2025.08 - August
GS-Admin | Modul Lehrgänge/Seminare
1.1 Automatische Übernahme von Online-Anmeldungen
Über einen Haken im Reiter Seminardaten lässt sich festlegen, ob Online-Anmeldungen in einem Lehrgang direkt aus dem Reiter „Online“ in die Anmeldungen übernommen werden sollen. Diese Einstellung kann für jeden Lehrgang individuell vorgenommen werden.
Wichtiger Hinweis: Es erfolgt keine automatische Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen. Die per E-Mail versendeten Texte an Teilnehmerinnen und Teilnehmer können in den Textbausteinen für jeden Kunden individuell angepasst werden.
Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie hier: PHOENIX-Wiki
1.2 E-Mailversand bei Stornierung eines Seminars
Falls ein Seminar abgesagt werden muss – etwa wegen zu geringer Teilnehmendenzahl oder unvorhergesehener Umstände – kann dies im System dokumentiert und kommuniziert werden. Zunächst wird im Reiter Seminardaten der Status des Seminars auf „abgesagt“ gesetzt. Dadurch wird es automatisch aus der öffentlichen Anzeige entfernt und ist nicht mehr buchbar. Anschließend können die angemeldeten Teilnehmenden direkt über das System per E-Mail informiert werden.
Wichtig: Diese Benachrichtigung erfolgt nicht automatisch, sondern muss aktiv von der zuständigen Person ausgelöst werden.
Der Text der Absage-E-Mail kann unter System > Textbausteine individuell angepasst werden. Der Versand selbst erfolgt über den Reiter Kommunikation > Serienmails/Etiketten, indem die Ausgabeform „Extra: Absage“ gewählt wird. Auf Wunsch können auch nur einzelne Teilnehmende gezielt benachrichtigt werden. Vor dem Versand lässt sich prüfen, an wie viele Adressen die Absage geht; mit einem Klick auf „Ausgabe“ wird die E-Mail dann verschickt.
Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie hier: PHOENIX-Wiki
1.3 Überarbeitung Referentenabrechnung
Der Tab Vorträge/Referenten wurde überarbeitet. Ab sofort lassen sich Fahrtkosten getrennt nach PKW, ÖPNV und Sonstigem erfassen. Die erfassten Referentenkosten können anschließend in den Rechnungsstapel übernommen und automatisch eine Gutschrift erstellt werden. Zudem ist ein SEPA-Export zur direkten Überweisung möglich.
Weitere Informationen zur Konfiguration finden Sie hier: PHOENIX-Wiki
VereinsAccount | Überarbeitung Vereinsdaten
Die Übersicht der Vereinsadresse und Vereinsdaten im Vereinsaccount wurde grundlegend überarbeitet. Hinterlegte Informationen werden nun kompakter und übersichtlicher dargestellt, während nicht mehr relevante Felder entfernt wurden.
Revisor | Logbuch bei Personen-/Vereinsdatenänderungen
Zur besseren Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen steht seit dem Release 03/2025 die neue Standardrolle „Revisor“ zur Verfügung. GS-Administratoren können diese Rolle gezielt an berechtigte Personen vergeben. Mit der Rolle „Revisor“ lassen sich sämtliche Änderungen an Personen- und Vereinsdaten direkt in der Detailansicht unter dem Reiter „Historie“ einsehen – inklusive Angaben darüber, wer eine Änderung durchgeführt hat und welche Daten betroffen waren.
Mit dem kommenden Release wurde das Logbuch für Personen- und Vereinsdaten grundlegend überarbeitet. Neben einer deutlich übersichtlicheren Darstellung stehen nun auch komfortable Filterfunktionen nach Name, Datum und Bereich zur Verfügung, sodass relevante Änderungen noch schneller, umfangreicher und gezielter gefunden werden können.