Vereine -Postfach- GS Admin
Das Modul „Postfach – GS Admin“ stellt eine zentrale Übersicht über alle ausgehenden Nachrichten bereit, die durch GS-Administratoren innerhalb von PhoenixII versendet wurden – insbesondere aus den Modulen „Verteiler an Vereine“und „Verteiler an Gremien“.
Zielsetzung
Zentrale Nachverfolgung von versendeten Mitteilungen
Kontrolle über Zustellung und Lesestatus bei Vereinen
Möglichkeit zur Erinnerung bei ungelesenen Nachrichten
Funktionsübersicht
1. Überblick über ausgehende Nachrichten
Im Modul werden alle versendeten Mitteilungen gelistet, die über Schnellverteiler (z. B. an Vereine oder Gremien) verschickt wurden. Die Übersicht enthält folgende Informationen:
Betreff der Nachricht
Empfängergruppe (z. B. Kreisvereine, Landesverbände)
Versanddatum
Absender (interner Benutzer)
Status (z. B. „versendet“, „teilweise gelesen“)
2. Benachrichtigung der Vereine
Sobald eine Nachricht versendet wurde, erhalten alle betroffenen Vereine automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, dass im Vereinspostfach eine neue Nachricht vorliegt.
Die Mail enthält keine Nachricht selbst, sondern verweist auf den Login ins System.
3. Lesebestätigung abrufen
Der Lesestatus der Nachrichten kann zentral eingesehen und exportiert werden:
Klicke auf den Button „Nachweis“
Es wird eine Excel-Tabelle mit folgendem Inhalt generiert:
Liste aller angeschriebenen Vereine
Status: „Gelesen“ / „Nicht gelesen“
Datum der ersten Öffnung (falls vorhanden)
Diese Funktion ist besonders hilfreich zur Dokumentation, Nachverfolgung und bei Rückfragen von Verbänden oder Gremien.
4. Erinnerung versenden
Wenn ersichtlich ist, dass ein oder mehrere Vereine eine Nachricht noch nicht gelesen haben, kann gezielt eine Erinnerung verschickt werden:
Klicke auf den Button „Erinnerung“
Die betroffenen Vereine erhalten erneut eine E-Mail mit dem Hinweis auf eine ungelesene Nachricht im Vereinspostfach
Die Erinnerung erfolgt ausschließlich für die Empfänger, bei denen noch keine Lesebestätigung vorliegt.
Technische Hinweise
Der Versand erfolgt automatisch über das interne Nachrichtensystem + E-Mail-Benachrichtigung
Der Excel-Nachweis ist systemseitig vorformatiert und eignet sich zur Weitergabe oder Ablage
Erinnerungen können mehrfach versendet werden, jedoch sollte dies mit Bedacht erfolgen, um Spam-Charakter zu vermeiden
Zugriffsrechte
Nur Benutzer:innen mit der Rolle „GS-Admin“ oder vergleichbaren Rechten haben Zugriff auf dieses Modul.
