Vereine - Listen - GS Admin

Das Modul „Listen“ in PhoenixII ermöglicht die gezielte Auswahl, Filterung und Ausgabe von Vereinsdaten in unterschiedlichen Formaten. Es dient als zentrales Werkzeug zur Erstellung von Druck- und Exportlisten für Serienmails, Etikettendruck, Excel-Übersichten und PDF-Dokumente. Es ist über die Navigationsstruktur zugänglich unter:

PhoenixII > Vereine > Listen

Zielgruppe

Das Modul richtet sich an Administratoren, Sachbearbeitende oder Funktionsträger auf Verbandsebene, die Vereinsinformationen für Kommunikation, Dokumentation oder Exportprozesse benötigen.

Funktionen im Detail

1. Vereinsfunktion

Im Auswahlfeld „Vereinsfunktion“ kann gezielt nach Vereinen selektiert werden, die eine bestimmte Funktion innehaben oder nicht. Dies ist insbesondere für Serienmails oder personalisierte Dokumente relevant.

Optionen:

Nur Vereine, die diese Funktion besitzen
Alle Vereine, wenn Funktion nicht vorhanden, dann Defaultanschrift
Alle Vereine, wenn Funktion nicht vorhanden, dann leere Anschrift
Alle Vereine, die diese Funktion nicht haben (nur Excel-Export)

2. Ausgabeformat

Die gewünschte Ausgabeart wird über eine Optionsgruppe festgelegt:

PDF Vereinsliste: Standardisierte Übersicht mit Vereinsdaten
PDF Etiketten: Formatierte Ausgabe für Adressetiketten
Excel-Export (Sortierung: Vereinsnummer): Für tabellarische Datenverarbeitung
Serienbrief-Excel (Sortierung: PLZ/Ort): Für Briefe an nach Orten sortierte Adressaten
Serienmails: E-Mail-Serienversand an Funktionsträger
Gemeinschaften PDF: Zusammenstellung auf übergeordneter Ebene
Datei verteilen: Ermöglicht gezielte Dateiübertragung an Vereinsverantwortliche

3. Filter

Ein Dropdown-Feld bietet vorbereitete Filterkombinationen, z. B. zur Auswahl bestimmter Regionen, Organisationsformen oder Statusgruppen.

Einschränkungen und Auswahlkriterien

Mitgliedsstatus

Über eine Optionsgruppe kann die Datenbasis auf Mitglieder oder Nichtmitglieder eingeschränkt werden.

Vereinsauswahl

Zwei Möglichkeiten zur Eingrenzung:

Einzelner Verein: Textfeld zur gezielten Eingabe eines Vereinsnamens
Mehrfachauswahl: Liste mehrerer selektierter Vereine, z. B.:
- ERSA Verein
- FC Heidelberg
- FC Herdecke
- FC Zufall
- Fudoshin Dojo Erfurt e. V.
- MTV Lingen
- SC Datteln

Zeitliche Einschränkung

Mit vier Datumsfeldern kann der Austritt oder Eintritt von Vereinen innerhalb bestimmter Zeiträume gefiltert werden:

Austritt zwischen: [Datum von] – [Datum bis]
Eintritt zwischen: [Datum von] – [Datum bis]

Ausgetretene Vereine

Option zur Einbeziehung oder zum Ausschluss ausgetretener Vereine.

Vereinsmerkmal

Zusätzliche Einschränkung über ein Auswahlfeld, z. B. nach Typ des Vereins (Jugendsport, Leistungszentrum, Förderverein etc.).

Ausgabeprozess

Die Datenabfrage wird über die Schaltfläche „Ausgabe“ gestartet. Abhängig vom gewählten Ausgabeformat erfolgt entweder eine Bildschirmansicht, ein Datei-Download (PDF/Excel) oder die Vorbereitung einer Serienmail.

.

Über die Funktion "Gewünschte Ausgaben" können Sie eine Datei direkt von Ihrem Rechner hochladen. Nach dem Hochladen haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung der Datei hinzuzufügen, um den Empfängern zusätzliche Informationen zu geben. Sobald Sie die Datei und die Beschreibung bereitgestellt haben, können Sie den Versand über den Button "Ausgabe" auslösen.

Die Personen in Ihrem Verteilerkreis erhalten dann eine E-Mail, die sie darauf hinweist, dass eine neue Datei in ihrem Postfach verfügbar ist. Die Empfänger können diese Datei anschließend in ihrem Postfach einsehen und bei Bedarf herunterladen.

Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, weitere Filterfunktionen zu verwenden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.