Dashbord- GS- Admin

GS- Admin

Startseite im GS-Admin-Bereich von Phoenix

Die Startseite für GS-Admins bietet eine zentrale Übersicht und schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen und Funktionen innerhalb von Phoenix.

Allgemeine Elemente der Startseite

Logo des Verbandes
Links oben sehen Sie das Logo oder den Schriftzug Ihres Verbandes. So erkennen Sie direkt, über welchen Verband Sie angemeldet sind.
Rollen-Dropdown (GS-Admin)
Über das Dropdown-Menü können Sie erkennen, dass Sie als „GS-Admin“ angemeldet sind. Falls Ihnen weitere Rollen zugewiesen wurden, können Sie diese hier auswählen und wechseln.
Suchleiste
Über die komfortable Suchfunktion können Sie Personen oder Vereine schnell finden. Bereits während der Eingabe werden passende Ergebnisse automatisch angezeigt.
Auch wenn ein Begriff Tippfehler oder leichte Abweichungen enthält, zeigt das System bis zu drei relevante Treffer pro Entität (Person oder Verein) an. Sollte es mehr geben, werden die relevantesten Ergebnisse dargestellt.
Wiki-Zugang
Über einen Link gelangen Sie direkt zum Phoenix Wiki. Hier finden Sie detaillierte Erklärungen zu allen Modulen und Funktionen.
Supportbereich
Bei Fragen oder Problemen, die nicht im Wiki beantwortet werden, können Sie über den Hilfebereich eine Supportanfrage stellen.
Benutzermenü
Oben rechts sehen Sie Ihr Namenskürzel. Hier können Sie sich abmelden oder Informationen zum automatischen Logout einsehen.

7. Navigationsleiste (linker Bildschirmrand)

Hier finden Sie die zentralen Module, in Kategorien gegliedert:

Angeheftet
Häufig verwendete Module können hier durch Anpinnen schnell aufgerufen werden.
Personen
Verwaltung und Einsicht persönlicher Daten von Mitgliedern.
Vereine
Alle Informationen zu den Vereinen, inkl. Stammdaten und Zuständigkeiten.
Funktionen
Überblick über Rollen und Funktionsträger im Verband oder Verein.
Fakturierung
Verwaltung von Rechnungen, Zahlungsstatus und Mahnungen.
Lizenzen
Übersicht über erteilte und gültige Lizenzen.
Pässe/ePass
Verwaltung von Mitgliedsausweisen und Berechtigungen.
Termine
Verwaltung und Übersicht kommender Termine.
Seminare
Zugriff auf alle Fortbildungsveranstaltungen und Schulungen.
Dokumente
Einsicht in hinterlegte Dokumente oder Nachweise.
Kader
Verwaltung von Sportkadern oder Gruppen.
Veranstaltungen
Organisation und Überblick über Events und Turniere.
System
Zugriff auf systembezogene Einstellungen und Verwaltungsfunktionen.

Inhaltsübersicht in der Mitte der Startseite

Im zentralen Bereich der Startseite sehen Sie drei Informationsboxen:

Informationen
Zeigt wichtige allgemeine Daten an, wie Adressen, Accounts und Lizenzen.
Warnungen
Listet offene Punkte auf, z. B. Erinnerungen, Wiedervorlagen oder nicht stornierte Rechnungen.
Dringend bearbeiten
Enthält Aufgaben mit hoher Priorität, z. B. fehlende Rechnungsdaten oder offene Prozesse.

Rollen und Module in Phoenix

Jeder Benutzer besitzt mindestens eine Rolle, die ihm bestimmte Rechte zuweist. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel zu Rollen und Rechten.

Module und Menü-Leisten

Je nach zugewiesener Rolle und Landesverband werden unterschiedliche Reiter (Module) angezeigt.
Diese Module ermöglichen den Zugriff auf spezifische Funktionen innerhalb von Phoenix.

Die folgenden Abbildungen zeigen beispielhaft drei verschiedene Menü-Leisten aus der Sicht der Rolle „GS-Admin“.

Das Dashboard bzw. die Startseite bietet ihnen einen klar strukturierten und schnellen Überblick über das System. Nach der Anmeldung und der Zuweisung seiner Rolle sehen sie im oberen Bereich eine Reihe von Modulen, die ihm zur Verfügung stehen. Diese Module, die von "Personen" bis hin zu "System" reichen, ermöglichen ihm den Zugriff auf die wichtigsten Funktionen des Systems. Jedes dieser Module wird im weiteren Verlauf detailliert beschrieben.

Unter diesen Modulen befinden sich drei farblich markierte Felder, die ihnen einen grundlegenden Überblick über den aktuellen Systemstatus und wichtige Informationen bieten. Diese Felder können per Mausklick geöffnet werden, wobei die dunkler hinterlegten Beschreibungen zusätzliche Details liefern.

Blaues Feld: "Information"
Dieses Feld bietet ihnen eine Übersicht über die Anzahl der Personen, die mit einem Account im System angemeldet sind, sowie die Anzahl der Mitgliedsvereine im System.
Gelbes Feld: "Warnungen"
Hier werden ihnen Aktivitäten von Personen im System angezeigt. Dies können z.B. ungewöhnliche Verhaltensweisen oder bestimmte Ereignisse sein, die seine Aufmerksamkeit erfordern.
Rotes Feld: "Dringend bearbeiten"
Dieses Feld zeigt offene Aufgaben oder Probleme im System an, die schnellstmöglich bearbeitet werden müssen.

Informationen

Durch einen Klick auf den dunkleren Schriftzug im blauen Feld "Information" (1) gelangen sie zu einer Übersicht der Mitgliedsvereine, die in ihrem System einen Account besitzen. Diese Übersicht bietet detaillierte Informationen zu den einzelnen Vereinen, wie z.B. deren Name, registrierte Ansprechpartner und weitere relevante Daten, die für die Verwaltung und Betreuung der Mitgliedsvereine wichtig sind.

Hier stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Diese erleichtern das schnelle Auffinden eines bestimmten Vereins.

Wiedervorlagen

Durch einen Klick auf die dunkleren Schriftzüge in diesem Feld gelangen Sie zu einer detaillierten Übersicht. In dieser erweiterten Ansicht werden Ihnen spezifische Aktivitäten angezeigt, wie zum Beispiel:

Benutzeranmeldungen im System.
Datenänderungen durch Benutzer, etwa bei Konten oder Profilen.
Systemmeldungen, die auf auffällige Aktionen oder potenzielle Probleme hinweisen.

In der Wiedervorlage-Übersicht sehen Sie eine detaillierte Auflistung der Ereignisse in Ihrem System. Hier werden Ihnen wichtige Informationen angezeigt, wie:

Personen
der zugehörige Verein
das Datum des Ereignissesd
die Wiedervorlage, also das geplante Datum für eine Nachverfolgung oder Erinnerung
Ein Textfeld, das zusätzliche Informationen zum Ereignis enthält

Im oberen Bereich der Übersicht stehen Ihnen Filterfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie gezielt nach bestimmten Ereignissen suchen können. Dies erleichtert Ihnen die Verwaltung und das schnelle Auffinden relevanter Ereignisse.

Zusätzlich sehen Sie in dieser Übersicht auch die aktuellen Veränderungen bei Kennzeichen, die von Personen in ihren Accounts vorgenommen wurden.

Durch Klicken auf die "Punkte" (3) neben einem Ereignis öffnen Sie das darunter liegende Inhaltsfeld, in dem zusätzliche Details zum Ereignis oder zur Kennzeichenänderung angezeigt werden.

Sie haben zudem die Möglichkeit, ein neues Kennzeichen zu setzen, indem Sie (4)ein Datum auswählen und anschließend den grünen Button "Kennzeichen setzen" drücken. Das gesetzte Datum wird dann im Personenaccount der betreffenden Person hinterlegt.

Falls Sie ein Kennzeichen zurücksetzen oder löschen möchten, können Sie dies durch Drücken des roten Buttons "Ablesen / Löschen" tun.

Weiterhin sehen Sie in der Wiedervorlage-Übersicht eine detaillierte Auflistung zusätzlicher wichtiger Ereignisse im System, wie:

An- und Abmeldungen zu Seminaren oder Lehrgängen, die von Personen im System vorgenommen wurden.
Neuanmeldungen in Phönix II, dem System zur Verwaltung der Mitgliedsdaten und Vereinsstrukturen.
Veränderungen der Kontodaten, wie etwa Anpassungen bei Bankverbindungen.
Die Erteilung von SEPA-Mandaten, die von Personen oder Vereinen hinterlegt oder aktualisiert wurden.
Und weitere systemrelevante Aktionen, die im Rahmen der Verwaltung auftreten können.

Dringend Bearbeiten

m roten Feld "Dringend bearbeiten" finden Sie alle Angelegenheiten, die eine sofortige Bearbeitung erfordern. Dies können beispielsweise offene Aufgaben, wichtige Systemmeldungen oder kritische Probleme sein, die unverzüglich gelöst werden müssen.

Alle dunkel hinterlegten Schriftzüge in diesem Feld lassen sich durch einen Klick öffnen. Sobald Sie darauf klicken, werden Ihnen die notwendigen Informationen zu den jeweiligen Aufgaben oder Problemen angezeigt. Diese Informationen helfen Ihnen, die Dringlichkeit einzuschätzen und die erforderlichen Schritte zur Bearbeitung einzuleiten.

Das rote Feld dient somit als zentrale Übersicht für priorisierte Aufgaben, um sicherzustellen, dass keine dringende Angelegenheit übersehen wird.

Beim Suchen und Export werden nur die Daten exportiert, die aktuell aufgelistet sind. Standardmäßig werden immer 25 Ergebnisse pro Seite angezeigt.

Wenn Sie alle Datensätze suchen oder in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, tragen Sie in das Feld, in dem die Zahl '25' steht (zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, z. B. '500'. Bestätigen Sie die Eingabe mit 'Enter' oder durch Klicken auf das Lupen-Symbol und führen Sie anschließend den Export durch.