2025.04 - April

GS-Admin

1.1 Überarbeitung der Anzeige von Lerneinheiten im Reiter „Seminare“ bei Personen

Die Darstellung der Lerneinheiten (LE) im Reiter Seminare einer Person wurde optimiert. In der Seminarübersicht werden nun alle im Seminar hinterlegten Lizenzarten sowie die jeweils anzuerkennenden LE angezeigt. Weichen die im Seminar hinterlegten Lizenzarten von den Lizenzarten der Person ab, werden die entsprechenden LE in Klammern dargestellt. Stimmen sie überein, erfolgt die Anzeige ohne Klammern. Die Berechnung und Darstellung der bisher gesammelten LE zur Lizenzverlängerung im Reiter Lizenzen bleibt hiervon unberührt.

1.2 Erweiterung der Funktionalität zur Rechnungsdatumswahl bei Gebührensätzen

Seit dem November-Release ist es für die Rechnungsstellung von Seminaren möglich, die Rechnungen einem anderen Rechnungsjahr zuzuordnen, als dem Jahr, in dem die Rechnung tatsächlich erstellt wird. Ein Beispiel hierfür ist, wenn ein Seminar am 23. Dezember stattfindet, die Rechnung jedoch erst am 10. Januar des folgenden Jahres erstellt wird. In solchen Fällen soll die Rechnung so verbucht werden können, dass sie noch im alten Jahr erfasst wird. Dies bedeutet, dass der Nummernkreis des alten Jahres verwendet und das Rechnungsdatum auf den Seminartag (23. Dezember) gesetzt wird, obwohl die Rechnung erst später erstellt wurde. Diese Funktion gewährleistet eine korrekte Zuordnung der Einnahmen zum jeweiligen Geschäftsjahr und unterstützt so die Einhaltung buchhalterischer Vorgaben.

Mit dem kommenden Release wird die Funktionalität zur flexiblen Rechnungsdatumswahl nun auch auf die Generierung von Gebührensätzen ausgeweitet. Ab sofort kann beim Erstellen von Rechnungen das Rechnungsdatum gezielt ausgewählt werden: zur Auswahl stehen das Tagesdatum (Standard), das Datum des Seminarbeginns oder das Datum des Seminarendes. Diese Erweiterung ermöglicht eine noch präzisere zeitliche Zuordnung von Gebührensätzen. So kann beispielsweise eine Präsidiumssitzung vom 27. Januar, deren Abrechnung erst am 4. Februar erfolgt, durch die Auswahl „Rechnungsdatum = Seminarbeginn“ dennoch mit dem 27. Januar datiert werden. Auf diese Weise fließt sie weiterhin in die Monatsabrechnung für Januar ein – trotz der späteren Erstellung der Rechnung. Diese neue Option unterstützt eine korrekte buchhalterische Zuordnung und sorgt für mehr Flexibilität in der Abrechnungspraxis.

Hinweis:
Die Auswahl des Rechnungsdatums (z. B. Seminarbeginn) entfaltet ihre Wirkung insbesondere dann, wenn mit definierten Zeiträumen für die Abarbeitung von Rechnungsstapeln gearbeitet wird. In solchen Fällen ist sichergestellt, dass eine Sitzung vom 27. Januar, deren Rechnung am 4. Februar erstellt wird, durch das richtige Rechnungsdatum noch in die Januar-Abrechnung einfließt.

Wird jedoch keine spezifische Konfiguration für die Abarbeitung von Rechnungsstapeln verwendet, verarbeitet Phoenix alle offenen Rechnungsstapel bei der Rechnungserstellung unabhängig vom im Stapel hinterlegten Datum. In diesem Fall hat die Auswahl des Rechnungsdatums keinen Einfluss auf die zeitliche Zuordnung innerhalb der Abrechnung.

1.3 Erweiterungen LiMS-Schnittstelle

Beim DOSB bestehen verschiedene Möglichkeiten, zusätzliche Informationen in das LiMS-Portal zu übertragen und diese bei Bedarf auch auf der Lizenz abzubilden. Folgende Datenarten stehen hierfür zur Verfügung:

Kennzeichen: Der Ehrenkodex sowie der Erste-Hilfe-Nachweis können in Phoenix II über sogenannte Kennzeichen verwaltet werden. Die Information, ob eine Person diese Kennzeichen besitzt, kann an das DOSB-System übermittelt werden. Standardmäßig ist Phoenix II so eingestellt, dass die Kennzeichen ohne Datumsangabe stets als „vorhanden“ übertragen werden. Alternativ kann konfiguriert werden, dass die Kennzeichen geprüft und als „Ja“ oder „Nein“ übertragen werden – optional ergänzt um ein Gültigkeitsdatum („Gültig ab“ bzw. „Gültig von“). Beide Nachweise (Ehrenkodex und Erste Hilfe) werden auf der ausgestellten Lizenz mit aufgeführt.

Zusatzfeld 1 und 2: Diese Freitextfelder ermöglichen die Übertragung weiterer Informationen in das LiMS-Portal. Die Inhalte dieser Felder werden nicht auf der Lizenz angezeigt.

Fortbildungsmaßnahme 1 & 2: In diesen Freitextfeldern können relevante Fortbildungsmaßnahmen hinterlegt werden. Die hier eingetragenen Informationen werden mit auf der Lizenz ausgewiesen.

Zusätzliche Informationen: Ein weiteres Freitextfeld steht für inhaltliche Ergänzungen zur Verfügung, z. B. „DOSB-Lizenz Vereinsmanager/in-A erworben“. Auch diese Information wird auf der Lizenz mit aufgeführt.

Wichtiger Hinweis zur Konfiguration:

Die Bezeichnungen der Felder können individuell angepasst werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass die entsprechenden Felder im LiMS-Portal aktiviert und korrekt benannt sind, um Missverständnisse oder Übertragungsfehler zu vermeiden.

Wenn bestimmte Felder aktiviert oder umbenannt werden sollen, stellen Sie bitte ein Support-Ticket mit den gewünschten Feldbezeichnungen und Konfigurationswünschen ein.

1.4 Lizenzumzug zu einem anderen Landesverband innerhalb Phoenix

Bislang war ein Wechsel der Lizenzzugehörigkeit zu einem anderen Landesfachverband ausschließlich direkt über das LiMS-Portal möglich. Mit den aktuellen Anpassungen haben wir nun einen ersten wichtigen Schritt unternommen: Der Umzug einer Lizenz kann ab sofort vollständig innerhalb von Phoenix II initiiert und durchgeführt werden.

Gezielte Steuerung von Lizenzwechseln innerhalb einer Sportart

Diese Neuerung ermöglicht es, Lizenzwechsel zwischen Landesfachverbänden gezielter und effizienter zu verwalten. Über die Benutzeroberfläche von Phoenix II kann der zuständige Verband – entweder der abgebende Landesfachverband oder alternativ der übergeordnete Dachverband – die Verbandszugehörigkeit einer Lizenz direkt ändern. Diese Änderung wird automatisch mit dem LiMS-Portal synchronisiert, sodass die Lizenz dort ebenfalls dem neuen Verband zugewiesen wird.

Aktualisierung auf dem Lizenzdokument

Nach dem erfolgreichen Wechsel des Verbands wird beim nächsten Ausdruck der Lizenz automatisch der neue Verband als zuständige Organisation ausgewiesen. Dies sorgt nicht nur für administrative Klarheit, sondern reduziert auch potenzielle Fehlerquellen in der Lizenzführung.

Bitte beachten Sie: Die Durchführung dieser Funktion setzt voraus, dass die entsprechenden Nutzerrollen und Berechtigungen im LiMS-Portal vorhanden sind.

1.5 Anpassungen beim Spielplan-Import (Österreichischer Hockeyverband)

Ab sofort ist es möglich, exportierte Spielpläne aus Phoenix nachträglich anzupassen – etwa durch Änderungen von Datum oder Uhrzeit sowie durch das Hinterlegen von Spielstätten – und diese anschließend erneut zu importieren. Damit wird der Arbeitsprozess deutlich effizienter und bietet mehr Flexibilität bei der Spielplanpflege. Darüber hinaus unterstützt die neue Funktion nun auch den Import über mehrere Staffeln hinweg. So können Sie mehrere Spielpläne gleichzeitig verarbeiten und zentral verwalten.

1.6 Erweiterung Verwaltung von Graduierungen (Ju-Jutsu)

Ab sofort besteht die Möglichkeit, bei Personen die Graduierungen in den einzelnen Stilarten – Ju-Jutsu, Jiu-Jutsu, Hanbo-Jutsu sowie Brazilian Jiu-Jitsu – individuell zu erfassen.

Dabei kann jeder einzelnen Graduierung ein spezifisches Prüfungsdatum zugeordnet werden, um den Fortschritt und die Entwicklung der jeweiligen Person noch transparenter und nachvollziehbarer zu dokumentieren.