12.5 Anmeldungen für eine Veranstaltung planen

Unter dem Reiter Anmeldungen können Sie Ihre Veranstaltung planen.
Dabei werden die Gruppen die Sie in Schritt https://tricept.atlassian.net/l/c/42ndeb0P angelegt haben, hier aufgeführt.

Abbildung 1. Anmeldungen planen

Um eine Anmeldung für eine Gruppe zu planen, wählen Sie im nächsten Schritt über das (Stift)-Symbol die zu bearbeitende Gruppe aus. Im neuen Fenster haben Sie dann mehrere Möglichkeiten Einstellungen vorzunehmen, die nur diese Gruppe betreffen.

Für weitere Schritte siehe: 12.5.1 Einstellungen für die Anmeldung

Jede Gruppe, die Sie anlegen können, Sie unterschiedlich konfigurieren, von der Anmeldelänge, der Teilnahmedauer, Hotel-/Übernachtungsangebot, Parkscheinabfrage bis hin zu den Anmeldetexten und E-Mails, die diese Personen aus der Gruppe erhalten.

Werden alle diese Personen „gleich“ eingeladen, dann benötigen Sie nur eine Gruppe.
Mit „gleich“ eingeladen ist gemeint, dass alle Personen gleich lang an der Veranstaltung teilnehmen, das gleiche Hotel zu den gleichen Konditionen bekommen und auch alle weiteren Punkte wie Transportmanagement, Parkscheine, Teilnahme an Programmen etc. gleich sind.

In der Regel beginnen größere Veranstaltungen z. B. schon einen oder zwei Tage vorher, weil das Aufbauteam schon vor Ort sein muss und es eventuell noch ein Abbauteam gibt. Ggf. werden z. B. VIP-Personen für einen Tag vor Ort kostenfrei mit eingeladen. Alle diese separaten Bedürfnisse bzw. Einladungen können Sie dann abbilden, in dem Sie für die gleiche Veranstaltung unterschiedliche Einladungsarten und Gruppe definieren.

- weitere Informationen Folgen

Datensätze

Stammdaten

Unter Stammdaten werden die Datensätze aufgelistet, welche beim Anlagen der Person in Phoenix II erfasst wurden. Diese Daten sind die aktuellen verwendeten Datensätze der jeweiligen Person in Phoenix II.

Werden nachträglich geränderte/korrigierte Datensätze, bspw.: durch eine Veranstaltungsanmeldung übermittelt, werden diese unter [Eingabe Daten] sichtbar und fortlaufend durch Phoenix II priorisiert. Der GS-Admin kann in diesem Fall die geränderte/korrigierte Datensätze in die „Stammdaten“-Sätze übernehmen.

Eingabe Daten

Unter dem Reiter “Eingabe Daten” werden die geänderte Daten angezeigt, welche die jeweilige Person bei seiner Anmeldung zu einer Veranstaltung geändert oder korrigiert hat.

Beispiel:
Teilnehmer A ist bereits in der Phoenix Datenbank vorhanden. Die [Stammdaten]-Sätze sind mit den [Eingabe Daten] vorerst identisch, da noch keine nachträglichen Änderungen vorgenommen wurden. Teilnehmer A wird nun zu einer Veranstaltung eingeladen. Beim Ausfüllen der Daten zur Veranstaltung gibt Teilnehmer A abweichende Daten ein. (Bspw. eine neue E-Mail-Adresse, da er die vorherige, bereits erfasste E-Mail-Adresse nicht mehr nutzt.)
Nach der Übermittlung der eingegebenen bzw. korrigierten Daten, werden die neu erfassten Daten unter dem Reiter [Eingabe Daten] angezeigt.

Exporte

Um einen Export aller Teilnehmer inkl. deren Daten einer Veranstaltung vorzunehmen, öffnen Sie bitte zunächst die [Veranstaltung] und navigieren auf den Reiter [Gruppen].

[Veranstaltungen] → [Veranstaltungen] → jeweilige Veranstaltung bearbeiten → [Gruppen]

Reiter [Gruppen] unter dem Punkt [Veranstaltungen]

Klicken Sie bei der jeweiligen Veranstaltung unter dem Reiter [Gruppen] auf die Schaltfläche [Exporte] auf der rechten Seite. (In der Abbildung, »Reiter [Gruppen] unter dem Punkt [Veranstaltungen]« rechts, gelb markiert.)

Unter der Schaltfläche [Exporte] werden Ihnen vier Exportmöglichkeiten angezeigt:

Export	Beschreibung

Export	Beschreibung
Personen
Anmeldung	Hier bekommen Sie eine Exceltabelle mit allen Veranstaltungsteilnehmern und deren aktuellen Daten. Geänderte Datensätze werden mit einem (*)-Sternchen in den jeweiligen Zellen markiert.
Anmeldung bereinigt	Hier bekommen Sie eine Exceltabelle mit allen Veranstaltungsteilnehmern und deren aktuellen Daten.
Kader