Gremien- GS Admin

Das Modul Gremien in Phoenix II dient der Verwaltung und Organisation von Gremien innerhalb eines Sportverbands. Hier können Vorstände, Ausschüsse und weitere organisatorische Einheiten angelegt und deren Mitglieder verwaltet werden. Die Erfassung und Pflege von Kontaktdaten, Funktionen und Zuständigkeitenermöglicht eine klare Strukturierung der Gremienarbeit.

Neue Gremien lassen sich direkt im System erstellen und individuell mit den relevanten Informationen versehen. Mitglieder können hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden, wobei deren spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt und aktualisiert werden können. Änderungen an Kontaktdaten und Zuständigkeitenwerden systematisch erfasst, um eine stets aktuelle Datenbasis zu gewährleisten.

Neben der Verwaltung bietet das Modul die Möglichkeit, alle erfassten Gremieninformationen in eine Excel-Datei zu exportieren. Dies erleichtert die externe Verarbeitung der Daten und ermöglicht eine flexible Weiterverwendung.

Das Modul trägt dazu bei, eine zentrale und effiziente Organisation der Gremien sicherzustellen. Durch die einheitliche Verwaltung von Funktionen und Zuständigkeiten wird die Transparenz innerhalb des Verbands erhöhtund die Zusammenarbeit optimiert.

Detaillierte Anleitungen zur Erstellung, Verwaltung und zum Export von Gremien finden sich im Phoenix II Wiki.

Verwaltung von Gremien in Phoenix II

Mithilfe von Filterfunktionen können Sie gezielt nach bestehenden Gremien suchen. Dabei lassen sich Kurzbezeichnung, vollständige Bezeichnung, Verband oder die Ebene des Gremiums als Suchkriterien nutzen, um relevante Informationen schnell zu finden.

Ein neues Gremium wird über das Plus-Symbol angelegt. Die Bearbeitung erfolgt über das Stift-Symbol, während das Löschen über das rote Kreuz-Symbol durchgeführt wird.

Neues Gremium anlegen

Nach dem Klick auf das Plus-Symbol öffnet sich ein neues Fenster zur Erstellung eines Gremiums.

Unter "Bezeichnung Kurz" geben Sie eine Kurzbezeichnung ein.
Das Feld "Bezeichnung" dient zur Eingabe der vollständigen Gremiumsbezeichnung.
Die Ebene des Gremiums wird durch eine entsprechende Auswahl festgelegt.
Optional können Sie das Gremium für die Anzeige im Internet aktivieren, indem Sie das Auswahlfeld "Anzeige im Internet" markieren.

Diese Funktionen ermöglichen eine strukturierte und effiziente Verwaltung von Gremien, wodurch die Organisation innerhalb des Sportverbands optimiert wird.

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Im folgenden Feld legen Sie fest, wer als Administrator für das Gremium verantwortlich sein soll. Klicken Sie hierzu auf das Lupe-Symbol und suchen Sie im nun geöffneten Fenster die entsprechende Person. Nachdem Sie die Person gefunden haben, weisen Sie einen Verband zu und klicken auf den Button "Gremien Admin", um die Person dem Gremium als Administrator zuzuweisen. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf weitere Administratoren hinzufügen.

Im Feld "Gremium" können Sie bereits bestehende Gremien als Untergremien dem neuen Gremium hinzufügen. Über "Funktionsebene / Funktion" definieren Sie die Ebene, auf der sich das Gremium bewegen soll

Beim Suchen und Export werden nur die Daten exportiert, die aktuell aufgelistet sind. Standardmäßig werden immer 25 Ergebnisse pro Seite angezeigt.

Wenn Sie alle Datensätze suchen oder in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, tragen Sie in das Feld, in dem die Zahl '25' steht (zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, z. B. '500'. Bestätigen Sie die Eingabe mit 'Enter' oder durch Klicken auf das Lupen-Symbol und führen Sie anschließend den Export durch