Die Einsatzplanung selbst wird unter jeder für jede Veranstaltung durchgeführterstellt. Nach dem anklicken Anklicken einer Veranstaltung, gelangt man über den Reiter “Einsatzplanung” direkt zur Einsatzplanung der jeweiligen Veranstaltung. Das ersteErste, was sich hier direkt geöffnet sein dürfteöffnet, ist der Personal-Pool:
Personal
Um eine Veranstaltung besser eine Veranstaltung planen zu können, ist es wichtig zu wissen, wer in dem jeweiligen Zeitraum Zeit hat zur Verfügung steht, um eine Position einzunehmen. Daher gibt es den Personal Pool. Im Grunde ist der Personal Pool dafür vorgesehen, um mehr Personen einzuladen abzufragen als gebraucht werden. Die Personen sehen dann in ihren Einladungen, das dass sie lediglich „lediglich“ zur Veranstaltung angefragt wurden, aber noch keine genaue Position haben.
Um nun Personen in den Personal Pool einzuladen, wird der linke Button mit dem Plus benutzt. In dem sich öffnenden Fenster können dann einzelne Personen via ihrem ihren Namen gesucht und in den Pool eingeladen werden. Optional ist es möglich mit Filtern, eine Personengruppe zu definieren und diese dann mit einem Knopfdruck direkt alle in gesamtheitlichin den Pool zu holen.
Wenn man nun alle gewünschten Personen in dem Personen Personal Pool der Veranstaltung hat, kann man über den blauen Mail-Button eine Einladung an alle Personen verschicken, welche noch keine bekommen Einladung erhalten haben. Natürlich kann man auch nur an einzelne Personen eine direkte Einladung direkt verschicken. Dazu hat man dann im Feld Mailtext auch die Option den Text, welcher in der E-Mail steht auzuwählen , auszuwählen (Neue Mailtexte können in den Veranstaltungseinstellungen definiert werden:
https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3362914308&draftShareId=67c461ca-95a6-4d0e-9bc8-1c4173d37148).
Tagesansicht
Je nachdem wie viele Tage eine Veranstaltung planmäßig geht, werden von der Eisnatzplanung Einsatzplanung automatisch entsprechend viele Tage erstellt. Die Einzeheiten Einzelheiten der Veranstaltungstage können bei den Einstellungen, unter den Einstellungen Zeiteinheiten, weiter bearbeitet werden: https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3362914308&draftShareId=67c461ca-95a6-4d0e-9bc8-1c4173d37148.
Unter jedem Tag hat man nun die möglichkeit Positionen einzufügen, in welche später die Personen eingeteilt werden. Da das immer wieder neu anlegen von jeder einzelnen Position für jede Veranstaltung sehr viel Zeit in anspruch nimmt, gibt es hierfür auch vorlagen Vorlagen welche entweder manuell eingefügt, oder automatisch plaziert werden können. Mehr informationen hierzu und wie man Vorlagen erstellt unter: https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3359375374&draftShareId=b102339d-98d3-4c02-ad7e-3b24ce9729c4.
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Hat man nun alle seine gewünschten bzw. erforderlichen Positionen eingefügt und Personen im Personen Personal Pool eingeladen, welche am besten noch zugesagt haben, kann man nun mit der Eigentlichen eigentlichen Einsatzplanung beginnen. Zuallererst muss der Schieberegler oben rechts auf in die die andere Seite geschoben/gedrückt , also von rechts nach links, verschoben werden, um die Bearbeitung der Positionen zu beenden und um mit der zuteilung Zuteilung des Personals beginnen zu können.
Mit dem Blauen blauen Button auf der ganz rechten Seite von jeder Position können nun Personen den Positionen zugeordnet werden.
Beim klicken Klicken auf den “Position besetzen”-Button , öffnet sich ein Pop-up Fenster. In diesem Fenster kann man nun eine Person im System suchen, welche die jeweilige Position einnehmen soll. Wurden zuvor Personen in den Personal Pool hinzugefügt, erscheinen diese, zusammen mit ihrem Status, ganz oben. Je nachdem wie die jeweilige Vorlage bzw. die Positionen bearbeitet wurdenangelegtwurden, braucht benötigt das Personal bestimmte Eigenschaften, um überhaupt für die jeweilige Position infrage zu kommen. Beim klick Klick auf den “Position besetzen”-Button , werden diese Vorraussetzungen Voraussetzungen automatisch in den Filter eingetragen. Durch drücken Drücken auf das X neben jedem Filterparameter können diese Filter manuel manuell auch wieder entfernt werden.
Auf der rechten Seite neben jeder Person befindet sich ein Zuweisungs-Button. Mit ihm kann die jeweilige Person nun mit einem Knopdruck Knopfdruck der Position zugeordnet werden. Will Möchte man mehrere Personen nacheinander hinzufügen, kann man den Zuweisungs-Button mit dem Plus benutzen, der sich noch weiter rechts neben dem eigentlchen eigentlichen Zuweisungs-Button befindet, um nach der zuweisung Zuweisung direkt anschließend eine weitere Person für die Position nach der letzten zuzuordnen. Hierfür wird der Filter direkt Live live aktualisiert, um schneller bei der Einsatzplanung voranzukommen.
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Sowohl im Personal-Pool als auch in der Tagesansich, ist es möglich einzusehen (falls in den Einstellungen eine Unterkunkft zur verfügung gestellt wurde) wer ein Hotelzimmer buchen will und wer nicht. Neben der Information ob Einzel- oder Doppelzimmer, kann von jeder Person in der Rückmeldung zur Einladung zur der Veranstaltung festgehalten werden, von wann bis wann ein Zimmer gebraucht benötigt wird und ob es einen Wunschzimmerpartner gibt (weitere Informationen zur Sicht des Eingeladenen eingeladenen Personals: https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3375398915&draftShareId=c36fde09-0816-4f7f-be34-e3b56219da51).
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Da man allerdings mit den Einzelnen informationen nicht viel einzelnen Informationen nur wenig anfangen kann, ist es möglich, unter der Veranstaltung im Reiter "Hotel, " eine komplette Liste aller Zimmer belegungen Zimmerbelegungen als .pdf PDF auszugeben und direkt an das zustädige zuständige Hotel zu schicken, um die erforderlichen Zimmer dort direkt buchen zu können.