Supportsystem

Supportanfrage stellen in Phoenix II

Sind Sie auf ein Problem gestoßen, haben eine neue Anforderung oder eine Frage und können im Wiki keine Lösung finden? In diesem Fall ist es meist am einfachsten, wenn Sie ein Ticket im Support-System erstellen.

Das Erstellen eines Tickets hat den Vorteil, dass mehrere Support-Mitarbeiter schnell beurteilen können, wer Ihnen mit welcher Information am besten weiterhelfen kann. Zudem können Sie den aktuellen Stand und den Fortschritt Ihrer Anfrage aktiv mitverfolgen.

Mit dem März-Release 2022 haben wir die Ticketerstellung umgestellt. Ab sofort können Sie Tickets direkt in Phoenix II erstellen, wenn Sie in der Rolle GS-Admin angemeldet sind. Das bedeutet, dass Sie als Verband alle Tickets Ihres Verbands einsehen können und nicht nur Ihre eigenen, wie es im alten JIRA-Ticketsystem der Fall war.

Um das neue Supportsystem zu starten, klicken Sie einfach auf den blauen Support-Button, der Ihnen in Phoenix II unter der Rolle angezeigt wird.

Open

Support starten

Wenn Sie den Support-Button gedrückt haben, wird Ihnen folgende Oberfläche angezeigt:

Open

Ticketverwaltung im neuen Supportsystem von Phoenix II

Im neuen Supportsystem von Phoenix II können Sie Ihre Tickets effizient verwalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:

• Projekt auswählen: Oben links finden Sie eine Dropdown-Box, in der Sie das entsprechende Projekt auswählen können. In der Regel sollten Sie als Endkunde nur ein Projekt haben, welches gegebenenfalls einmal ausgewählt werden muss.

• Tickets anzeigen: Unter der Dropdown-Box haben Sie die Möglichkeit, zwischen zwei Ansichten zu wählen: Sie können entweder nur Ihre eigenen erstellten Tickets anzeigen lassen oder alle Tickets Ihres Verbandes einsehen.

• Tickettypen: Sie sehen hier eine Übersicht, wie viele Aufgaben, Fehler (Bugs) oder Anforderungen aktuell für Sie offen sind.

• Sortier- und Filterfunktionen: In der Mitte der Oberfläche können Sie die Tickets nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern, um die gewünschten Tickets in der Reihenfolge Ihrer Wahl anzuzeigen.

• Ticket einsehen: Ein Doppelklick auf ein Ticket öffnet dessen Details. So können Sie alle relevanten Informationen zu einem Ticket einsehen.

• Neues Ticket erstellen: Über den grünen Button „Neues Ticket“ können Sie ein neues Ticket eröffnen und Ihr Anliegen direkt an den Support übermitteln.

• Ticketstatus und Bearbeitung: In der Liste sehen Sie den aktuellen Status jedes Tickets und welcher Mitarbeiter von Phoenix II dieses Ticket gerade bearbeitet. Ebenso wird angezeigt, ob das Ticket momentan zur Rückmeldung oder zum Testen bei Ihnen liegt.

Diese Funktionen bieten Ihnen eine klare und effiziente Möglichkeit, Ihre Support-Tickets zu verwalten und den Fortschritt zu überwachen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Dies ist besonders nützlich, um Fragen zu stellen, zusätzliche Informationen bereitzustellen oder Rückmeldungen zu geben. Kommentare ermöglichen eine direkte Kommunikation zwischen Ihnen und dem Support-Team, sodass Ihr Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden kann.

Wenn Sie ein neues Ticket anlegen, dann bekommen Sie folgende Oberfläche angezeigt.

Erstellen eines Tickets im Supportsystem von Phoenix II

Um ein Ticket zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Vorgangstyp auswählen: Wählen Sie den entsprechenden Vorgangstyp aus: Anforderung, Fehler (Bug), Aufgabeoder Support. Falls Sie sich unsicher sind, wählen Sie „Support“ aus.

2. Priorität festlegen: Bestimmen Sie die Priorität des Tickets. Die Optionen sind:

   • Kritisch: Nur auswählen, wenn das System komplett ausgefallen ist oder eine sofortige Behebung erforderlich ist.

   • Hoch: Für dringend zu bearbeitende Anliegen.

   • Mittel: Wenn das Ticket keine hohe Dringlichkeit hat (wählen Sie dies, wenn Sie sich unsicher sind).

   • Gering und Sehr gering: Für weniger dringende Tickets.

3. Komponente auswählen: Wählen Sie die Komponente aus, bei der Sie das Problem oder die Anforderung vermuten (z. B. Fakturierung, Lizenzverwaltung, Kaderverwaltung, GS-Admin usw.). Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Phoenix“ aus.

4. Rolle auswählen: Wählen Sie die betroffene Rolle (z. B. Personenaccount, Vereinsaccount, GS-Admin). Wenn Sie sich nicht sicher sind, wählen Sie „GS-Admin“.

5. Betreff und Beschreibung eingeben: Geben Sie einen prägnanten Betreff ein, der das Anliegen zusammenfasst. Beschreiben Sie dann das Problem, die Anforderung oder die Frage so detailliert wie möglich. Geben Sie alle relevanten Informationen an, z. B. bei welchem Kunden, Seminar oder welcher Lizenz das Problem auftritt, und was genau verbessert oder ergänzt werden muss.

6. Dateianhänge: Unter der Beschreibung können Sie zusätzliche Dateien an das Ticket anhängen, die zur Klärung oder Bearbeitung des Anliegens nützlich sind.

7. Vorgangsdaten: Die Projektname, der Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse des Ticketerstellers sind bereits voreingestellt und helfen uns, das Ticket richtig zuzuordnen.

8. Benachrichtigungen: Wenn an dem Ticket Änderungen vorgenommen werden, erhalten Sie als Ticketersteller eine Benachrichtigungs-E-Mail.

Wichtiger Hinweis:
Wenn Sie ein Ticket sehen, das einen blauen linken Rand hat, bedeutet dies, dass Sie aktuell eine Aktion bei diesem Ticket durchführen müssen, z. B. eine Rückfrage beantworten, einen Test durchführen, das Ticket schließen oder beauftragen. Bitte bearbeiten Sie diese Tickets, da Sie der aktuelle Bearbeiter sind.

Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass Ihr Anliegen korrekt und effizient bearbeitet wird.

Sollten Sie sich erst gar nicht als GS-Admin anmelden können oder Probleme beim Öffnen des Ticketsystems haben, nutzen Sie dann bitte das Kontaktformular auf unserer Website it4sport: Kontakt oder schicken Sie uns einfach eine Mail an kontakt@it4sport.de.

Weitere Unterstützung bei Notfällen

Sollten Sie in einem Notfall dennoch direkte telefonische Unterstützung benötigen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dass wir mit Hilfe des TeamViewer-Programms direkt auf Ihren Rechner zugreifen. Dies ermöglicht uns, die Situation schnell und effizient nachzustellen, sofern der Fernzugriff auf Ihrem Rechner technisch zugelassen ist.

Vorgehensweise:

1. Klicken Sie bitte vor Ihrem Anruf auf den unten angegebenen Link, um das von uns bereitgestellte TeamViewer-Programm herunterzuladen.

2. Führen Sie TeamViewer aus. Sobald das Programm gestartet ist, wird eine Identifikationsnummer generiert.

3. Teilen Sie diese Identifikationsnummer telefonisch mit einem unserer Support-Mitarbeiter.

Mit dieser Nummer können wir dann direkt auf Ihren Rechner zugreifen und das Problem gemeinsam bearbeiten.

Kontaktaufnahme:
Unsere Mitarbeiter sind unter den folgenden Kontaktdaten für Sie erreichbar:

• Telefonnummer: 0711 / 52 08 92-86

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie TeamViewer bereits gestartet haben, bevor Sie uns anrufen, damit wir sofort mit der Problemlösung beginnen können.