Landessportbund Niedersachsen- Workflow

So bauen Sie Ihren eigenen Workflow in PhoenixII

Mit einem Workflow legen Sie fest, wie ein Antrag in Ihrem Verband bearbeitet werden soll – also wer ihn stellen darf, wer prüft, wer freigibt und wann z. B. eine E-Mail geschickt wird.

Schritt 1: Starten Sie einen neuen Workflow

Öffnen Sie die Workflow-Verwaltung und klicken Sie auf „+“, um den ersten Schritt (genannt Knoten) anzulegen. Dieser erste Knoten ist oft „Neuer Antrag“, also der Punkt, an dem jemand den Antrag stellt.

Schritt 2: Wählen Sie, was in diesem Schritt passieren soll

Sobald Sie einen Knoten erstellen, fragt das System: Was soll hier passieren?

Sie wählen dann aus einer Liste etwas aus – zum Beispiel:

• Benachrichtigung: Es wird eine Info an die zuständige Person geschickt.

• Neuer Antrag: Hier beginnt der Antrag.

• Prüfen: Der Antrag geht zur Prüfung an eine Person.

• Rechnung erstellen: Eine Rechnung wird automatisch erzeugt.

• Vereinsdaten anzeigen: Zeigt z. B. die Bankdaten des Vereins.

Diese Auswahl legt fest, was in diesem Schritt des Workflows genau passiert.

Schritt 3: Verbinden Sie die Schritte

Jetzt verbinden Sie die Knoten – z. B. „nach dem Prüfen geht es weiter zur Freigabe“ oder „bei Ablehnung geht eine E-Mail zurück an den Verein“.

Sie entscheiden, welcher Schritt auf welchen folgt.

Schritt 4: Testen Sie Ihren Ablauf

Bevor Sie den Workflow im echten System nutzen, testen Sie ihn am besten im Testsystem. So stellen Sie sicher, dass alles richtig funktioniert.

Tipps für den Einstieg

• Starten Sie mit wenigen, einfachen Schritten.

• Schreiben Sie sich vorher auf, wer was machen soll (z. B. Antrag stellen, prüfen, freigeben).

• Geben Sie den Schritten klare Namen, damit Sie den Überblick behalten.

• Bitten Sie ggf. Ihre Kollegen oder die IT-Abteilung um Hilfe beim ersten Workflow.