Als GS-Admin haben Sie innerhalb von Phönix II weitreichende Befugnisse, die Ihnen umfangreiche Verwaltungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten bieten. Dazu gehört unter anderem die Fähigkeit, neue Personen anzulegen und Personenfunktionen sowie Rollen zuzuweisen. Dies ermöglicht es Ihnen, gezielt Benutzer zu verwalten und ihre Rechte und Verantwortlichkeiten im System festzulegen.
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Die Beschreibung der einzelnen Buttons finden Sie in der folgenden Anleitung. Sie erklärt die jeweilige Funktion und Nutzung der verschiedenen Schaltflächen detailliert.
Button (1) Neu
Durch Klicken auf den „Plusbutton“ (1) können Sie eine neue Person anlegen. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Vor- und Nachnamen der Person eingeben können, die Sie hinzufügen möchten.
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Verfahren Sie bei der Dateneingabe wie zuvor beschrieben: Geben Sie die erforderlichen Daten ein und speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton
Button (2) Bearbeiten
Über den Stiftebutton können Sie die Person, die Sie durch den Filter gefunden haben, direkt bearbeiten. Nach der Bearbeitung der Daten speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton.
Button (3) Löschen
Mit dem roten Löschbutton können Sie die Person löschen. In einem weiteren Fenster werden Sie dann aufgefordert, das Löschen zu bestätigen oder den Vorgang abzubrechen
Button (4) Person Rolle zuweisen
Durch Klicken auf den Schlüsselbutton können Sie der Person im weiteren Verlauf verschiedene Rollen zuweisen oder bestehende Rollen löschen.
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Rolle auswählen: Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Rolle (8 )und klicken Sie darauf, um sie zu markieren.
Rolle zuweisen: Nachdem Sie eine Rolle ausgewählt haben, verwenden Sie die Pfeiltasten (9) (nach rechts), um die markierte Rolle in das Fenster „Zugeordnete Rollen“ zu verschieben. Dadurch wird die Rolle der Person zugewiesen.
Rolle entfernen: Um eine bereits zugeordnete Rolle zu entfernen, markieren Sie die entsprechende Rolle im Fenster „Zugeordnete Rollen“. Verwenden Sie dann den Pfeil (meistens nach links), um die Rolle zurück in das Fenster „Rollen“ zu verschieben. Dadurch wird die Rolle von der Person gelöscht.
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Button (5) .vcf Export
Mit der Pfeiltaste können Sie eine .vcf Excel-Datei herunterladen. Durch diesen Download ist es Ihnen möglich, die hinterlegten Kontaktdaten der Person in Ihre eigenen Kontaktdaten zu übernehmen.
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Button (6) Etiketten Export
Mit der Pfeiltaste können Sie die Kontaktdaten herunterladen, die Sie zur Druck von Etiketten, beispielsweise als Adressaufkleber, verwenden können.
Durch Setzen des Hakens bei „Absenderadresse“ wird auf dem Etikett auch die Verbandsadresse als Absenderadresse gedruckt.
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Button (10) Dubletten beseitigen
Durch verschiedene Ursachen kann es dazu kommen, dass Personen doppelt angelegt wurden. Diese Duplikate können Sie beseitigen.
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Zum Abschluss sehen Sie ein Hinweisfeld. Bitte beachten Sie die Informationen im blauen Textfeld, um den Vorgang korrekt abzuschließen
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Button (11) Aktivierungsmail erneut versenden
Falls die Aktivierungsmail bei der Registrierung eines neuen Benutzers nicht versendet wurde, können Sie hier den Versand erneut auslösen. Oft liegt das Problem an einem Tippfehler in der E-Mail-Adresse. Wenn dies der Fall ist, korrigieren Sie die E-Mail-Adresse und klicken Sie anschließend auf den Button, um die Aktivierungsmail erneut zu versenden.
Button (12) Login on Behalf
Login on Behalf ermöglicht es Ihnen, sich im Namen eines anderen Benutzers in das System einzuloggen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie bestimmte Aktionen im Auftrag eines Benutzers ausführen müssen, ohne dessen Zugangsdaten direkt zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, bevor Sie diese Funktion nutzen.
Nach dem Login on Behalf sehen Sie den Personenaccount aus der Sicht des Benutzers und können eventuelle Änderungen vornehmen. Der Benutzer wird über diesen Zugriff durch eine Benachrichtigungs-E-Mail informiert.
Button (13) Funktion zuweisen
Die Funktion "Funktion zuweisen" ermöglicht es Ihnen, einer Person spezielle Rollen oder Berechtigungen innerhalb des Systems zuzuweisen. Dies kann z. B. administrative Rechte oder bestimmte Zuständigkeiten umfassen. Wählen Sie dazu die gewünschte Funktion aus und fügen Sie diese der Person hinzu, um ihr entsprechende Befugnisse zu erteilen.
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