10.1 Ehrengastmanagement/ Veranstaltungen mit Hotel und Zimmerverwaltung

Bei dem Ehrengastmanagement handelt es sich um die Einladung, Organisation und Verwaltung von Ehrengästen, bzw. Teilnehmer einer oder mehrerer Veranstaltung.

Auch aufgrund der Möglichkeit einer selbstständigen Online-Anmeldung durch die Teilnehmer  ist es das umfassendste Tool innerhalb von Phoenix, welches speziell für den DLV implementiert worden ist.

Um zu gewährleisten, dass eine einheitliche Struktur innerhalb der Leichtathletik-Veranstaltungen bundesweit vorliegt, werden die Veranstaltungen innerhalb von La.DV angelegt und in Form eines täglichen Abgleichs in PhoenixII eingespielt. Dies lässt sich auch manuell bei Bedarf aktualisieren. 

Über die Zuordnung von den Ehrengästen zur Veranstaltung kann dann der Prozess der Organisation mit Einladung , Anmeldung, sowie der Verwaltung von Hotel, und Zimmerkontigenten angestoßen werden.

Über Veranstaltung -> eine Veranstaltung auswählen 

Anschließende müssen Gruppentypen der Veranstaltung zugeordnet werden (z.b.Ehrengäste),
die anschließend bereits exportiert werden können. Hier können auch unterschiedlichen Gruppentypen an Ehrengästen angelegt werden 

Im Bereich Anmeldung können nun alle relevanten  Detailinformationen für die Teilnahme eingeplegt werden

(Parkschein, Zusatztickets,Übernachtungsangebot, mit oder ohne Begleitung, Kostenübernahme,
Kosternübernahme Begleitperson,etc..) 

Voreingestellte Mailtexte sind anschließend für die jeweilige Vernstaltung selbst konfigurierbar und
mit entsprechenden Platzhaltern individuell gestaltet werden. 

Möglichkeit Dateien hochzuladen und mitzuversenden 

Anschließender Versand der Einladung an die Teilnehmer per Mail, sowie die entsprechende Anmeldung der Teilnehmer durch die eingeladenen Personen 

Im Bereich Hotels können die verschiedenen Hotel und Zimmerkategorien ausgewählt werden 

Kontingente zum entsprechenden Hotel müssen direkt mit entsprechendem Hotel abgeklärt werden  

Anschließende Einteilung der Personen zu den entsprechenden Hotels und den Kontingenten 

Einzelzimmer, Doppelzimmer, Familienzimmer pflegbar mit Hinterlegung der entsprechenden Preise und
Leistungen, sowie Datum und Anzahl der Übernachtungen

Stammdaten des Events werden anschließend in den Tab "Event", bzw. die Startseite ausgegeben