2025.09 - September
Rolle GS-Admin
Erweiterung der globalen Suche: Jetzt auch Seminare finden
Seit Juni steht Ihnen in der Rolle GS-Admin die globale Suche für Personen und Vereine zur Verfügung – ein praktisches Werkzeug, um schneller die gewünschten Informationen in PHOENIX zu finden.
Mit dem kommenden Release wird die Funktion nochmals erweitert: Künftig können Sie auch gezielt nach Seminaren/Lehrgängen suchen. Dabei stehen Ihnen verschiedene Suchkriterien zur Auswahl:
· Seminarnummer
· Seminartitel
· Seminarbeginn
· Seminarende
So finden Sie künftig noch schneller die relevanten Seminare und haben alle wichtigen Informationen auf einen Blick.
Zukünftig sind wir an der Planung, auch anderen Rollen die globale Suche zur Verfügung zu stellen.
Rolle GS-Admin / Bereich Fakturierung
2.1 Versand E-Rechnungen | Umstellung auf Word-Vorlage
Ab Januar 2026 werden Sie über PHOENIX auch E-Rechnungen versenden können. Mit dieser Erweiterung gehen Änderungen an den bisherigen Rechnungslayouts einher. Künftig basiert die Gestaltung der Rechnung auf einer Word-Vorlage, die Ihnen deutlich mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten bei den Rechnungen bietet – unabhängig davon, ob Sie E-Rechnungen oder weiterhin PDF-Rechnungen versenden.
Für jeden Gläubiger muss zukünftig eine neue Rechnungsvorlage erstellt und im System hinterlegt werden.
Detaillierte Informationen zur Umstellung auf die neuen Vorlagen erhalten Sie im nächsten Newsletter. Schon jetzt möchten wir Sie darauf aufmerksam machen, dass ab November 2025 Schulungen zum Versand von E-Rechnungen sowie zur Einrichtung und Anpassung der Vorlagen angeboten werden.
So sind Sie optimal vorbereitet, um die Vorteile der E-Rechnung ab 2026 bestmöglich zu nutzen.
2.2 Einstellungen zu Kontaktdetails bei Mahnungen
Bei der Rechnungserstellung können bereits die Kontaktdaten der zuständigen Sachbearbeitung aufgedruckt werden. Neu ist nun, dass bei Mahnungen wahlweise die Kontaktdaten des Rechnungserstellers oder des Mahnungserstellers angegeben werden können. Die entsprechende Einstellung finden Sie unter Fakturierung > Gläubiger im Tab Mahnwesen.
Rolle GS-Admin / Bereich Seminare/Lehrgänge
Massenänderung zur Veröffentlichung eines Seminars/Lehrgangs
Zur Veröffentlichung eines Seminars oder Lehrgangs muss im jeweiligen Datensatz unter Stammdaten > Seminardaten der Internetstatus auf „Anzeige mit Anmeldung“ gesetzt werden. Neu ist nun, dass dieser Schritt nicht mehr für jeden Lehrgang einzeln durchgeführt werden muss: Der Internetstatus kann jetzt per Massenänderung für mehrere Seminare oder Lehrgänge gleichzeitig hinterlegt werden. Dazu aktivieren Sie die Option „Massenänderung Internetstatus“, wählen in der folgenden Maske die gewünschten Seminare/Lehrgänge aus und legen den gewünschten Status fest. Mit einem Klick auf den Button „www-Status aktualisieren“ wird dieser automatisch für alle ausgewählten Einträge übernommen.
Rolle GS-Admin / Bereich Kader Fragen und Fragebogen
Neue Funktionen und Verbesserungen im Fragenmodul
Das Fragenmodul wurde umfassend überarbeitet und bietet nun zahlreiche neue Möglichkeiten für eine noch flexiblere Gestaltung von Fragebögen. Neben einer optimierten Bedienung stehen euch praktische Funktionen zur Verfügung, mit denen ihr Fragebögen einfacher erstellen, anpassen und übersichtlich darstellen könnt.
· Die Ansicht unter „Fragen“ wurde komplett überarbeitet.
· Über den Button „Vorschau“ könnt ihr den Fragebogen nun direkt vorab ansehen.
· Neue Fragen müssen nicht mehr über „Fragen“ angelegt werden, sondern können links über „Neue Frage anlegen“ hinzugefügt werden.
· Einzelne Fragen lassen sich per Drag & Drop einfacher verschieben – auch eine Anzeige nebeneinander ist möglich.
· Eine Formel-Berechnung wurde ergänzt.
· Ein Info-Text kann nun direkt im Fragebogen ergänzt werden.
· Bedingte Fragen sind möglich (z. B.: Wenn Frage 1 mit „Ja“ beantwortet wird, dann passiert X, ansonsten Y).
· Die Validierung wurde erweitert (z. B. maximale Zeichenzahl).
· Sowohl die Frage selbst als auch der Beschreibungstext können jetzt formatiert werden (fett, kursiv, Verlinkungen, Farben etc.).