2.10.4 Gruppen für eine Veranstaltung anlegen/pflegen
Eine sehr wichtige Komponente für das Veranstaltungsmanagement sind die Gruppen und die dazugehörigen Gruppentypen.
Mit Gruppen sind hier eine Anzahl von Personen gemeint, welche die gleiche Art von Einladungen erhalten sollen. Dabei kann es sich zum Beispiel um eigene Mitarbeiter des Verbandes handeln, aber auch vielleicht andere Teilnehmer wie VIP’s, Kaderathleten, Gäste der Veranstaltung, Redner, Referenten etc.
Eine Gruppe erstellen
Über das (plus) -Symbol können Sie Gruppen erstellen und Athleten/Personen der Gruppe zuordnen.
Vergeben Sie nach dem Sie die Gruppe erstellt haben, einen Gruppennamen und wählen den Gruppen-Typ aus.
Jede Gruppe, die Sie anlegen können Sie unterschiedlich Konfigurieren, von der Anmeldelänge, der Teilnahmedauer, Hotel-/Übernachtungsangebot, Parkscheinabfrage bis hin zu den Anmeldetexten und E-Mails, die diese Personen aus der Gruppe erhalten.
Werden alle diese Personen “gleich” eingeladen, dann benötigen Sie nur eine Gruppe.
Mit “gleich” eingeladen ist gemeint, dass alle Personen gleich lang an der Veranstaltung teilnehmen, das gleiche Hotel zu den gleichen Konditionen bekommen und auch alle weiteren Punkte wie Transport-management, Parkscheine, Teilnahme an Programmen etc. gleich sind.
In der Regel beginnen größere Veranstaltungen z.B. schon einen oder zwei Tag vorher, weil das Aufbauteam schon vor Ort sein muss und es eventuell noch ein Abbauteam gibt. Ggfs. werden z.B. VIP-Personen für einen Tag vor Ort kostenfrei mit eingeladen. Alle diese separaten Bedürfnisse bzw. Einladungen können Sie dann abbilden, in dem Sie für die gleiche Veranstaltung unterschiedliche Einladungsarten und Gruppe definieren.
Weiterhin ist es sehr wichtig, dass anhand des von Ihnen ausgewählten Gruppen-Typs für diese Gruppe auch festgelegt wird, ob diese Gruppe überhaupt eine separate Einladung erhalten soll (also ob Sie bei Anmeldungen dann später diese Gruppe auch bearbeiten können). Aktuell gibt es folgende Arten von Gruppen-Typen:
Mitarbeiter/Dienstleister
Teilnehmer
Ehrengäste
Einkleidung
Reiseplanung
Senioren
Sonstige
Nur bei den Gruppentypen Ehrengäste, Mitarbeiter/Dienstleister und Teilnehmer besteht die Möglichkeit die Veranstaltung über dieses Modul zu planen und einzuladen. Insofern sollten Sie in der Regel bei der Planung von Veranstaltungen immer eine dieser drei Gruppentypen als Gruppen-Typ auswählen.
Die Gruppe Einkleidung dient dazu, bei Veranstaltungen zu planen, welche Kleidung/Ausrüstung für bestimmte Personen zur Verfügung gestellt werden soll (separates Modul Einkleidung !!)
Die Gruppe Reiseplanung dient dazu, bei Veranstaltungen eine Planung über zusammen reisende Personen durchzuführen (aktuell in Planung, noch nicht verfügbar)
Die Gruppe Senioren dient dazu, bei Veranstaltungen eine spezielle Planung für Senioren durchzuführen (Sondermodul für die Deutsche Leichtathletik)
Die Gruppe Sonstiges ist aktuell noch ein Platzhalter.
Nun können Sie auf der linken Seitenleiste nach Athleten, Kader, Personen, Funktion und Gremium Filtern.
Ebenso können Sie nach den ersten drei Buchstaben des Nachnamens nach Athleten/Personen suchen.
Über die Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie eine Excel (xls) Datei importieren um weitere Athleten/Personen außerhalb Ihres Vereins einladen und hinzufügen zu können.
Für den Import wird eine Excel-Vorlage benötigt.
Im weiteren abschnitt wird Ihnen erklärt, wie Sie diese finden und nutzen können.
In Veranstaltung importierte Athleten/Personen werden nicht in Ihr System aufgenommen.
Diese werden automatisch nach 60 Tagen wieder aus Ihrem System entfernt.
Damit nach dem Import alle Spalten und Felder richtig gedeutet werden, müssen Sie die Excel Vorlage nutzen. Diese Vorlage bekommen Sie über die rechte Schaltfläche neben der “Import” -Schaltfläche.
Über das (Drucker) -Symbol können Sie Hotelbestätigungen Drucken, sobald die Eingeladenen Athleten/Personen der Teilnahme an der Veranstaltung zugesagt haben.
Über das Symbol mit dem (Papierflugzeug), können Sie Hotelbestätigungen an alle Athleten/Personen aus der Gruppe senden, sobald diese der Teilnahme an der Veranstaltung zugesagt haben.
In (Abbildung 5. Excel Vorlage) sehen Sie einen Ausschnitt aus der Excelvorlage. Diese Vorlage können Sie nutzen um weitere Personen/Athleten einzutragen, die keinen Benutzer haben und somit außerhalb des Systems vorkommen.
Nach dem Import der Excelvorlage tauchen alle Personen in der Gruppe auf.
Für den Import gilt, dass alle Spalten vorhanden sein müssen, welche auch in der Vorlage vorhanden sind. Weitere Regeln für die Spalten sind:
Spalte | Regel |
|---|---|
Geschlecht | Das Geschlecht kann folgende Werte annehmen: ‘m', ‘w’, und '’ (ein leerer Text). |
Name | Diese Angabe ist Pflicht. Außerdem darf der Name 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Vorname | Diese Angabe ist Pflicht. Außerdem darf der Vorname 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Titel | Der Titel darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Firma | Der Name der Firma darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Abteilung | Der Name der Abteilung darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Position | Der Name der Position darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Straße | Der Name der Straße darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
PLZ | Die PLZ darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Ort | Der Name des Ortes darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Land | Der Name des Landes darf 255 Zeichen nicht überschreiten. |
Telefon | Die Telefonnummer darf 15 Zeichen nicht überschreiten. |
Mobil | Die Mobiltelefonnummer darf 15 Zeichen nicht überschreiten. |
Hier muss eine gültige E-Mail eingefügt werden. | |
Geburtsdatum | Keine Einschränkungen |
Achten Sie darauf, dass Sie den Importvorgang nur einmal durchführen.
Bei jedem Importvorgang wird immer der gesamte Inhalt der Exceldatei importiert.
Haben Sie bereits einen Import durchgeführt und danach weitere Personen in die Excel Datei aufgenommen, müssen Sie die Bereits Importierten Athleten/Personen aus der Excel entfernen damit diese nicht erneut importiert werden.
Anmeldung in einer Gruppe bearbeiten
Über das (Stift) -Symbol können Sie die Anmeldung einer Person in der Gruppe bearbeiten.
Dabei können Sie Allgemeine Daten, Daten über die An-/Abreise, über das Hotel bearbeiten oder beantwortete Fragen und Personenbezogene Daten abrufen.
Über die Schaltfläche mit der grünen Diskette können Sie Ihre eingegebenen Daten speichern.
Nach dem Speichern einer Gruppe können Sie diese immer noch bearbeiten, Personen hinzufügen oder über die Schaltfläche [Optionen] aus der Gruppe entfernen.
Weiteres können Sie drei Arten von Excel Exporten innerhalb einer Gruppe vornehmen.
(Abbildung 8. Gruppenübersicht)
1. Schaltfläche (Zur Veranstaltung eingeladene Personen als Exceldatei)
2. Schaltfläche “Anmeldungen” (Zusage/Absage aller Personen als Exceldatei)
3. Schaltfläche “Kader” (Übersicht der Personen mit Kaderdaten als Exceldatei)
Möchten Sie alle Gruppen-Anmeldungen und alle Einladungen Exportieren, können Sie dies über die Export-Schaltflächen (xls-Datei) oberhalb der Gruppe vornehmen.