Seminar-Seminarverwaltung-Stammdaten-Seminarabsage
Falls ein Seminar abgesagt werden muss – etwa wegen zu geringer Teilnehmendenzahl oder unvorhergesehener Umstände – kann dies im System dokumentiert und kommuniziert werden.
Schritt 1: Seminarstatus ändern
Wenn ein Seminar abgesagt werden muss, ist im Reiter Seminardaten zunächst der Status auf „abgesagt“ zu setzen. Dadurch wird automatisch der Internetstatus des Seminars auf „Nicht anzeigen“ geändert. So wird sichergestellt, dass das Seminar nicht mehr öffentlich sichtbar ist und keine weiteren Anmeldungen mehr erfolgen können.
Schritt 2: Teilnehmer über Absage informieren
Bei einer Absage des Seminars können die Teilnehmenden direkt über das System per E-Mail benachrichtigt werden. Dieser Schritt muss manuell angestoßen werden – eine automatische Benachrichtigung der Teilnehmenden erfolgt nicht allein durch das Ändern des Seminarsstatus. Der Versand der E-Mails muss daher aktiv durch die zuständige Person im System ausgelöst werden.
Die Absage-E-Mail kann unter System > Textbausteine pro KSB individuell konfiguriert werden.
Bereich: Seminare | Textkennung: AbsageMail
An dieser Stelle kann der Text der Absage-E-Mail individuell angepasst werden.
Bereich: Seminare | Textkennung: AbsageMailHeader
An dieser Stelle kann der Betreff der Absage-E-Mail individuell angepasst werden.
Der Versand der Absage-E-Mail erfolgt über den Reiter „Kommunikation > Serienmails/Etiketten“ im jeweiligen Seminar. Wählen Sie dort bei der Ausgabeform die Option „Extra: Absage“ aus. Sollten nur einzelne Teilnehmer*innen benachrichtigt werden, können Sie diese unter „Einzeldruck/-versand“ gezielt auswählen.
Auf der rechten Seite wird der Text aus der hinterlegten Vorlage angezeigt. Dieser kann bei Bedarf direkt an dieser Stelle individuell für den jeweiligen Seminar angepasst werden.
Über den Button „Versand prüfen“ lässt sich ermitteln, an wie viele E-Mail-Adressen die Absage versendet wird. Mit einem Klick auf „Ausgabe“ wird die Absage-E-Mail schließlich verschickt.