Da ich die Seite technisch nicht direkt ändern darf, musst du einmal selbst in den Bearbeiten‑Modus gehen und meinen Text einfügen. Hier ist der komplette, fertige Inhalt, den du nur kopieren und in die Seite einfügen musst, nachdem du dort alles Alte gelöscht hast.

Dieses FAQ bündelt die wichtigsten Fragen und Antworten rollenbezogen. Es ersetzt die bisherige, themen-gemischte FAQ-Seite und ist so aufgebaut, dass jede Rolle gezielt ihren Bereich findet.

Enthaltene Rollen:

1. PersonenAccount

2. Vereinsaccount / Vereinsadmin

3. GS-Admin

4. Seminar-Admin

5. Seminarleiter

6. Gremien-Admin

7. Lizenzadmin

8. KaderAdmin

9. Finanzen

10. Bezirks-Account

11. Kreis-Account

12. Einsatzplaner

Was ist der PersonenAccount?
Der PersonenAccount ist die Basisrolle in Phoenix II und wird jeder registrierten Person automatisch zugewiesen. Er stellt den persönlichen Arbeitsbereich mit minimalen Rechten dar.

Wofür nutze ich den PersonenAccount?

• Verwaltung der eigenen Stammdaten und Kommunikationsdaten

• Einsicht in eigene Pässe / ePässe (sofern vom Verband genutzt)

• Einsicht in eigene Seminaranmeldungen

• Empfang von Benachrichtigungen und Dokumenten im persönlichen Postfach

• Startpunkt für den Wechsel in weitere Rollen (z. B. Vereinsaccount, GS-Admin), falls vergeben

Wie bekomme ich einen PersonenAccount?
Über die öffentliche Registrierung des Verbands (Phoenix-Portal). Nach Erfassung der Pflichtdaten und Bestätigung der Datenschutzerklärung wird der PersonenAccount erzeugt.

Welche Pflichtfelder sind bei der Registrierung bzw. Benutzeranlage erforderlich?

• Geschlecht

• Vorname

• Nachname

• Geburtstag

• Benutzername

• E-Mail-Adresse

Für Funktionsträger können zusätzlich weitere Pflichtfelder durch den Verband definiert werden.

Was mache ich, wenn ich mein Passwort vergessen habe?
Im Login-Fenster auf „Passwort vergessen“ klicken, Benutzername oder E-Mail eingeben und dem Link in der zugesandten E-Mail folgen.

Welche Daten kann ich im PersonenAccount selbst bearbeiten?

• Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)

• Telefon- und Mobilnummern

• E-Mail-Adressen

• weitere Kommunikationsdaten, soweit der Verband dies freigibt

Können meine Daten öffentlich angezeigt werden?
Kommunikationsdaten können mit „veröffentlichen/nicht veröffentlichen“ gekennzeichnet werden. Standardmäßig werden sie nicht öffentlich angezeigt (Datensparsamkeit).

Muss ich die Datenschutzerklärung akzeptieren?
Ja. Die Zustimmung zur Datenschutzerklärung ist Pflicht und erfolgt per Checkbox im Registrierungsprozess bzw. beim ersten Login.

Was sehe ich auf der Startseite des PersonenAccounts?

• persönliche Benachrichtigungen und Dokumente

• eigenes Profil / eigene Daten

• Rollen-Auswahl in der Kopfzeile

• Icons wie Verbandslogo, Wiki-Symbol (Buch-Icon) und Support-Button

Was ist das Buch-Icon in der Kopfzeile?
Es führt direkt ins Phoenix Wiki, in dem alle Module und Funktionen beschrieben sind.

Wie funktioniert die Navigationsleiste im PersonenAccount?
Sie bietet Zugriffe u. a. auf:

• „Personen“ (eigenes Profil)

• „Pässe“ (eigene Pässe/ePässe, sofern aktiv)

• ggf. weitere Bereiche, die der Verband freigibt

Wie wechsle ich in eine andere Rolle (z. B. Vereinsaccount)?
Über das Rollen-Dropdown in der Kopfzeile: dort die gewünschte Rolle auswählen. Wenn nur der PersonenAccount angezeigt wird, sind dir keine weiteren Rollen zugewiesen.

Für wen ist der Vereinsaccount gedacht?
Für Personen, die ihren Verein in Phoenix II verwalten (z. B. Vorstände, Geschäftsstellenteam, Vereinsmanager).

Welche Hauptaufgaben hat der Vereinsadmin?

• Pflege der Vereinsstammdaten (Adresse, Kontakt, ggf. Logo)

• Verwaltung der Vereinsbankverbindung

• Verwaltung von Funktionen und Funktionsträgern im Verein

• Überblick über Mitglieder, Lizenzen und ggf. Pässe

• Bearbeitung von Seminaranmeldungen (Sammelanmeldungen, Vereinsfreigaben)

• Einsicht in Rechnungen an den Verein

• Kommunikation mit dem Verband über das Vereins-Postfach

Welche Vereinsstammdaten kann ich bearbeiten?

• Vereinsname / Kurzname

• Vereinsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land)

• Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon, Webseite)

• ggf. Verbands-/Vereinsnummern

Was muss ich bei Änderungen der Vereinsadresse beachten?
Die Vereinsadresse wird z. B. auf Rechnungen, Listen und Auswertungen verwendet. Prüfe nach einer Änderung, ob diese Informationen an allen relevanten Stellen korrekt sind.

Welche Bankdaten kann ich pflegen?

• IBAN / BIC des Vereins

• Kontoinhaber

• ggf. SEPA-Mandatsparameter (je nach Verbandsmodell)

Diese Daten werden u. a. für Lastschrifteinzüge durch den Verband genutzt.

Welche Personendaten sehe ich als Vereinsaccount?
In der Regel alle dem Verein zugeordneten Personen/Mitglieder – Umfang und Details werden durch den Verband festgelegt.

Kann ich Personendaten meiner Mitglieder ändern?
Du kannst i. d. R. vereinsrelevante Daten pflegen (z. B. Vereinsfunktion, bestimmte Kontaktdaten). Sensible Daten sind meistens der Geschäftsstelle vorbehalten.

Wie verwalte ich Vereinsfunktionen (z. B. Vorsitzende, Kassierer, Trainer)?

• Vorhandene Funktionsstellen auswählen

• Personen aus dem Verein diesen Funktionen zuordnen

• Amtszeiten und ggf. Zuständigkeiten pflegen

Wie melde ich Vereinsmitglieder zu Seminaren an?
Über das Seminar-Modul kannst du Mitglieder auswählen und zu Seminaren anmelden (Einzel- oder Sammelanmeldungen, je Konfiguration des Verbands).

Was ist die Vereinsfreigabe?
In manchen Verbänden müssen Anmeldungen von Vereinsmitgliedern durch den Verein freigegeben werden. Als Vereinsaccount kannst du diese Anfragen prüfen, freigeben oder ablehnen.

Welche Rechnungen sehe ich als Vereinsaccount?
Du siehst Rechnungen, bei denen dein Verein Rechnungsempfänger ist (z. B. Beiträge, Startgelder, Seminarrechnungen). In der Regel kannst du die PDFs ansehen und herunterladen.

Wofür nutze ich das Vereins-Postfach?

• Empfang von Rundschreiben und Dokumenten des Verbands

• Empfang von verteilten Dateien (z. B. Protokolle, Formulare)

• Benachrichtigungen zu Seminaren, Rechnungen, Vereinsfunktionen

Was ist der GS-Admin?
Der GS-Admin ist die zentrale Fach-Admin-Rolle für die Verbandsgeschäftsstelle. Mit dieser Rolle werden die meisten operativen Aufgaben im System erledigt.

Für welche Bereiche bin ich als GS-Admin zuständig?

• Personen (Anlage, Pflege, Rollenvergabe, Dublettenbereinigung)

• Vereine (Stammdaten, Merkmale, Debitorenzuordnung)

• Funktionen und Gremien (in Verbindung mit Gremien-Admins)

• Seminare (Planung, Durchführung, Nachbereitung)

• Fakturierung (Rechnungen, Zahlungen, SEPA, Mahnwesen)

• Kaderverwaltung

• Systemkonfiguration (Phoenix Konfiguration, Textbausteine, Vereinsmerkmale etc.)

• Datenschutzumsetzung im System

• Kommunikation mit Phoenix-Support

Welche Möglichkeiten habe ich im Modul „Personen“?

• Neue Personen anlegen

• Bestehende Personen bearbeiten

• Rollen zuweisen oder entziehen (z. B. Vereinsaccount, Seminar-Admin)

• Dubletten erkennen und zusammenführen

• Datenschutzkennzeichen pflegen (z. B. Sperrvermerke)

Wie führe ich Dubletten zusammen? (Kurzablauf)

1. Im Personenmodul die Dublettenerkennung bzw. die Funktion „Dubletten beseitigen“ nutzen.

2. Quell- und Zielperson auswählen.

3. Relevante Datenfelder von links nach rechts übernehmen.

4. Speichern – danach existiert nur noch der bereinigte Personendatensatz.

Welche Aufgaben habe ich im Bereich Vereine?

• Vereine anlegen/bearbeiten

• Vereinsmerkmale (Bezirk, Kreis, Art) pflegen

• Bankdaten prüfen

• Vereine ggf. bestimmten Gläubigern/Debitoren zuordnen

Was ist ein Gläubiger/Debitor in Phoenix II?
Ein Gläubiger/Debitor ist eine buchhalterische Einheit, über die Rechnungen, SEPA-Einzüge und Rechnungslayouts gesteuert werden (z. B. Verband, Bezirk, Kreis).

Was darf ich als GS-Admin im Seminarbereich?

• Seminare anlegen, bearbeiten, archivieren, löschen

• Seminarleiter und Referenten zuordnen

• Teilnehmeranmeldungen verwalten (inkl. Wartelisten, Vereinsfreigaben)

• Exporte (Teilnehmerlisten, Anwesenheitslisten etc.) erstellen

• Teilnahmebestätigungen und ggf. Lizenzverlängerungen anstoßen

Wie unterstütze ich den Lizenzbereich?
Durch vollständige und korrekte Erfassung von Seminarabschlüssen (Teilnahmestatus), damit Lizenzadmins darauf aufbauen können.

Welche Aufgaben habe ich in der Fakturierung?

• Anlage, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen

• Einzel- und Massenversand von Rechnungen (inkl. E-Mail-Versand)

• Pflege von Zahlungsdaten und Ratenzahlungen

• Durchführung von SEPA-Exports und Übergabe der XML-Dateien an das Bankprogramm

• Konfiguration von Artikelgruppen, Artikeln und Gläubigern

Was muss ich beim SEPA-Export beachten?

• Pro Gläubiger und Buchungsdatum wird eine eigene SEPA-Datei erstellt.

• Nach Export gelten die betroffenen Rechnungen i. d. R. als bezahlt.

• Geplatzte Lastschriften müssen über Stornierung im Reiter „Zahlungen“ korrigiert werden.

Was kann ich im Modul „System“ tun?

• Phoenix Konfiguration einsehen und (mit Bedacht) anpassen

• Textbausteine für E-Mails, Serienbriefe, Systemmeldungen pflegen

• Vereinsmerkmale, Disziplinen, Abonnements definieren

• MailLog nutzen, um versendete Mails nachzuvollziehen

• Changelog einsehen (Änderungshistorie)

Was sollte ich bei Systemänderungen beachten?
Systemänderungen wirken mandantenweit. Änderungen nur nach Abstimmung und mit klarer Dokumentation durchführen.

Wie arbeite ich mit dem Phoenix-Support zusammen?

• Support-Tickets direkt aus Phoenix II erstellen

• Fehlerbild, Rolle, betroffene Module und Screenshots mitgeben

• Antworten und Status im Support-Portal verfolgen

Was macht der Seminar-Admin?

• Verantwortet den gesamten Seminar-Lifecycle: Planung, Ausschreibung, Teilnehmerverwaltung, Nachbereitung

• Pflegt Seminarstammdaten (Titel, Zeitraum, Ort, Format, Themenschwerpunkt)

• Verwaltet Anmeldungen, Wartelisten und ggf. Vereinsfreigaben

• Organisiert die Kommunikation mit den Teilnehmenden

• Bereitet Daten für Fakturierung und Lizenzverlängerungen auf

Wie lege ich ein Seminar an (Kurzüberblick)?

1. Neues Seminar im Modul „Seminare“ anlegen.

2. Stammdaten eintragen (Titel, Zeitraum, Ort, Format etc.).

3. Teilnehmerkontingente, Gebühren und ggf. Wartelisten festlegen.

4. Speichern – weitere Reiter (Anmeldungen, Referenten, Dokumente, Abrechnung) werden sichtbar.

Welche Einstellungen sind besonders wichtig?

• Seminartyp / Format (z. B. Fortbildung, Ausbildung)

• Themenschwerpunkte (für Auswertungen)

• Max. Teilnehmerzahl + Warteliste

• Gebühren / Artikelzuordnung

Wie verwalte ich Anmeldungen?

• Im Reiter „Anmeldungen“ alle Interessenten mit Status sehen

• Statusübergänge steuern (angemeldet, bestätigt, storniert, Warteliste)

• Filter nach Verein, Status, Vereinsfreigabe nutzen

Wie gehe ich mit Wartelisten um?
Wenn Plätze frei werden, können wartende Personen in den aktiven Teilnehmerstatus übernommen werden. Die Reihenfolge wird vom Verband vorgegeben.

Was ist bei Vereinsfreigaben zu beachten?
Seminar-Admins prüfen, ob Anmeldungen mit Vereinsfreigabe versehen sind, bevor diese final bestätigt werden.

Wie informiere ich Teilnehmer über Änderungen?
Über Serienmail-Funktionen im Seminar (z. B. Mail an alle angemeldeten oder bestätigten Teilnehmer).

Welche Dokumente kann ich erzeugen?

• Teilnehmerlisten / Anwesenheitslisten

• Auswertungslisten (z. B. nach Verein oder Lizenzstatus)

• Teilnahmebescheinigungen / Zertifikate (je nach Konfiguration)

Worin unterscheidet sich der Seminarleiter vom Seminar-Admin?
Der Seminarleiter hat eingeschränkte Rechte:

• Er/Sie sieht und bearbeitet nur die Seminare, in denen er/sie als Seminarleiter hinterlegt ist.

• Es können in der Regel keine neuen Seminare angelegt oder gelöscht werden.

• Fokus liegt auf Durchführung und Dokumentation des eigenen Seminars.

Welche Aufgaben habe ich als Seminarleiter?

• Anwesenheit der Teilnehmenden dokumentieren

• ggf. kurze Rückmeldungen/Kommentare im Seminar hinterlegen

• Mitwirkung an der Erstellung von Teilnahmebescheinigungen (je nach Verband)

• ggf. E-Mail-Kommunikation mit den Teilnehmern zu Seminarinhalten oder Änderungen

Welche Gremien werden in Phoenix II verwaltet?
Z. B.: Vorstände, Ausschüsse, Kommissionen, Arbeitskreise auf Verbands-, Bezirks- oder Kreisebene.

Was macht der Gremien-Admin?

• Gremien anlegen, bearbeiten und schließen

• Gremienmitglieder verwalten (Zuordnung, Rolle im Gremium, Amtszeiten)

• Gremiensitzungen organisatorisch vorbereiten

• Protokolle, Beschlüsse und Unterlagen im Gremienkontext verwalten

Wie verwalte ich Gremienmitglieder?

• Personen suchen und dem jeweiligen Gremium zuordnen

• Gremienrolle definieren (z. B. Vorsitzender, Stellvertreter, Mitglied)

• Beginn und Ende der Amtszeit pflegen

Wie verwalte ich Gremiendokumente?

• Protokolle, Beschlüsse und Unterlagen in der Gremienstruktur ablegen

• Dokumente nach Typ (z. B. Protokoll, Beschluss) kategorisieren

• Zugriff auf Dokumente im Rahmen der Rollenrechte steuern

Wie kommuniziere ich mit Gremienmitgliedern?

• Über Verteiler und Serienmails (z. B. „Mail an alle Mitglieder des Gremiums“)

• Export von Mitgliedslisten für externe Serienbriefe oder Berichte

Was macht der Lizenzadmin?

• Verwaltung von Lizenzen (z. B. Trainerlizenzen, Schiedsrichterlizenzen)

• Anlage neuer Lizenzen für Personen

• Verlängerung von Lizenzen entsprechend den Richtlinien

• Sperren bzw. Ruhend-Stellen von Lizenzen bei Bedarf

• Pflege von Gültigkeitszeiträumen und Lizenzkategorien

Wie hängen Lizenzen und Seminare zusammen?

• Viele Lizenzen setzen bestimmte Seminarteilnahmen voraus.

• Der Lizenzadmin nutzt die Daten der bestandenen Seminare, um Lizenzen zu vergeben oder zu verlängern.

• Deshalb ist eine saubere Seminar- und Teilnehmerdokumentation besonders wichtig.

Wofür bin ich als KaderAdmin zuständig?

• Anlage und Pflege von Kadern und Kadergruppen (z. B. Landeskader, Nachwuchskader)

• Zuordnung von Athletinnen und Athleten zu den jeweiligen Kadern

• Pflege relevanter Leistungsdaten (je nach Verband)

• Erstellung von Kaderlisten und Auswertungen für Trainer, Gremien und Verbandsleitung

Wie sieht ein typischer Jahreszyklus im Kaderbereich aus?

• Saisonbeginn: Kader neu aufstellen, Athleten übernehmen oder neu zuordnen

• Saisonverlauf: Leistungsdaten anpassen, Zuordnungen korrigieren

• Saisonende: Kaderbilanz, Berichte erstellen, Auf- und Abstiege vorbereiten

Was unterscheidet die Rolle „Finanzen“ vom GS-Admin?
Die Finanzen-Rolle konzentriert sich auf Fakturierung und Zahlungsprozesse, ohne den vollen Zugriff eines GS-Admins auf alle anderen Module.

Welche Aufgaben habe ich mit der Rolle Finanzen?

• Rechnungen prüfen und ggf. anlegen

• Zahlungseingänge erfassen und Zahlstatus pflegen

• Ratenzahlungen verwalten

• SEPA-Exports durchführen (je nach Berechtigungskonzept)

• Mahnläufe überwachen und steuern

Wer nutzt den Bezirks-Account?
Verantwortliche und Geschäftsstellen auf Bezirksebene.

Welche Aufgaben habe ich als Bezirks-Account?

• Verwaltung der Vereine und Personen im Bezirk (im Rahmen der Datenschutzvorgaben)

• Organisation von bezirksspezifischen Veranstaltungen und Lehrgängen

• Kommunikation mit Vereinsvertretern im Bezirk

• Je nach Verband: eigene Fakturierung über einen Bezirks-Gläubiger

Was deckt der Kreis-Account ab?

• Ähnliche Aufgaben wie der Bezirks-Account, jedoch auf Kreisebene:

  • Vereine und Personen im Kreis verwalten

  • Veranstaltungen/Lehrgänge auf Kreisebene organisieren

  • Kommunikation mit den Vereinen im Kreis

  • ggf. eigene Fakturierung (abhängig vom Verbandsmodell)

Wofür ist der Einsatzplaner zuständig?

• Planung von Einsätzen bei Veranstaltungen/Wettkämpfen (z. B. Schiedsrichter, Kampfrichter, Helfer)

• Zuordnung von Personen zu Funktionen und Terminen

• Erstellung von Einsatzlisten und Übersichten

Wie arbeite ich als Einsatzplaner praktisch?

• Veranstaltungen auswählen oder anlegen, für die Einsätze geplant werden sollen

• Funktionen (Rollen vor Ort, z. B. Schiedsrichter, Zeitnehmer) definieren

• Geeignete Personen suchen und Einsätzen zuordnen

• Einsatzpläne exportieren und an Beteiligte kommunizieren