FAQ zu Rollen und Berechtigungen in Phoenix

Welche Rollen gibt es standardmäßig in Phoenix?

Standardmäßig stehen folgende Rollen zur Verfügung: Personenaccount (Basisrolle), Vereinsaccount, Gremien-Admin, Seminar-Admin, GS-Admin und Phoenix-Admin (für systemweite Einstellungen).

Was sind optionale Rollen und welche gibt es?

Optionale Rollen sind zusätzliche Rollen, die je nach Bedarf eingerichtet werden können. Dazu gehören zum Beispiel Revisor (Einsicht in protokollierte Änderungen), Lizenzadmin, KaderAdmin, Seminarleiter, Finanzen, Bezirks-Account, Kreis-Account und Einsatzplaner.

Welche Aufgaben hat ein Vereinsadmin?

Der Vereinsadmin verwaltet alle wichtigen Vereinsfunktionen, wie Vereinsdetails, Bankverbindung, Funktionäre, Lizenzen, Ehrungen, Seminare, Rechnungen und die Kommunikation mit dem Verband.

Was macht ein Gremien-Admin?

Ein Gremien-Admin organisiert und verwaltet ein Gremium, weist Funktionen zu, verwaltet Dokumente und Benachrichtigungen, sieht Mitglieder ein und exportiert Daten.

Welche Rechte hat ein Seminar-Admin?

Der Seminar-Admin verwaltet Seminare, meldet Teilnehmer an, organisiert Wartelisten, kommuniziert mit Teilnehmern und stellt Teilnahmezertifikate aus.

Was sind die Aufgaben eines GS-Admins?

Der GS-Admin hat umfassende Rechte und verwaltet personenbezogene Daten, Vereinsdaten, Funktionen, Fakturierung, Lizenzen, Seminare, Dokumente und systemweite Einstellungen.

Können die Rollen in Phoenix angepasst werden?

Ja, die Rollen und ihre Berechtigungen können an die spezifischen Anforderungen Ihres Verbandes angepasst werden.

Warum sind unterschiedliche Rollen in Phoenix wichtig?

Unterschiedliche Rollen sorgen dafür, dass Benutzer nur die Rechte haben, die sie für ihre Aufgaben benötigen. So wird die Verwaltung sicherer und effizienter.

FAQ zu weiteren Rollen und Berechtigungen in Phoenix

Was macht der Lizenzadmin?

Der Lizenzadmin verwaltet und pflegt Lizenzen, verlängert sie, erstellt und bearbeitet Lizenzanträge und pflegt die dafür nötigen personenbezogenen Daten.

Welche Aufgaben hat der KaderAdmin?

Der KaderAdmin verwaltet Kaderlisten, weist Mitglieder den Kadergruppen zu, erstellt Berichte zur Leistungsentwicklung und pflegt Daten zu Athleten, wie Trainings- und Wettkampfteilnahmen.

Wofür ist der Seminarleiter zuständig?

Der Seminarleiter organisiert Seminare, verwaltet Teilnehmer und Wartelisten, kommuniziert mit den Teilnehmern und stellt Teilnahmezertifikate sowie Bescheinigungen aus.

Was können Einzelmitglieder in Phoenix?

Einzelmitglieder können ihre eigenen Daten einsehen und bearbeiten, sich für Veranstaltungen anmelden und erhalten wichtige Benachrichtigungen. Administrative Rechte haben sie nicht.

Welche Rechte hat ein Bezirksaccount?

Ein Bezirksaccount hat Zugriff auf Daten und Mitglieder des Bezirks, verwaltet Personen und Veranstaltungen und kommuniziert mit Mitgliedern auf Bezirksebene.

Welche Aufgaben hat ein Kreisaccount?

Ein Kreisaccount hat ähnliche Rechte wie der Bezirksaccount, aber auf Kreisebene. Er verwaltet Mitglieder, Veranstaltungen und Kommunikation im Kreis.

Was macht der Einsatzplaner?

Der Einsatzplaner organisiert Wettkampfveranstaltungen, weist Personen Funktionen zu, verwaltet Veranstaltungen und hat Zugriff auf personenbezogene Daten im Rahmen der Datenschutzrichtlinien.

Können die Rollen und Berechtigungen in Phoenix angepasst werden?

Ja, die Rollen und deren Berechtigungen können je nach Bedarf der Organisation angepasst werden.

Warum sind unterschiedliche Rollen wichtig?
Sie sorgen für klare Aufgabenverteilung, definieren Verantwortlichkeiten und ermöglichen eine effiziente sowie datenschutzkonforme Verwaltung.

FAQ zum PersonenAccount in Phoenix

Was ist der PersonenAccount?

Der PersonenAccount ist die Basisrolle in Phoenix und dient als personalisierte Startseite für den persönlichen Arbeitsbereich.

Welche Funktionen bietet die Startseite?

Sie zeigt persönliche Benachrichtigungen, Dokumente, Einstellungen sowie ein Dropdown-Menü zur Rollenauswahl und wichtige Icons wie das Verbandslogo, das Wiki-Symbol und den Support-Button.

Wie wähle ich eine andere Rolle aus?

Im PersonenAccount-Dropdown oben kann je nach zugewiesenen Rechten eine andere Rolle für die Nutzung von Phoenix ausgewählt werden.

Was ist das Buch-Icon in der Kopfzeile?

Es führt zum Phoenix Wiki mit detaillierten Beschreibungen der Module.

Wie funktioniert die Navigationsleiste?

Sie bietet schnelle Zugänge zu wichtigen Bereichen wie „Personen“ und „Pässe“. Häufig genutzte Module können angeheftet werden.

Welche Berechtigungen hat der PersonenAccount?

Er besitzt die geringsten Rechte und wird automatisch neuen Nutzern zugewiesen. Weitere Rollen müssen vom GS-Administrator vergeben werden.

Welche Pflichtfelder sind bei der Benutzeranlage erforderlich?

Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtstag, Benutzername und E-Mail-Adresse sind Pflicht. Für Funktionsträger können weitere Pflichtfelder definiert werden.

Können meine Daten öffentlich angezeigt werden?

Kommunikationsdaten können als öffentlich oder nicht öffentlich markiert werden. Standardmäßig sind sie aus Datenschutzgründen nicht öffentlich sichtbar.

Muss ich die Datenschutzerklärung akzeptieren?

Ja, die Zustimmung zur Datenschutzerklärung ist Pflicht und erfolgt durch Aktivierung einer Checkbox.

FAQ zum Modul „Fakturierung“ – Optionen zur Rechnungsbearbeitung

Was kann ich mit der Option „Einzelversand / Vorschau (A)“ machen?

Mit dieser Option können Sie eine Rechnung vor dem Versand ansehen und prüfen. Außerdem können Sie ein Druckdatum setzen, falls dieses noch nicht vorhanden ist.

Was passiert, wenn ich die Option „Direktversand / Druckdatum setzen (B)“ nutze?

Die Rechnung wird sofort übernommen und das Druckdatum wird gesetzt. Danach ist keine weitere Bearbeitung mehr möglich. Die Rechnung wird in der Übersicht farblich markiert, um den Status besser sichtbar zu machen.

Welche Farbcodierungen gibt es nach dem Setzen des Druckdatums?

• Die Rechnungsnummer wird fett und dunkelblau dargestellt.

• Bei Ratenzahlung erscheint ein Symbol neben der Rechnungsnummer.

• Die Rechnungssumme (Bruttopreis) wird fett und dunkelgrün angezeigt.

• Bei Lastschrifteinzug mit SEPA-Mandat wird der Zahlbetrag fett grün dargestellt.

• Fehlt ein SEPA-Mandat, erscheint beim Zahlbetrag eine fett orangefarbene Null, und der Zahlbetrag muss manuell eingegeben werden.

Wie kann ich die Rechnung als PDF ansehen?

Nach dem Setzen des Druckdatums können Sie die Rechnung als PDF öffnen, indem Sie auf die fett dunkelblaue Rechnungsnummer klicken.

Was bedeutet es, wenn keine farbliche Markierung in der Übersicht bei der Rechnungssumme oder dem Zahlbetrag sichtbar ist?

Das bedeutet, dass die Rechnung noch nicht final geprüft wurde oder das Druckdatum noch nicht gesetzt ist. In diesem Fall ist eine weitere Bearbeitung möglich.

Was bewirkt die Option „Rechnung geprüft (C)“?

Mit dieser Option können Sie die Rechnung auf sachliche und fachliche Richtigkeit prüfen, ohne ein Druckdatum zu setzen. Die Rechnung erhält den Status „geprüft“ und kann weiterhin bearbeitet werden. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen oder Abteilungen vor dem Versand eine Prüfung vornehmen.

Wie komme ich zur Rechnungsübersicht zurück?

Mit der Option „Zurück (D)“ gelangen Sie jederzeit zur gesamten Rechnungsübersicht, um weitere Rechnungen einzusehen oder zu bearbeiten.

FAQ: SEPA-Lastschriften mit Phoenix

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um SEPA-Lastschriften durchzuführen?

• Es muss eine Vereinbarung mit Ihrer Bank bestehen, einschließlich der Vergabe einer Gläubiger-Identifikationsnummer und der Freischaltung Ihrer Kontoverbindung.

• Für jede Zahlungspflichtige Person (z. B. Kunde, Vereinsmitglied) muss ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat vorliegen.

• Die SEPA-Dateien müssen im XML-Format an die Bank übermittelt werden – z. B. über Onlinebanking, StarMoney, SFirm oder vergleichbare Programme.

Wie wird eine SEPA-XML-Datei in Phoenix erzeugt?

Wenn gültige Lastschrifteinzüge vorhanden sind, klicken Sie auf den Button „SEPA Export“. Die entsprechende XML-Datei wird daraufhin erstellt.

Beachten Sie: Der Export ist nicht rückgängig zu machen. Vor dem Erstellen erscheint deshalb eine Sicherheitsabfrage.

Wie lade ich die SEPA-XML-Datei herunter?

Nach dem Export steht oben der Link „SEPA XML“ zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Link, um die Datei lokal auf Ihrem Rechner zu speichern.

Die Datei wird automatisch mit Datum und Uhrzeit benannt, zum Beispiel:
2022-03-14_16-17-48-sepa_einzug.xml

Was ist die Buchungsliste?

Zusätzlich zur SEPA-Datei erhalten Sie eine Buchungsliste, die alle in der Datei enthaltenen Lastschrifteinzüge auflistet. Diese Liste dient zur Kontrolle und sollte vor der Übermittlung an die Bank geprüft werden.

Muss für jeden Gläubiger und jedes Buchungsdatum eine eigene Datei erstellt werden?

Ja. Für jeden Gläubiger und jedes Buchungsdatum sollte jeweils eine separate SEPA-XML-Datei erstellt werden, um eine korrekte Zuordnung und Verarbeitung zu gewährleisten.

Was passiert mit dem Zahlungsstatus nach dem SEPA-Export?

Sobald die SEPA-Datei erstellt wird, setzt Phoenix den offenen Betrag der betroffenen Rechnungen automatisch auf „bezahlt“, auch wenn die Lastschrift noch nicht tatsächlich ausgeführt wurde.

Was tun, wenn ein Lastschrifteinzug fehlschlägt (z. B. mangels Deckung)?

In diesem Fall können Sie die Zahlung manuell stornieren:

1. Öffnen Sie die betreffende Rechnung im Reiter „Zahlungen“.

2. Doppelklicken Sie auf die eingetragene Zahlung.

3. Bestätigen Sie die Stornierung.

Die Rechnung wird daraufhin wieder als offen markiert und in den Mahn- und Überwachungsprozess aufgenommen.

FAQ zu Artikelgruppen in der Fakturierung

Wie lege ich eine Artikelgruppe an, bearbeite oder lösche sie?

Eine neue Artikelgruppe legen Sie über das Plus-Icon an. Bestehende Artikelgruppen bearbeiten Sie mit dem Stift-Icon. Zum Löschen verwenden Sie das rote Kreuz-Icon.

Was bedeutet die Artikelgruppen-Nummer und wie wird sie vergeben?

Die Artikelgruppen-Nummer bestimmen Sie selbst. Sie legt die Reihenfolge fest, in der die Artikelgruppen angezeigt und verarbeitet werden.

Welche Beschreibungen kann ich für eine Artikelgruppe hinterlegen?

Sie können eine ausführliche Bezeichnung im Feld „Bezeichnung“ und eine ergänzende Kurzbeschreibung angeben, um die Artikelgruppe besser zu charakterisieren.

Was bedeutet „Art der Artikelgruppe“?

Hier legen Sie fest, ob es sich um eine Hauptleistung oder Nebenleistung handelt. Diese Unterscheidung ist wichtig für Abrechnung und Reporting.

Was ist das Verbandskonto und wie wird es verwendet?

Über das Verbandskonto legen Sie fest, auf welches Konto die Umsätze der Artikelgruppe gebucht werden.

Wie funktioniert der Bankeinzugsbereich?

Im Feld „Bankeinzugsbereich“ definieren Sie, ob und wie der Bankeinzug für die Artikelgruppe erfolgen soll. Die Bereiche können im Modul „Bankeinzugsbereiche“ verwaltet werden.

Darf eine Rechnung nur aus Nebenleistungen bestehen?

Nein, jede Rechnung muss mindestens eine Hauptleistung enthalten. Eine Rechnung ausschließlich mit Nebenleistungen ist nicht zulässig.

FAQ – Artikelgruppen im Artikelstamm

Wie wähle ich den Artikelstamm aus, den ich bearbeiten möchte?

Wählen Sie den gewünschten Artikelstamm aus der Liste aus, um ihn zu bearbeiten.

Wozu dient das Erlöskonto?

Das Erlöskonto ermöglicht die Übertragung der Buchungsdaten über die FIBU-Schnittstelle an externe Finanzverwaltungsprogramme wie Datev oder Lexware.

Was bedeutet „Stillgelegt“ bei einer Artikelgruppe?

„Stillgelegt“ deaktiviert die Artikelgruppe, ohne sie zu löschen, sodass sie im System erhalten bleibt, aber nicht mehr aktiv verwendet wird.

Was bewirkt die Einstellung „Internet“?

Diese Option sorgt dafür, dass die Artikelgruppe in ein Shopsystem oder die Seminaranmeldung übertragen und dort sichtbar wird.

Was bedeutet die Markierung „Anzahlung“?

Mit dieser Option können Rechnungen für die Artikelgruppe in mehreren Raten bezahlt werden.

Was ist der Auslagen- bzw. Reisekostentyp?

Sie können den Artikelstamm einem Auslagen- oder Reisekostenartikel zuweisen, um die korrekte Zuordnung und Abrechnung dieser Kosten zu ermöglichen.

Wie wähle ich den Steuersatz für eine Artikelgruppe aus?

Wählen Sie den passenden Steuersatz, der für die Artikelgruppe gelten soll, damit der Bruttopreis korrekt berechnet werden kann.

Wie wird der Bruttopreis ermittelt?

Der Bruttopreis wird automatisch auf Grundlage des eingetragenen Nettopreises und des ausgewählten Steuersatzes berechnet.

Was versteht man unter der „Einheit“ bei der Artikelgruppe?

Die Einheit beschreibt die Art der Artikelgruppe, z. B. T-Shirt, Stunde, Tag, Unterrichtseinheit (UE), Stück oder Gebühr. Sie können die Einheit selbst festlegen oder beim Support eine spezielle Bezeichnung anfragen.

FAQ – Veranstaltungen, Seminare, Honorarsätze, Hotels & mehr

Veranstaltungen & Kategorien

Wie lege ich eine neue Veranstaltung an?

• Tragen Sie den Namen der Veranstaltung ein.

• Optional: Geben Sie einen abweichenden Namen für Einladungen an.

• Wählen Sie eine passende Kategorie aus dem Dropdown-Menü.

• Legen Sie Start- und Enddatum fest.

• Geben Sie den Startort (Pflichtfeld) sowie die vollständige Adresse ein.

• Optional: Definieren Sie einen Meldeschluss für Anmeldungen.

• Wählen Sie das gewünschte Anmeldeformular für Teilnehmer aus.

• Klicken Sie auf das grüne Speichern-Symbol, um die Veranstaltung zu sichern.

Wann werden weitere Reiter (Gruppen, Anmeldung, Hotels, Ablaufprogramm) sichtbar?
Diese Reiter erscheinen erst, nachdem Sie die Veranstaltungsdaten im Reiter „Veranstaltung“ eingetragen und gespeichert haben.

Wie kann ich Kategorien für Veranstaltungen anlegen?

• Im Reiter „Kategorien“ können Sie verschiedene Kategorien wie Firmenveranstaltung, Weihnachtsfeier oder Wettkämpfe anlegen.

• Vergeben Sie einen eindeutigen Code (z. B. „1“, „0001“, „100.1“) und einen aussagekräftigen Namen.

• Die Kategorien stehen Ihnen beim Erstellen einer Veranstaltung zur Auswahl zur Verfügung.

Einladungen & Gruppen

Wie funktioniert das Einladungsmanagement?

• Sie können verschiedene Personengruppen (z. B. Präsidium, Ehrengäste, Geschäftsstelle, Medien, Athleten, Trainer, Schiedsrichter) definieren.

• Für jede Gruppe lassen sich Einladungen individuell anpassen (z. B. unterschiedliche Aufenthaltsdauer oder Übernachtungsoptionen).

• Die Einstellungen wirken sich auf die Darstellung und Auswahlmöglichkeiten in der Online-Anmeldung aus.

Hotels & Zimmerkategorien

Wie lege ich ein Hotel an?

• Wechseln Sie in den Reiter „Veranstaltungen → Hotel“.

• Erfassen Sie Hotelname, Adresse, Ansprechpartner, Stornobedingungen usw.

• Speichern Sie das Hotel, um den Reiter „Zimmerkategorien“ freizuschalten.

Wie verwalte ich Zimmerkategorien und Kontingente?

• Im Reiter „Zimmerkategorie“ können Sie bestehende Kategorien bearbeiten oder neue anlegen.

• Geben Sie Beschreibung, Zimmertyp (z. B. Einzelzimmer), Kosten und Anzahl verfügbarer Zimmer ein.

• Stimmen Sie sich mit dem Hotel ab, um Überbuchungen zu vermeiden.

• Bereits angelegte Zimmerkategorien können jederzeit angepasst werden.

Seminare & Archivierung

Wie archiviere ich Seminare?

• Mit dem Modul „Archivieren“ können Sie vergangene Seminare flexibel ablegen.

• In einer tabellarischen Übersicht sehen Sie alle archivierten Seminare.

• Symbole für „Neu“, „Bearbeiten“ und „Löschen“ erleichtern die Verwaltung.

• Archivierte Seminare sind im Startfenster für Seminare sichtbar.

Wie lege ich eine neue Archivierung an?

• Klicken Sie auf das Plus-Icon.

• Geben Sie den Zeitraum (Beginn und Ende) sowie eine Bezeichnung für die Archivierung ein.

• Nach dem Speichern werden die entsprechenden Seminare archiviert.

Honorarsätze

Wie definiere ich Honorarsätze für Referenten?

• Im Modul „Honorarsätze“ können Sie Honorare für Referenten und andere Personen festlegen.

• Erfassen Sie Bezeichnung, Betrag, Einheit (pro Stunde/Tag), Gültigkeitszeitraum, Gläubiger, Artikelgruppe und Artikel.

• Die Honorarsatznummer wird automatisch vergeben.

Wie verwende ich Honorarsätze im Seminar?

• Die angelegten Honorarsätze können im Modul „Referenten“ den jeweiligen Referenten zugewiesen werden.

• Beim Erstellen eines Seminars stehen diese Honorarsätze zur Auswahl.

Themenschwerpunkte & Formate

Wie lege ich Themenschwerpunkte an?

• Klicken Sie im Modul „Themenschwerpunkte“ auf das Plus-Symbol.

• Geben Sie Kurzbezeichnung, Bezeichnung (Pflichtfeld) und Sortierung an.

• Laden Sie ein Foto hoch, das als Symbolbild für den Themenschwerpunkt dient.

Wie verwende ich Formate im Seminar?

• Legen Sie im Bereich „Formate“ neue Formate mit Bezeichnung, Kurzbezeichnung, Beschreibung und Veranstaltungsart an.

• Beim Anlegen eines Seminars wählen Sie das gewünschte Format im entsprechenden Feld aus.

Bestellungen & Vereinsfreigabe

Wie kann ich Bestellungen im Zusammenhang mit Seminaren filtern und exportieren?

• Im Modul „Bestellung“ können Sie Bestellungen nach Seminar, Status oder Bestellung filtern.

• Die Ergebnisse lassen sich als Excel-Tabelle exportieren.

Wie funktioniert die Vereinsfreigabe?

• Sie können die Vereinsfreigabe als Pflichtfeld im Seminar anlegen.

• Im entsprechenden Modul können Sie gezielt nach Personen suchen, die noch auf eine Freigabe warten, und das gewünschte Seminar über das Dropdown-Menü auswählen.

Weitere Verarbeitung & Verknüpfung

Wie kann ich Anmeldedaten weiterverarbeiten?

• Sie haben jederzeit den aktuellen Stand der Anmeldungen im Blick.

• Verschiedene Exporte (z. B. Anmeldungsübersicht, Hotelkontingent) stehen zur Verfügung, um Daten weiterzugeben, z. B. an Hotels.

Kann die Anmeldung auch für Seminare genutzt werden?

• Ja, die Anmeldefunktion kann auch für Seminare verwendet werden. Teilnehmer werden synchronisiert und alle Funktionen des Seminarbereichs stehen zur Verfügung.

Rechtlicher Hinweis

Wer kann das Modul „Veranstaltungen“ nutzen?
Der Bereich „Veranstaltungen“ ist aktuell aus rechtlichen Gründen ausschließlich dem DLV und den deutschen Leichtathletikverbänden vorbehalten. Bei Interesse wenden Sie sich bitte direkt an uns.