskontext sicherzustellen.
Ihre Hauptaufgaben im Bereich der Personenverwaltung
Im Folgenden erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über alle Bearbeitungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit Personen:
1. Anlegen neuer Personen
Sie können neue Benutzer im System erfassen. Dabei geben Sie unter anderem folgende Daten ein:
Vor- und Nachname
Geburtsdatum
Adresse und Kontaktdaten
Vereinszugehörigkeit und Mitgliedsstatus
Beispiel: Sie möchten ein neues Mitglied in den Verein aufnehmen. Sie erfassen die Daten unter „Neue Person anlegen“ und ordnen die Person direkt dem passenden Verein zu.
2. Zuweisung von Funktionen
Sie können bestimmten Personen spezielle Funktionen zuweisen, um deren Aufgaben innerhalb des Vereins oder Verbandes festzulegen. Dazu zählen beispielsweise:
Vereinsvorstand
Trainer*in
Kassierer*in
Jugendwart*in
Funktionen sind unabhängig von Rollen und beschreiben die inhaltliche Aufgabe einer Person innerhalb der Organisation.
3. Rollenzuweisung
Rollen bestimmen, welche Berechtigungen eine Person im System hat. Dies wirkt sich direkt auf die Zugriffsrechte aus.
Beispiele für Rollen:
Organisations-Admin (voller Zugriff auf Vereinsdaten)
Mitglied (eingeschränkter Zugriff auf eigene Daten)
Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig innehaben – zum Beispiel „Mitglied“ und „Trainer“.
4. Bearbeiten von Personendaten
Sie können jederzeit persönliche Informationen aktualisieren, unter anderem:
Namensänderungen
Neue Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
Wechsel der Adresse
Änderung der Vereinszugehörigkeit
Die Pflege dieser Daten ist wichtig, um die Datenqualität und Kommunikation im System sicherzustellen.
5. Verwaltung von Kennzeichen
Kennzeichen sind Statusinformationen, die der besseren Organisation und Filterung dienen. Beispiele:
Aktives Mitglied
Ehrenmitglied
Zahlung offen
Ausgetreten
Diese Kennzeichen können hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden – abhängig von der aktuellen Situation der Person.
Wichtiger Hinweis zur Berechtigung
Die genannten Funktionen stehen ausschließlich Nutzern mit der Rolle SB-Admin zur Verfügung. Es sollte regelmäßig geprüft werden, wer über diese Rolle verfügt, um eine kontrollierte und sichere Verwaltung zu gewährleisten. Beide Rollen können pro Sportbund jeweils nur an maximal drei Personen vergeben werden.
Zunächst haben Sie in der Startübersicht zu Personen die Möglichkeit, gezielt nach Personen im System zu suchen. Dafür stehen Ihnen eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten zur Verfügung, die eine präzise und schnelle Suche ermöglichen. Alternativ können Sie auch über die globale Suche (mittig, am oberen Bildrand) nach Personen suchen.
Die gängigste Methode ist die Suche nach Namen oder Vornamen. Dabei müssen Sie nicht den vollständigen Namen eingeben. Die Suche beginnt bereits, wenn Sie nur die ersten zwei Buchstaben des Namens zusammen mit einem Sternchen (*) eingeben. Das System zeigt Ihnen dann alle Personen an, deren Namen mit diesen Buchstaben beginnen.
Beispiele:
"Ma"* zeigt alle Personen, deren Name oder Vorname mit "Ma" beginnt, wie "Martin" oder "Mayer".
Dies erleichtert die Suche erheblich, insbesondere wenn Sie sich nicht sicher über die genaue Schreibweise eines Namens sind oder eine große Auswahl an Personen durchsuchen möchten. Zusätzlich zu der Namenssuche können weitere Filter, wie zum Beispiel Vereinszugehörigkeit, Funktion oder Rolle, verwendet werden, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen.
Im weiteren Verlauf wird auf die Symbolleiste über den Namen in der Personenübersicht eingegangen. Diese Symbolleiste bietet Ihnen als SB-Admin nützliche Werkzeuge, um die Personendaten schnell und effizient zu verwalten.
Die Beschreibung der einzelnen Buttons finden Sie in der folgenden Anleitung. Sie erklärt die jeweilige Funktion und Nutzung der verschiedenen Schaltflächen detailliert.
Button Neu
Durch Klicken auf den „Plusbutton“ (1) können Sie eine neue Person anlegen. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Vor- und Nachnamen der Person eingeben können, die Sie hinzufügen möchten.
Falls Ihre Suche keinen Treffer liefert, haben Sie die Möglichkeit, eine neue Person anzulegen. Dazu klicken Sie auf den Button „Neu anlegen“.
In dem nun geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit, eine neue Person anzulegen. Geben Sie dazu die erforderlichen Daten ein und speichern Sie diese anschließend durch Klicken auf den “grünen Speicherbutton”.
Wenn Ihre Suche einen Treffer erzielt, werden die passenden Datensätze unten angezeigt. Wenn es sich bei dem Datensatz um die gesuchte Person handelt, können Sie mit einem Klick auf den Button „Gewählten Datensatz benutzen“ fortfahren. In dem sich nun geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Datensatz zu bearbeiten.
Zum Bearbeiten klicken Sie auf den „Stift-Button“ in der Symbolleiste. Geben Sie anschließend die neuen Daten ein und speichern Sie diese mit dem „grünen Speicherbutton“.
Sollte es sich bei dem angezeigten Datensatz nicht um die gewünschte Person handeln (z. B. aufgrund eines abweichenden Geburtsdatums), können Sie eine neue Person anlegen, indem Sie auf den Button „Neu anlegen“ klicken.
Verfahren Sie bei der Dateneingabe wie zuvor beschrieben: Geben Sie die erforderlichen Daten ein und speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton
Button Bearbeiten
Über den Stift-Button können Sie die Person, die Sie durch den Filter gefunden haben, direkt bearbeiten. Nach der Bearbeitung der Daten speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton.
Button .vcf Export
Mit der Pfeiltaste können Sie eine .vcf Excel-Datei herunterladen. Durch diesen Download ist es Ihnen möglich, die hinterlegten Kontaktdaten der Person in Ihre eigenen Kontaktdaten zu übernehmen.
Button Etiketten Export
Mit der Pfeiltaste können Sie die Kontaktdaten herunterladen, die Sie zur Druck von Etiketten, beispielsweise als Adressaufkleber, verwenden können.
Durch Setzen des Hakens bei „Absenderadresse“ wird auf dem Etikett auch die Verbandsadresse als Absenderadresse gedruckt.
Button Login on Behalf
Login on Behalf ermöglicht es Ihnen, sich im Namen eines anderen Benutzers in das System einzuloggen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie bestimmte Aktionen im Auftrag eines Benutzers ausführen müssen, ohne dessen Zugangsdaten direkt zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, bevor Sie diese Funktion nutzen.
Nach dem Login on Behalf sehen Sie den Personenaccount aus der Sicht des Benutzers und können eventuelle Änderungen vornehmen. Der Benutzer wird über diesen Zugriff durch eine Benachrichtigungs-E-Mail informiert.
Funktion zuweisen
Die Funktion "Funktion zuweisen" ermöglicht es Ihnen, einer Person spezielle Rollen oder Berechtigungen innerhalb des Systems zuzuweisen. Dies kann z. B. administrative Rechte oder bestimmte Zuständigkeiten umfassen. Wählen Sie dazu die gewünschte Funktion aus und fügen Sie diese der Person hinzu, um ihr entsprechende Befugnisse zu erteilen.
Um einer Person eine Funktion zuzuweisen, wählen Sie auf der linken Seite die gewünschte Funktion, indem Sie das entsprechende Kästchen anklicken. Anschließend klicken Sie auf den grünen Button, um die ausgewählte Funktion der Person zuzuordnen.
Falls Sie der Person eine bereits zugewiesene Funktion entziehen möchten, markieren Sie die Funktion und klicken auf den gelben Button. Dadurch wird die Funktion von der Person entfernt