ÜL/T-Parameter
Inhaltsübersicht
- 1 Initial: Artikelgruppe erstellen
- 2 Initial: Artikel erstellen
- 3 Paramtereinstellungen
- 4 Kriterien
- 5 Artikel
- 6 Gesamtübersicht aller Fördertöpfe
- 7 Speichern
- 8 Daten aus vergangen Jahren
- 9 Verein-Übersicht
- 10 Kommunikation
- 11 Jahresrechnung erstellen
- 12 Rechnungen versenden
- 13 Rechnung nachträglich versenden (z. B. wenn ein Freistellungsbescheid nachgereicht wurde)
- 14 Export SEPA-XML-Datei für Gutschriften
Bevor Sie mit der das erste Mal mit der Abrechnung beginnen können, müssen Sie initial eine Artikelgruppe und einen Artikel anlegen.
Artikelgruppe erstellen
Initial: Artikelgruppe erstellen
Wählen Sie im Menü unter Fakturierung → Artikel Gruppen und anschließend das “+”.
Wählen Sie
eine Artikgelgruppen-Nr.
eine Beschreibung
eine Kurzbeschreibung
Artikgelgruppen Art: Hauptleistung
Verbandskonto
Bankeinzugsbereich
und speichern Sie im Anschluss die Artikelgruppe via klick auf den grünen speichern Button.
Artikel erstellen
So werden die Artikel später in der Rechnung ausgespielt:
Initial: Artikel erstellen
Wählen Sie im Menü Fakturierung → Artikelstamm
Mit klick auf die Lupe können Sie prüfen, ob es ggf. schon einen Artikel für ÜL/T gibt.
Mit klick auf das “+” legen Sie einen neuen Artikel an.
Wählen Sie unter “Artikelgruppe” die zuvor angelegte Artikelgruppe aus. In unserm Beispiel “Übungsleiterbezuschussung”.
Tragen Sie eine Bezeichnung und Kurzbezeichnung ein und danach auf den grünen speichern Button.
Wir empfehlen Ihnen pro Förderung einen Artikel anzulegen. D.h.
1x LSB-Förderung
1x kommunale Förderung
1x Sonstige Förderung
Die Artikelgruppe kann dabei ÜLT bleiben.
Paramtereinstellungen
Die Liste der Vereine, die die ÜL/T-Bezuschussung beantragt haben, wird am 01.06. (Ausnahme 2026: 01.07.) automatisch übermittelt und in der „Verein-Übersicht“ angezeigt.
Unter dem Menüpunkt ÜL/T → ÜL/T Parameter können Sie für Ihre Vereine die Kriterien (Parameter) für
LSB-Förderung
Kommunale Förderung
Sonstige Förderung
definieren.
Tragen Sie bitte zunächst das vom Landessportbund zugewiesene Budget für das 1. und 2. Halbjahr ein.
Kriterien
Anhand von “abhaken” können verschiedene Kriterien für die Bezuschussung ausgewählt werden:
LSB Förderung
Monatlicher Mindestbetrag (Erwachsene)
Mindestanteil Kinder/Jugendliche (unter 18 Jahren)
Mindestmitgliederzahl
Mitglieder-zu-ÜL/T-Verhältnis
Kommunale Förderung
Monatlicher Mindestbetrag (Erwachsene)
Mindestanteil Kinder/Jugendliche (unter 18 Jahren)
Mindestmitgliederzahl
Mitglieder-zu-ÜL/T-Verhältnis
auch hauptberufliche Beschäftigte bezuschussen
Sonstige Förderung
Monatlicher Mindestbetrag (Erwachsene)
Mindestanteil Kinder/Jugendliche (unter 18 Jahren)
Mindestmitgliederzahl
Mitglieder-zu-ÜL/T-Verhältnis
auch hauptberufliche Beschäftigte bezuschussen
Über „Titel der Förderung“ (Freitextfeld, gilt nur für kommunale und sonstige Förderung) kann eine präzisere Bezeichnung der Förderung hinterlegt werden. Diese wird sowohl auf der Rechnung als auch bei der Bestätigung über die erhaltenen Mittel angezeigt.
Die Kriterien und Eingaben die Sie hier auswählen spiegeln sich später in der Gesamtübersicht aller Fördertöpfe wieder.
Artikel
Tragen Sie auf allen 3 Tabs: LSB-Förderung, Kommunale Förderung und Sonstige Förderung die zuvor definierten Artikelgruppe und den Artikel ein, sonst funktioniert die Fakturierung nicht.
Wir empfehlen Ihnen pro Förderung einen eigenen Artikel auszuwählen damit diese später auf der Rechnung unterschieden werden können.
Sind diese nicht ausgewählt, erhalten Sie beim Versuch die Jahresrechnung zu erstellen die Fehlermeldung:
“Bitte wählen Sie einen Artikel in der Rechnungskonfiguration aus.”
Gesamtübersicht aller Fördertöpfe
Auf Basis der vergebenen Budgets der drei Fördertöpfe (LSB-Förderung, Kommunale Förderung sowie Sonstige Förderung) und der ausgewählten Kriterien ergibt sich die Verteilung in der Gesamtübersicht aller Fördertöpfe.
Speichern
Nach dem eintragen aller Parameter klicken Sie auf den blauen Button “Speichern”. Die Meldung, dass das speichern erfolgreich war erscheint ganz oben auf der Seite. (Hierfür müssten Sie nochmal nach ganz oben scrollen.)
Daten aus vergangen Jahren
Sie können entweder das aktuelle Jahr bearbeiten oder sich die Fördertöpfe der vergangenen Jahre, soweit diese dem System vorliegen anzeigen lassen. Vergangene Jahre können Sie nicht mehr bearbeiten.
Detailansicht:
Normalansicht
Nicht förderfähig
förderfähig
Alle
Verein-Übersicht
In der Detailansicht der „Verein-Übersicht“ sehen Sie je Verein, welche der festgelegt Kriterien erfüllt sind und welcher Betrag berechnet wurde. Außerdem ist in der Spalte ÜL/T (HB) in Klammern angegeben, wie viele hauptberuflich Beschäftigte der Verein gemeldet hat. Diese werden bei der LSB-Förderung nicht bezuschusst. Im Rahmen der kommunalen oder sonstigen Förderungen können sie jedoch bezuschusst werden, sofern der entsprechende Parameter aktiviert ist.
Die ersten 4 Symbole/Kriterien stehen für:
Das Schlosssymbol dient dazu, einen Verein manuell zu sperren. Dies ist nur bis zur ersten Auszahlung möglich.
Diese permanente Sperre bewirkt, dass für den Verein keine Fördergelder berechnet werden. Die entsprechenden Mittel werden stattdessen auf die übrigen Vereine verteilt.
Die permanente Sperre ist von einer Auszahlungssperre zu unterscheiden. Bei einer Auszahlungssperre werden die für den Verein berechneten Fördermittel reserviert und können zu einem späteren Zeitpunkt ausgezahlt werden, sobald der Grund für die Auszahlungssperre entfällt, beispielsweise wenn ein fehlender Freistellungsbescheid nachgereicht wurde.
In der Normalansicht sehen Sie lediglich die Summen ohne die Icons.
Sie können darüber hinaus zwischen der Anzeige von allen Vereinen, nur förderfähigen oder nur nicht förderfähigen Vereinen wählen.
Kommunikation
Hier können Sie die Bewilligung der ÜL/T-Bezuschussung per E-Mail als Information an die Vereine versenden.
Der vom LSB vorgegebene Text wird angezeigt, sobald Sie einen Verein markieren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail um einen individuellen Zusatztext zu ergänzen.
Auch wenn wir bei der Übungsleiterbezuschussung theoretisch “Gutschriften” erstellen ist im weiteren Verlauf trotzdem von “Rechnungen” die Rede.
Jahresrechnung erstellen
Um die Abrechnungen zu erstellen gehen Sie im Menü auf
Fakturierung -> Jahresrechnung .
Wählen Sie nun Ihren Gläubiger und “ÜL/T Abrechnung”.
Klicken Sie anschließend auf “Rechnung erstellen”.
Im nächsten Schritt wählen Sie die Rate, die Sie abrechnen möchten. (1. Rate vs 2. Rate)
Bei Bedarf können Sie noch einen Kopf- oder Fußtext einfügen.
Mit klick auf “Auswahl prüfen” sehen Sie die förderfähigen Vereine und Summen für die ausgewählte Rate.
Mit klick auf “Rechnung erstellen” werden alle Rechnungen für die ausgewählte Rate erstellt.
Rechnungen versenden
Rechnungen versenden
Gehen Sie im Menü auf Fakturierung → Rechnungen
wählen Sie eine einzelne Rechnung aus und klicken Sie auf “Einzelversand / Vorschau” um sich die Vorschau anzeigen zu lassen bzw. die einzelne Rechnung zu versenden
oder wählen Sie mehrere Rechnungen aus und klicken auf “Massenversand” um mehrere Rechnungen gleichzeitig zu versenden.
In diesem neuen Bereich werden alle Vereine aufgelistet, die eine Rechnung erhalten. Darüber befinden sich verschiedenen Filtermöglichkeiten. Standardmäßig sind die Filter so gesetzt, dass alle Rechnungen mit eingeschlossen werden.
Filter Rechnungskategorie: hier lässt sich wählen zwischen Mailversand, Postversand oder Überweisung, je nachdem, für welche Versandart die Rechnung erstellt wurde. Die Rechnungskategorie ist auch nochmal in der Vereinsliste in der Spalte “Versandart” zu sehen.
Filter Prüfung: Jede Rechnung kann innerhalb der Rechnungsübersicht nach Klick auf “Einzelversand/Vorschau” in den Status “geprüft” versetzt werden. Auf diesen Status kann innerhalb des Massenversandes gefiltert werden.
Filter Art: Hier besteht die Auswahl zwischen Einzelrechnungen und Stapelrechnungen. Stapelrechnungen sind Rechnungen, die über den Bereich “Rechnungsstapel” angelegt wurden, Einzelrechnungen sind Rechnungen, welche manuell angelegt wurden, oder über die Bereiche “Jahresrechnungen” oder “Seminarrechnungen” erstellt wurden.
Filter Dokumentart: Hier kann gefiltert werden, ob Rechnungen die Gutschriften sind oder die Forderungen sind angezeigt werden Sollen. Der Filter kann so eingestellt bleiben. Da es sich bei den Beitragsrechnungen um Forderungen handelt, wären die Ergebnisse ohnehin dieselben.
Durch die Auswahl einzelner Einträge wird auf der rechten Seite eine Vorschau der jeweils ausgewählten Rechnung angezeigt. Sofern keine Auffälligkeiten mehr bestehen, können die Rechnungen final generiert werden.
Wenn Sie sowohl Rechnungen mit Post- als auch mit Mailversand erstellen, empfehlen wir, die finale Generierung und Festschreibung der Rechnungen in zwei separaten Schritten durchzuführen.
Rechnungen mit Mailversand
Wählen Sie im Filter bei Rechnungskategorie die Option „Mailversand“ aus und klicken Sie anschließend auf den Button „Auswahl versenden“. Alle in der Liste angezeigten Rechnungen werden daraufhin versendet. Das Druckdatum wird automatisch gesetzt.
Rechnungen mit Postversand
Wählen Sie im Filter bei Rechnungskategorie die Option „Postversand“ aus und klicken Sie anschließend auf den Button „Druckdatum setzen“.
Die Trennung ist erforderlich, damit Sie die Rechnungen für den Postversand später separat auswählen und gesammelt ausdrucken können.
Öffnen Sie hierfür im Bereich Massenversand den Reiter „Archiv“. Dort werden die jeweiligen Versandzeitpunkte der Rechnungen aufgelistet. Über den Button „Download“ können Sie alle zu einem bestimmten Zeitpunkt generierten Rechnungen gesammelt herunterladen.
Während des Versandprozesses wird ein grüner Ladebalken angezeigt. Nach erfolgreichem Versand ändert sich der Status der Rechnungen in “gedruckt”, was in der Rechnungsübersicht sichtbar ist.
Rechnung nachträglich versenden (z. B. wenn ein Freistellungsbescheid nachgereicht wurde)
Bitte gehen Sie dabei wie unter Jahresrechnung erstellen beschrieben vor.
Es werden ausschließlich die bislang fehlenden Rechnungen nachträglich erstellt.
Export SEPA-XML-Datei für Gutschriften
Im letzten Schritt kann die SEPA-XML-Datei für die Auszahlung von Gutschriften erstellt und exportiert werden. Wechseln Sie dazu im Modul „Fakturierung“ zum Menüpunkt „SEPA-Export“. Wählen Sie zunächst oben den entsprechenden Auftraggeber aus. Anschließend klicken Sie auf den Button „Suchen/Prüfen“, um die zu exportierenden Gutschriften anzuzeigen und zu überprüfen.
Sobald gültige Gutschriften für den SEPA-Export im System vorhanden sind, können Sie durch Klick auf den Button „SEPA Export“ die für die Bank erforderliche SEPA-XML-Datei erzeugen.
Das Erstellen des SEPA-Exports ist nicht umkehrbar. Einmal exportierte Datensätze gelten als abgeschlossen und können anschließend nicht mehr bearbeitet oder erneut exportiert werden. Aus diesem Grund erscheint vor dem Export eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen, bevor die Datei endgültig erzeugt wird.
Nach dem erfolgreichen Export steht Ihnen die erzeugte SEPA-XML-Datei zum Download bereit. Klicken Sie dazu oben auf den Link „SEPA XML“ und speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Computer ab.
Die Datei wird automatisch mit einem Zeitstempel versehen, z. B.: 2022-03-14_16-17-48-….xml
Diese Datei können Sie anschließend in Ihr Onlinebanking-Portal oder in eine Banking-Software importieren, um die Überweisungen zur Auszahlung der Gutschriften an Ihre Bank zu übermitteln.
Über „Archiv anzeigen“ kann die SEPA-XML-Datei jederzeit erneut heruntergeladen werden. Zusätzlich wird eine Buchungsliste zur Verfügung gestellt. Diese enthält alle SEPA-Überweisungen, die im Rahmen des aktuellen Exports verarbeitet wurden. Nutzen Sie die Buchungsliste zur Kontrolle und Verifizierung der Daten, bevor Sie die XML-Datei an Ihre Bank übermitteln.