Fakturierung- Gläubiger-Rechnung-Neues Layout für Gläubiger einrichten
Fakturierung: Neues Rechnungslayout für Gläubiger einrichten
Ab 2026 ist die Erstellung und Annahme elektronischer Rechnungen in Deutschland verpflichtend. Dazu gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Damit Phoenix diese Formate korrekt erzeugen kann, richten Sie für den jeweiligen Gläubiger ein neues Rechnungslayout ein.
Gehen Sie dafür in Phoenix wie folgt vor:
Wählen Sie die Rolle GS Admin.
Öffnen Sie die Ebene Fakturierung und anschließend Gläubiger.
Wählen Sie den Gläubiger aus, für den Sie ein neues Rechnungslayout hinterlegen möchten.
1. Rechnungsvorlage herunterladen
Öffnen Sie beim ausgewählten Gläubiger den Bereich Rechnungsvorlage und laden Sie die vorhandene Word-Vorlage herunter.
2. Word-Vorlage anpassen
Öffnen Sie die Datei Rechnung_Vorlage.docx in Microsoft Word. Entfernen Sie zunächst das Phoenix-Logo: Markieren Sie das Logo in der Vorlage und löschen Sie es mit der Entf-Taste.
Fügen Sie anschließend Ihr eigenes Logo ein:
Wählen Sie in Word Einfügen → Bilder.
Wählen Sie Ihre Logodatei aus.
Passen Sie die Größe proportional über die Ecken an, zum Beispiel auf eine Breite von 2–3 cm.
Positionieren Sie das Logo oben links oder oben rechts, ohne vorhandene Platzhalter zu überlagern.
Sie können außerdem die vorhandenen Platzhalter kopieren und in eine eigene Vorlage übernehmen, wenn Sie eine individuelle Verbandsrechnung erstellen möchten.
Wichtig: Ändern Sie keine Feldnamen oder Platzhalter. Diese Werte müssen unverändert bleiben, damit Phoenix die Rechnungsdaten später korrekt in die Vorlage einfügen kann.
3. Vorlage speichern und erneut hochladen
Speichern Sie die bearbeitete Vorlage als Word-Dokument (.docx) über Datei → Speichern unter.
Laden Sie die gespeicherte Vorlage anschließend in Phoenix über Datei auswählen wieder hoch. Prüfen Sie das Ergebnis danach mit Aktuelle Vorlage herunterladen.
4. E-Rechnungsformat auswählen
Wählen Sie im Auswahlfeld E-Rechnung das gewünschte Format aus. Phoenix unterstützt hier ZUGFeRD und XRechnung.
ZUGFeRD: PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Dieses Format eignet sich für Kunden, die die Rechnung als PDF lesen möchten oder keine eigene E-Rechnungssoftware verwenden.
XRechnung: Reines strukturiertes Datenformat ohne PDF-Ansicht. Dieses Format wird vor allem für Behörden und vollständig digitale Rechnungsempfänger genutzt.
Empfehlung: Verwenden Sie für normale Kunden standardmäßig ZUGFeRD.
5. Pflichtfelder für XRechnung und ZUGFeRD prüfen
Damit Phoenix eine gültige E-Rechnung erstellen kann, müssen beim Gläubiger die folgenden Angaben gepflegt sein:
Gläubiger-ID: Von der Deutschen Bundesbank zugewiesene Kennung des Rechnungsstellers. Sie ist insbesondere für SEPA-Lastschriftmandate erforderlich.
Steuernummer: Lokale Nummer des zuständigen Finanzamts. Nutzen Sie diese Angabe, wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist.
USt-IdNr.: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des BZSt. Sie ist unter anderem bei steuerpflichtigen Umsätzen, Kleinunternehmerregelung oder Steuerbefreiung relevant.
Diese Angaben sind nach EN 16931 für die Validierung von XRechnung und ZUGFeRD erforderlich. Fehlende Daten können den Export oder Versand in Phoenix II blockieren, da das System die zugehörigen BT-Felder prüft.
Hinweis: Füllen Sie Gläubiger-ID, Steuernummer und USt-IdNr. vollständig aus, um Fehlermeldungen bei der Rechnungserstellung zu vermeiden.