2.10.1 Ehrengastmanagement/ Veranstaltungen mit Hotel und Zimmerverwaltung
Bei dem Ehrengastmanagement handelt es sich um die Einladung, Organisation und Verwaltung von Ehrengästen, bzw. Teilnehmer einer oder mehrerer Veranstaltung.
Auch aufgrund der Möglichkeit einer selbstständigen Online-Anmeldung durch die Teilnehmer ist es das umfassendste Tool innerhalb von Phoenix, welches speziell für den DLV implementiert worden ist.
Um zu gewährleisten, dass eine einheitliche Struktur innerhalb der Leichtathletik-Veranstaltungen bundesweit vorliegt, werden die Veranstaltungen innerhalb von La.DV angelegt und in Form eines täglichen Abgleichs in PhoenixII eingespielt. Dies lässt sich auch manuell bei Bedarf aktualisieren.
Über die Zuordnung von den Ehrengästen zur Veranstaltung kann dann der Prozess der Organisation mit Einladung , Anmeldung, sowie der Verwaltung von Hotel, und Zimmerkontigenten angestoßen werden.
Über Veranstaltung -> eine Veranstaltung auswählen |
Anschließende müssen Gruppentypen der Veranstaltung zugeordnet werden (z.b.Ehrengäste), |
Im Bereich Anmeldung können nun alle relevanten Detailinformationen für die Teilnahme eingeplegt werden |
(Parkschein, Zusatztickets,Übernachtungsangebot, mit oder ohne Begleitung, Kostenübernahme, |
Voreingestellte Mailtexte sind anschließend für die jeweilige Vernstaltung selbst konfigurierbar und |
Möglichkeit Dateien hochzuladen und mitzuversenden |
Anschließender Versand der Einladung an die Teilnehmer per Mail, sowie die entsprechende Anmeldung der Teilnehmer durch die eingeladenen Personen |
Im Bereich Hotels können die verschiedenen Hotel und Zimmerkategorien ausgewählt werden |
Kontingente zum entsprechenden Hotel müssen direkt mit entsprechendem Hotel abgeklärt werden |
Anschließende Einteilung der Personen zu den entsprechenden Hotels und den Kontingenten |
Einzelzimmer, Doppelzimmer, Familienzimmer pflegbar mit Hinterlegung der entsprechenden Preise und |
Stammdaten des Events werden anschließend in den Tab "Event", bzw. die Startseite ausgegeben |