Wenn Sie das SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren verwenden, ist es natürlich sinnvoll, möglichst viele von Ihren Vereinen Ihrer Vereine/Kunden/Personen (im nachfolgenden Text immer als Kunde genannt bezeichnet) auf dieses sehr einfache und insbesondere für die Buchhaltung sehr sinnvolle nützliche Verfahren zu bringenumzustellen.
Als erstes Zunächst benötigen Sie ein vom den Kunden gültiges SEPA-Lastschriftmandat. Hier ist es sinnvoll, wenn Sie sich eine Vorlage erstellen und diese dem Kunden zusenden. Diese muss er dann wieder Es empfiehlt sich, eine Vorlage für dieses Mandat zu erstellen und dem Kunden zukommen zu lassen. Der Kunde muss das ausgefüllte Mandat dann an Sie zurücksenden. Anbei finden Sie eine Vorlage eines möglichen für ein mögliches SEPA-LastschriftmandatesLastschriftmandat. In der Regel kann das SEPA-Mandat auch direkt bei der Teilnahme an einem Seminar oder anderen kostenpflichtigen Dienstleistungen (wie Passerstellung, Lizenzerstellungen etc Lizenzvergabe usw.) direkt auch in Phoenix mit angelegt werden.
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Sollte das Lastschriftmandat nicht durch einen automatischen Prozess wie Seminarteilnahme oder Passantragvorhanden sein, so können Sie dieses wie folgt anlegen (dieser Prozess wird aus der Sicht der Rolle GS-Admin, beschrieben; die Anlage Mandat des Mandats durch den Verein ist dann wird im Vereinsaccount beschriebenerläutert):
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Um eine Bankverbindung bei der Person oder
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dem Kunden/Verein
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Unter dem anzulegen, wählen Sie im Register Verein/Kunde den entsprechenden Verein / den oder Kunden auswählen aus und klicken Sie bei der Bank auf den + Button drücken.
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Dann Geben Sie dann entweder die IBAN oder die Bankleitzahl und sowie das Konto eingeben ein. Danach Speichern Sie die Bankverbindung anschließend mit dem grünen Disketten-Button speichern.
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Als nächstes Nächstes muss das Konto noch den Bankeinzugsbereichen zugeordnet werden. Der Hintergrund dieser Zuordnung ist der, dass es Sie beispielsweise die Möglichkeit gibthaben, z.B. alle Schulungskosten vom von Konto A und alle anderen Kosten vom von Konto B abbuchen zu lassen.
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Daher Wählen Sie daher hier bitte den Bankeinzugsbereich und die Bankverbindung auszuwählen aus. Sind Nachdem die Daten gespeichert sind, kann man können Sie mit dem Button SEPA in die Mandatssicht wechseln:.
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Mit dem + Button wird nun ein neues Mandat eröffnet, und sie Sie können vor der Speicherung des Mandats noch Details anpassen:
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In der Regel reicht es aus, wenn Sie jetzt das Mandat jetzt mit dem grünen Disketten-Button abspeichern abzuspeichern.
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Dann Anschließend haben Sie die Möglichkeit das ”Mandatsinfo drucken” , die „Mandatsinfo drucken“ zu lassen und per Post zu versenden, oder sie Sie versenden das Mandat direkt per als PDF über “Mandatsinfo versenden” „Mandatsinfo versenden“ per E-Mail.
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Dort wird dann ein vorgefertigtes SEPA-Mandatschreiben erzeugt mit dem ungefähren Textinhalt.
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