Lizenzerfassung und -verwaltung (nur für Sportbünde, LFV und LSB)
Welche Rolle benötige ich für die Lizenzverwaltung?
Sportbünde: LSB-Mitarbeitende (ist allen Bildungsreferent*innen zugeordnet) oder SB-Admin. Beim SB-Admin ist die Suche eingeschränkt auf die Lizenzen, die auf einen Verein innerhalb meines Sportbundes ausgestellt wurde. Bei den LSB-Mitarbeitenden gibt es keine Sucheinschränkungen. Sie können alle Lizenzen im System einsehen und bearbeiten.
LFV: FV-Admin. Hier ist die Suche eingeschränkt auf die Lizenzen des eigenen Fachverbands.
LSB: LSB-Admin oder LSB-Mitarbeitende.
Such- und Filtermöglichkeiten
Im Lizenzmodul können Sie gezielt nach bestimmten Lizenzen suchen, indem Sie verschiedene Such- und Filterfelder nutzen. Zu den verfügbaren Kriterien gehören:
Verband
Nachname und Vorname des Lizenzinhabers
Verein sowie Vereinsnummer
Lizenzbereich und Lizenzart (über Dropdown-Menüs auswählbar)
Geburtsdatum und Postleitzahl
Lizenznummer und Gültigkeitszeitraum
ohne oder mit LiMS Abgleich (wenn die Checkbox ohne LiMS Abgleich aktiviert ist, werden nur Lizenz angezeigt, welche nicht an LiMS übertragen worden sind)
Ergebnisanzeige und Export
Zu Beginn werden keine Lizenzen unter dem Menüpunkt angezeigt. Um sich Lizenzen anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf die Lupe.
Achtung: standardmäßig ist bei dem Filter Verband LandesSportBund Niedersachsen ausgewählt. Wenn dieser Filter ausgewählt ist, werden keine Lizenzen von Fachverbänden gefunden. Wenn Sie alle Lizenzen angezeigt bekommen möchten, stellen Sie beim Filter Verband bitte keine Auswahl ein.
Nach der Suche zeigt ein Zähler an, wie viele Datensätze den gewählten Kriterien entsprechen (z. B. „4 Ergebnisse“).
Hinweis zum Datenexport:
Beim Export werden ausschließlich die aktuell angezeigten Datensätze exportiert. Standardmäßig werden 25 Ergebnisse pro Seite dargestellt.
So exportieren Sie alle Datensätze:
Erhöhen Sie die Anzahl der angezeigten Einträge (z. B. von „25“ auf „500“) im entsprechenden Feld zwischen den Pfeiltasten.
Bestätigen Sie die Änderung mit „Enter“ oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol.
Führen Sie anschließend den Export in eine Excel-Datei (xls) durch über den grünen Excel-Button am rechten Bildrand. Es werden nur die Ergebnisse exportiert, welche auch in der Liste im Portal angezeigt werden. Also wenn z.B. 100 Ergebnisse gefunden wurden, Sie aber nur 25 anzeigen lassen, werde nur 25 exportiert in die Excel-Datei. Daher ist Schritt 1 wichtig.
Tabellenansicht der Lizenzinhaber
Die Suchergebnisse werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Die Spalten umfassen:
Nachname und Vorname
Geburtsdatum und E-Mail-Adresse
Organisationsname und Vereinsnummer/Org-ID
Lizenzart und Lizenznummer (z. B. „Trainer C“ und „Trainer Lizenz“)
Lizenzstatus (gültig und nicht gültig)
Gültig bis (Ablaufdatum der Lizenz, z. B. „31.12.2026“)
Verband (z.B. LSBNDS für den LSB Niedersachsen oder TUNI für den Niedersächsischen Turnerbund)
Weitere Funktionen
Bearbeiten, Hinzufügen, Löschen:
Direkt unterhalb der Filterleiste befinden sich Schaltflächen zum Bearbeiten (Stift-Symbol), Hinzufügen (Plus-Symbol) und Löschen (rotes X) von Lizenzen.Statusänderungen:
Mit dem Dropdown-Menü „Status aller ändern“ können Sie den Lizenzstatus für mehrere ausgewählte Einträge gleichzeitig anpassen (aktiv, ruhend oder Archiv).
Neue Lizenz anlegen
Um eine neue Lizenz anzulegen:
Klicken Sie auf das Plus-Symbol (➕) in der oberen Button-Leiste unter der Such- und Filterleiste. Dies leitet den Vorgang zum Hinzufügen einer neuen Lizenz ein.
Suchmaske öffnen: Nach dem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich eine Suchmaske.
Name und Vorname eingeben: In dieser Maske geben Sie den Nachnamen und Vornamen des Lizenzinhabers ein. Diese Angaben helfen dabei, den richtigen Datensatz zu finden oder eine neue Person anzulegen, falls sie noch nicht im System vorhanden ist.
Person auswählen: Wenn die eingegebene Person bereits im System existiert, erscheint sie in den Suchergebnissen.
Gewählten Datensatz verwenden: Klicken Sie auf die Option „Gewählten Datensatz benutzen“, um die ausgewählte Person als Lizenzinhaber festzulegen.
In der nun sichtbaren Ansicht werden die Daten aus dem Personen Account des Lizenzinhabers angezeigt. Diese Ansicht bietet eine Übersicht über die persönlichen Angaben des Lizenzinhabers, wie Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten. Alle relevanten Informationen zur Person, die im System hinterlegt sind, werden hier zentral dargestellt.
Um eine neue Lizenz anzulegen, klicken Sie auf die Registerkarte "aktive Lizenzen". Dadurch wird der Bereich geöffnet, in dem neue Lizenzen für den Lizenzinhaber erstellt und verwaltet werden können. Innerhalb dieses Bereichs können Sie alle notwendigen Informationen zur neuen Lizenz eingeben und den Lizenzstatus entsprechend festlegen.
Klicken Sie anschließend auf das Plus-Icon, um den Vorgang zur Erstellung einer neuen Lizenz zu starten. Dadurch öffnet sich eine Eingabemaske, in der die Details zur neuen Lizenz eingetragen werden können, wie zum Beispiel Lizenztyp, Gültigkeitsdauer und eventuelle spezifische Anforderungen.
Wählen Sie nun den Lizenzbereich aus, der bei Ihrem Verband hinterlegt ist (z. B. Schiedsrichterlizenz oder Trainerlizenz). Die verfügbaren Lizenzbereiche können individuell angepasst und an die Anforderungen Ihres Verbands ausgerichtet werden (nur als LSB oder LFV).
Wählen Sie die Lizenzart. Auch hier bezieht sich die Auswahl auf die hinterlegten Lizenzarten, die Sie ebenfalls ergänzen und verändern können (nur als LSB oder LFV). Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung zu Lizenzarten und Lizenzstufen.
Eingabefelder im Lizenzbereich
Die Eingabemaske im Lizenzmodul bietet zahlreiche Felder, um alle relevanten Informationen zu einer Lizenz strukturiert zu erfassen. Die wichtigsten Felder sind:
Allgemeine Lizenzangaben
Bereich:
Auswahl des Lizenzbereichs über ein Dropdown-Menü, z. B. “DOSB-Lizenzen (LSBNDS), „Trainerlizenzen (LSBNDS)“ oder “SR-Lizenzen (LSBNDS)” = Zertifikate.Lizenzart:
Auswahl des spezifischen Lizenztyps, z. B. „ÜL-C“ oder “VM-C”.Verein:
Optionale Auswahl des Vereins des Lizenzträgers. Nach Eingabe von drei Buchstaben werden Vereine vorgeschlagen.Bemerkung zur Lizenz:
Freitextfeld für ergänzende Hinweise oder individuelle Notizen zur Lizenz.
Detaillierte Lizenzinformationen
Lizenz Nr.:
Interne Lizenznummer, die beispielsweise für Schiedsrichter- oder Kampfrichterlizenzen im Landesverband vergeben wird.Lizenznr. DOSB:
Offizielle Lizenznummer beim Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB). Diese wird automatisch vergeben, sobald die Lizenz an LiMS übertragen wird über Klick auf die Wolke.Fortbildungs LE gesamt / Fortbildungs LE fremd bzw. Anzahl LE gesamt / Anzahl LE fremd:
Angabe der insgesamt absolvierten sowie externen Lerneinheiten. Diese Werte können entweder automatisch aus der Seminarverwaltung übernommen oder manuell eingetragen werden.
Datumsfelder
Druckdatum:
Datum, an dem die Lizenz ausgedruckt wurde.Ruhend ab:
Datum, ab dem die Lizenz in den ruhenden Status übergeht.Archiviert am:
Zeitpunkt der Archivierung der Lizenz.Erstausstellung:
Datum, an dem die Lizenz erstmalig ausgestellt wurde.Alte Gültig bis:
Gültigkeitsdatum vor der Beantragung auf VerlängerungVerlängerung-Beantragt:
Datum der Antragstellung für die Verlängerung einer Lizenz.Neue Gültigkeit:
Gültigkeitsdatum nach der Verlängerung. Wird automatisch berechnet, kann aber manuell angepasst werden.Gültig bis:
Ablaufdatum der Lizenz.
Zusätzliche Optionen
Fortbildungsmaßnahme 1 und 2:
Hier können die konkreten Fortbildungsmaßnahmen eingetragen werden. Diese werden auch auf der gedruckten Lizenz mit angegeben.Zielgruppe:
Auswahl einer spezifischen Zielgruppe (z.B. Lehrer*in oder FWD) über ein Drop-Down.
Beispiel: ÜL-C Lizenz
Zielgruppe | Profil |
FSJ | Kinder/Jugendliche |
Lehrer | ohne |
Physiotherapeut*innen | ohne |
Jusitzvollzug | Erwachsene/Ältere |
Erzieher*innen | Kinder/Jugendliche |
Sozialpädago. | Kinder/Jugendliche |
Bundeswehr | Erwachsene/Ältere |
Polizei | Erwachsene/Ältere |
Lizenzen zu LIMS übertragen
Nachdem Sie eine DOSB-Lizenz angelegt oder aktualisiert haben, können Sie diese Lizenz zum LIMS (Lizenzmanagement-System des DOSB) hochladen. Um den Upload durchzuführen, klicken Sie einfach auf das Wolken-Icon in der Benutzeroberfläche. Dieses Icon symbolisiert den Hochladevorgang und ermöglicht es Ihnen, die Lizenzinformationen in das zentrale LIMS zu übertragen. Wichtig: eine Übertragung an LiMS ist frühestens 3 Monate vor Ablauf der bisherigen Gültigkeit möglich. Wenn eine Lizenz bspw. bis zum 30.06.2026 gültig ist, ist die Übertragung erst ab dem 01.04.2026 möglich. Versucht man die Lizenz vor der 3-Monats-Frist zu übertragen, erhält man eine Fehlermeldung.
Hinweis: Die Übertragung an LiMS erfolgt erst nach Klick auf das Wolken-Icon. Ein einfaches Speichern der Lizenz reicht nicht aus. Wenn die Übertragung an LiMS erfolgreich war, erscheint der Hinweis “LiMS-Abgleich für aktuelle Lizenz vorhanden.”
Wenn noch keine Übertragung an LiMS stattgefunden hat, wird der folgende Hinweis in gelb angezeigt.
Nach der Übermittlung an LiMS erhält der Lizenzinhaber eine automatische Mailbenachrichtigung, dass seine Lizenz verlängert worden ist. In dieser Mail ist auch die Lizenz als Download beigefügt. Die Personen können sich die LSBNI-Lizenzen auch jederzeit in ihrem Phoenix-Account im PersonenAccount im Menüpunkt Lizenzen herunterladen. Der Download ist nur für Lizenzen möglich, die mit der DOSB-Lizenznummer LSBNI… beginnen. Für Fachverbandslizenzen oder von Verbänden außerhalb von Niedersachsen ist der Download über das LSB-Portal nicht möglich.
Nachweise
Unter dem Reiter Nachweise können Sie erforderliche Nachweise (z.B. Verhaltensrichtlinie oder Erste Hilfe Nachweis) für eine Lizenz einsehen und hinterlegen.
Über den Stift-Button können Sie die Nachweise in der Zeile bearbeiten.
Wenn ein Häkchen bei Ist-Zuordnung hinterlegt ist, dann ist der entsprechende Nachweis vorhanden bei der Person.
In der Spalte Datei können Sie das Dokument für den Nachweis hochladen.
In der Spalte Gültig ab können Sie das Gültigkeitsdatum für die Verhaltensrichtlinie eingeben.
In diesem Beispiel ist bei der Person eine unterschriebene Verhaltensrichtlinie und ein Erste-Hilfe-Nachweis vorhanden.
Lehrgänge
Unter dem Reiter Lehrgänge können Sie die Lehrgänge einsehen, an denen der Lizenzträger teilgenommen hat, sofern die Lehrgänge im Portal angelegt worden sind. Wenn Sie am rechten Bildrand auf Details klicken, können Sie einsehen wie viele LE durch den Lehrgang für die Lizenz angerechnet worden sind.
Fachverbandslizenzen und Lizenzen außerhalb des LSB Niedersachsen in Phoenix hinterlegen
Grundsätzlich ist eine umfassende Bearbeitung der Lizenzen nur möglich, wenn diese vom LSB Niedersachsen oder einem Sportbund aus Niedersachsen ausgestellt worden sind. Weitere Lizenzen (z.B. Trainerlizenzen) können über LiMS (Lizenzmanagement-Software des DOSB) in Phoenix hinterlegt werden, aber nicht bearbeitet werden. Diese weiteren Lizenzen sind z.B. relevant für die ÜL-Bezuschussung.
Wenn Sie eine Lizenz hinterlegen möchten, die von einem Landesfachverband (z.B. Niedersächsischer Turner-Bund), einem Spitzenverband (z.B. Deutscher Handball-Bund) oder einem anderen Landessportbund (z.B. LSB Bremen) ausgestellt wurde, erfolgt die Hinterlegung in Phoenix über die Schnittstelle zu LiMS.
Es gibt zwei Varianten der Hinterlegung. Je nachdem, ob die Lizenz bereits in Phoenix vorhanden ist oder nicht.
Variante 1: Lizenz ist in Phoenix bereits hinterlegt
Das Gültigkeitsdatum einer hinterlegten Fachverbandslizenz sollte sich grundsätzlich automatisch aktualisieren, wenn die Lizenz durch den Aussteller-Verband verlängert wird. Hierfür findet einmal wöchentlich (immer Mittwochabends) ein automatischer Abgleich mit LiMS für alle Lizenzen statt.
Man kann diesen Abgleich aber auch manuell durchführen für einzelne Lizenzen. Hierfür sucht man über den Menüpunkt Lizenzen > Lizenzen nach der Person, ruft die Person auf und wechselt in den Tab aktive Lizenzen. Dann klickt man auf den hier markierten Button mit dem Pfeil, um den Abgleich mit LiMS auszulösen, der im Hintergrund durchgeführt wird. Wichtig ist darauf zu achten, dass die DOSB-Lizenznummer im System mit der vorliegenden Lizenz übereinstimmt.
Anschließend erhält man die Meldung “Daten erfolgreich geladen”, welche bestätigt werden kann. Wenn ein neues Gültigkeitsdatum in LiMS hinterlegt ist, aktualisiert sich das Feld “Gültig bis” in Phoenix nach Klick auf den Button mit dem Pfeil. Wenn kein Unterschied zur Lizenz in LiMS vorhanden ist, bleibt die Lizenz in Phoenix unverändert.
Variante 2: Lizenz ist noch nicht in Phoenix hinterlegt oder wird nicht gefunden
Wenn die Lizenz in Phoenix noch nicht vorhanden ist, legen Sie eine neue Lizenz über den Plus-Button an.
Geben Sie anschließend Nachname und Vorname des Lizenzträgers ein und klicken auf Suchen. Der Punkt Geschäftsstelle kann ignoriert werden.
Nun werden die Ergebnisse der Namenssuche angezeigt. Wichtig ist hierauf zu achten, dass das Geburtsdatum übereinstimmt mit dem vorliegenden Lizenzträger. Wenn ein Treffer gefunden wurde, wählen Sie die richtige Person aus und klicken auf gewählten Datensatz benutzen. Wenn kein Treffer gefunden wurde, klicken Sie auf Neu anlegen.
Neu anlegen: Wenn Sie auf Neu anlegen klicken, wird eine neue Person in Phoenix angelegt. Es öffnet sich eine neue Maske über die Sie die Personendaten eingeben können. Klicken Sie anschließend auf den grünen Speicherbutton, um die Eingaben zu speichern. Nach dem Speichern klicken Sie auf den Zurück-Button links neben dem roten X. Anschließend die nachfolgenden Erläuterungen unter gewählten Datensatz benutzen ausführen.
Gewählten Datensatz benutzen: Wechseln Sie in den Tab aktive Lizenzen und dort auf Lizenz vom DOSB laden. Nun muss die DOSB-Lizenznummer vollständig eingegeben werden und auf den markierten Button mit dem Pfeil geklickt werden.
Nun erhält man im blauen Kasten die Lizenzdaten, welche in LiMS gefunden wurden. Freigegeben sind nur Geburtstag, Geschlecht, DOSB-Lizenznummer sowie die zugehörige Lizenzart und Organisation. Daher sind Name und Postleitzahl immer mit Sternchen angegeben. Dadurch wird man im gelben Kasten immer die Information erhalten, dass das System bei Name und Postleitzahl Unterschiede festgestellt hat.
Um die Lizenz in Phoenix zu übernehmen, klicken Sie auf den grünen Speicherbutton. Anschließend ist die Lizenz der Person in Phoenix zugeordnet und kann für die ÜL-Bezuschussung verwendet werden, sofern die Lizenz gültig ist.