Fakturierung- Gläubiger-Rechnung-Neues Layout für Gläubiger einrichten
Fakturierung- Gläubiger-Rechnung-Neues Layout für Gläubiger einrichten
Ab 2026 ist die Erstellung und Annahme von E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. In Phoenix müssen Sie ein neues Rechnungslayout einrichten, um dies zu ermöglichen.
Wählen Sie die Rolle GS Admin, dann die Ebene Fakturierung und Gläubiger. Wählen Sie den Gläubiger aus, für den Sie ein neues Rechnungslayout hinterlegen möchten.
Gehen Sie zur Rechnungsvorlage und laden Sie das Word-Dokument herunter.
Öffnen Sie die Datei Rechnung_Vorlage.docx in Microsoft Word. Suchen Sie das Phoenix-Logo in der Vorlage, markieren Sie es und löschen Sie es mit der Entf-Taste. Fügen Sie Ihr eigenes Logo ein: Gehen Sie zu Einfügen → Bilder, wählen Sie Ihre Logodatei aus, ziehen Sie die Ecken proportional für die Größe (z. B. 2-3 cm Breite) und positionieren Sie es oben links oder rechts, ohne Platzhalter zu überlagern.
Darüber hinaus können Sie die Platzhalter kopieren und in eine eigene Vorlage einfügen, um eine individuelle Verbandsrechnung zu erstellen.
Ändern Sie keine Feldnamen oder Platzhalter – diese müssen erhalten bleiben.
Speichern Sie die Vorlage anschließend als Word-Dokument (.docx) über Datei → Speichern unter.
Nach dem Speichern laden Sie die Vorlage über Datei auswählen erneut in Phoenix hoch und testen Sie sie mit Aktuelle Vorlage herunterladen.
Auswahlfeld E-Rechnung
Im Fenster können Sie ZUGFeRD oder XRechnung wählen.
ZUGFeRD: PDF-Datei zum Lesen + versteckte Daten für Computer. Gut für Kunden ohne E-Rechnungssoftware.
XRechnung: Nur Computer-Daten (kein PDF). Für Behörden oder voll digitale Kunden.
Tipp: Nutzen Sie ZUGFeRD für normale Kunden (Standard).
Pflichtfelder für XRechnungen/ZUGFeRD
Gläubiger-ID, Steuernummer und USt-IdNr.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie die Felder Gläubiger-ID, Steuernummer und USt-IdNr.zwingend ausfüllen müssen. Dadurch vermeiden Sie Fehlermeldungen bei der Erstellung der Rechnung.
Warum diese Felder Pflicht sind?
Diese Angaben sind nach EN 16931 (XRechnung/ZUGFeRD) essenziell für die Validierung, besonders bei Zahlungen per SEPA-Lastschrift oder an Behörden (B2G). Fehlende Daten blockieren den Export oder Versand in Phoenix II, da das System BT-Felder prüft.
Gläubiger-ID : Von der Deutschen Bundesbank zugewiesene ID für den Rechnungssteller (Verkäufer/Gläubiger). Erforderlich für Lastschriftmandate.
Steuernummer : Lokale Nummer vom Finanzamt; nutzen Sie diese, falls keine USt-IdNr. vorhanden.
USt-IdNr. : Umsatzsteuer-ID vom BZSt; Pflicht bei steuerpflichtigen Umsätzen (S), Kleinunternehmerregelung (Z) oder Befreiung (E).