2022.05

1. Allgemein

 1.1. Erweiterung Supportsystem

Auch mit diesem Release wird das neue Supportsystem weiterentwickelt. Neben kleineren Anpassungen können Sie künftig über die neue Funktion „Phoenix II Support“ ausgewählten Personen die Nutzung des Support-Tools zuordnen. Wie allgemein bei Funktionen können Sie dann im zweiten Schritt eine E-Mail-Adresse hinterlegen, an die Benachrichtigungen aus dem Supportsystem gesendet werden sollen.

 Die neue Funktion können Sie auch dann nutzen, wenn Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse für Support-Benachrichtigungen ändern möchten. Auch in diesem Fall können Sie sich selbst die o.g. Funktion zuweisen und dieser Funktion die gewünschte E-Mail hinterlegen.

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2. Vereinsverwaltung

2.1. Kennzeichen „Beitragsbefreit“

Ist in einem Verein das Kennzeichen „Beitragsbefreit“ gesetzt (Haken aktiviert), wird bei Erstellung der Beitragsrechnungen für diesen Verein keine Rechnung erstellt.

2.2. Archivieren von Ehrungen

Ehrungen können künftig archiviert werden. Um eine Ehrung zu archivieren, wählt man unter Vereine > Ehrungen Stammdaten die gewünschte Ehrung zum Bearbeiten aus und wählt darin die Box „Archiviert“ an.

Ehrungen, die bereits in der Vergangenheit vergeben wurden und deren Ehrungsstamm nun archiviert ist, bleiben davon unberührt. Bei neuen Ehrungen (sowohl Vereins- als auch Personenehrungen) kann jedoch keine archivierte Ehrung ausgewählt werden, sondern nur nicht-archivierte. In Ergänzung dazu wurden die Ehrungen-Exporte teilweise um den Status „Archiviert“ erweitert.

2.3. Anpassungen für die Lauftreffs (Leichtathletik)

Für die Leichtathletik-Landesverbände wird nun eine Wiedervorlage erstellt, sobald der DLV eine Anpassung an einem seiner Lauftreffs vornimmt. Bislang wurde dies nur bei Änderung am Lauftreff durch die Landesverbände beim Dachverband angezeigt. Hier erscheint nun unter Personen – Wiedervorlagenübersicht die entsprechende Information, auf der Startseite kommt der Hinweis zu neuen Wiedervorlagen.

Die Leichtathletik-Landesverbände können die Lauftreffs nun nach der jeweiligen nächsten Strukturebene (Bezirk, Kreis) filtern bzw. zuordnen und erhalten somit eine bessere Übersicht zu den regionalen Laufreffs.

Es wird nun sowohl bei den Leichtathletik-Landesverbänden als auch beim DLV die letzte Änderung (wer und wann) am Lauftreff protokolliert und in dem jeweiligen Lauftreff angezeigt.

3. Fakturierung

Im Bereich Fakturierung wurden auch wieder einige Verbesserungen durchgeführt, um dort noch besser und einfacher arbeiten zu können. Hier unsere Bitte, dass Sie diese Informationen auf jeden Fall an Ihre Kolleginnen und Kollegen weiterleiten, die mit Phoenix im Bereich Fakturierung arbeiten. 

3.1. Zahlungsstatus bei Rechnungen besser sichtbar

Zukünftig kann man anhand der Farbe des Zahlbetrags in der Rechnungsliste direkt erkennen, wie der Status der Rechnung ist.

• Grün = Rechnung bezahlt (bzw. bei Raten entsprechend bisher nach Ratenplan bezahlt)

• Blau = in Rechnung gestellt, aber noch nicht fällig

• Orange = in Rechnung gestellt und fällig, noch kein Zahlungseingang verbucht

• Rot = in Rechnung gestellt aber trotz Mahnung noch kein Zahlungseingang verbucht

• Schwarz = Stornierte oder noch nicht versendete Rechnungen

Dies bedeutet, dass man insbesondere bei roten und orangenen Zahlbeträgen dann ggfs. ein To Do bei den Zahlungen hat.

3.2. Bessere Einstellmöglichkeiten für Bankeinzugsrechnungen

In der Gläubigerverwaltung wurde eine neue Checkbox „Hinweis Bankeinzug anzeigen“ hinzugefügt.

Ist diese Checkbox aktiviert, erscheint bei einer Bankeinzugsrechnung unterhalb des Rechnungsdatums ein roter Hinweis: „Bankeinzug, bitte nicht überweisen“:

Damit der Hinweistext hinsichtlich der Positionierung zum Rechnungslayout passend und individuell eingestellt werden kann, gibt es ein weiteres Feld „Hinweis Bankeinzug Position“:

In dieses Feld kann eine Zahl gegeben werden. Eine positive Zahl verschiebt den Text auf der X-Achse weiter nach rechts, eine negative Zahl verschiebt den Text nach links. Über die Vorschau-Funktion oder in der Testumgebung können Sie testen bzw. ausprobieren, wann die Position für Sie richtig eingestellt ist.

Für Kunden, die diese Funktion bereits nutzen, ändert sich an dieser Stelle nichts, es müssen keine Anpassungen vorgenommen werden. 

3.3. Sonderzeichen im Zusatztext einer Rechnung

Im Zusatztext einer Rechnung werden jetzt auch Sonderzeichen wie %, *  und ` abgebildet.

3.4. Bestandsdatenimport

Beim Bestandsdatenimport kam es bei großen Dateien teilweise zum Abbruch des Imports. Bei großen Dateien haben Sie nun die Wahl, ob sie die bisherige Funktionalität wie gehabt nutzen oder eine neue Zusatzfunktion nutzen.

Die bisherige Funktion gibt ab einer Meldung von über 100 Vereinen â ca. 109 Zeilen (also größer als 10.000 Zeilen) eine Fehlermeldung aus, dass die Datei gekürzt werden muss. Alle weiteren Schritte erfolgen wie bisher.

Zusätzlich gibt es nun auch die Funktion „Bestandsdaten bereitstellen“. Hier kann eine XML-Datei hochgeladen werden. Über Nacht werden dann die bereitgestellten Bestandsdaten eingelesen und sind am Folgetag verfügbar. Sobald der Import abgeschlossen ist oder falls ein Fehler aufgetreten ist, werden Sie per E-Mail informiert. Die E-Mail-Adresse können Sie über einen Konfigurationsparameter (Bereich „Bestandsdaten“, Kürzel „InfoMail“) selbst festlegen. Der E-Mail hängt ein Protokoll der importierten Daten bzw. Fehler an.

So haben Sie weiterhin die Möglichkeit, kleinere Dateien direkt einzuspielen und werden bei größeren Dateien per E-Mail informiert, sobald die Daten im System sind.

4. Lizenzen

4.1. Archivierte Lizenzen im Personenaccount ausblenden

Über den Konfigurationsparameter im Bereich “Personenaccount”, Kürzel “mitLizenzArchiv“ kann man nun einstellen, ob die archivierten Lizenzen im Personenaccount mit angezeigt werden oder nicht. Mit Konfigeintrag T. (= true), werden die Lizenzen mit angezeigt, mit Eintrag F (= false) werden diese Lizenzen nicht angezeigt. 

5. Seminare

5.1. Übermandantenfähigkeit

Die Seminarverwaltung ist ab dem Zeitpunkt des Releases Über- bzw. Quermandantenfähig. Das bedeutet, dass die Landesverbände der gleichen Sportart übergreifende Seminare ausrichten und die jeweiligen Teilnehmer sich anmelden können.

Für die Einrichtung dieser Funktionalität müssen von uns als it4sport zunächst die verschiedenen Mandanten, welche von der offenen Anmeldung betroffen sind, hinterlegt werden. Dies kann also verbandsspezifisch gesteuert werden.

Beispiel: Ein Württembergischer Verband kann einstellen, dass die Seminare nur für den Badischen Verband freigegeben sind und nicht zwangsläufig alle Verbände von der gleichen Sportart betroffen sind.

Über die Checkbox “Anmeldung auch für andere Verbände” kann dann anschließend in den Stammdaten eines Seminars der Verband die offene Anmeldung freigeben. Alle (siehe 5.1.1) hinterlegten Sportverbände bekommen das Seminar in ihrer Online-Anmelde-Maske dann angezeigt.

Aus Sicht des Teilnehmers verändert sich im Anmeldeprozess nichts. Sobald der gewohnte Anmeldeprozess des Teilnehmers abgeschlossen ist, wird der Teilnehmer bei den Seminarstammdaten des ausrichtenden Verbandes unter Online-Anmeldungen angezeigt und kann für das Seminar als Teilnehmer übernommen werden.

Der Teilnehmer erhält nach Seminarabschluss (wie die verbandseigenen Teilnehmer auch) die entsprechende Rechnung (insofern Kosten vorhanden) und die Teilnahmebestätigung (insofern vorhanden) vom ausrichtenden Landesverband.

Die ggf. daraus resultierende Lizenzverlängerung ist dabei noch nicht berücksichtigt. Diese Funktionalität ist für das kommenden Juni-Release geplant.

5.2. Einbindung von Moodle

Phoenix II-Seminare können ab nun auch mit Moodle  verbunden werden. Moodle ist ein Kursmanagementsystem und eine Lernplattform und bietet die Möglichkeiten zur Unterstützung kooperativer Lehr- und Lernmethoden. Damit wir Moodle für Sie einbinden können, benötigen wir von Ihnen die Daten des Moodle-Servers. Anschließend sind folgende Funktionalitäten nutzbar:

• Phoenix II-Seminare können mit Moodle-Räumen verbunden werden

• Personen aus einem Phoenix II-Seminar können direkt an Moodle übertragen werden

• Moodle-Räume können direkt in Phoenix II angelegt werden

• Ein Moodle-Seminar kann für mehrere Phoenix II-Seminare genutzt werden

• Ein Login in Moodle ist auch über den Phoenix II-Account möglich

Wenn Sie die Einbindung Moodles einrichten und nutzen wollen, kommen Sie gern auf uns zu.

5.3. Druck von Zulassungsvoraussetzungen eines Seminares

In einem Seminar unter Kommunikation > Teilnehmerlisten ist bei den Teilnahmevoraussetzungen eine neue Auswahl “download Voraussetzung” hinzugekommen. Im Dropdown unter der Auswahl kann eine Teilnahmevoraussetzung, die dem Seminar zugeordnet ist, ausgewählt werden. Drückt man nun auf Ausgabe, wird für alle Personen, die Unterlagen hochgeladen haben, der Export gestartet. Dabei wird eine ZIP-Datei erstellt, die diese Dokumente beinhaltet. Falls es keine Dokumente gibt, wird keine ZIP-Datei erstellt und es kommt ein Hinweis für den Anwender.

6. Kader

6.1. Trainerauswertung inkl. Nicht-öffentlicher Daten

Unter Kader Auswertungen greift der Filter inkl. Nicht-öffentliche Daten jetzt auch für die Auswahl „Adressdaten der Heim- und Landestrainer“.

6.2. Kader-Archivierung

Im Bereich Kader besteht neben der Möglichkeit, Kader in eine neue Saison zu übernehmen, nun auch die Option der Kader-Archivierung. Da in der Regel pro neue Spielzeit/Saison auch ein neuer Kader erstellt wird, können u.a. aufgrund der Übersichtlichkeit die “alten” Kader archiviert werden. Diese werden in der Kader-Liste nicht mehr angezeigt, können aber über den dazugehörigen Statusfilter wieder aufgerufen und eingesehen werden.

7. Veranstaltungen

7.1. Offene Anmeldung für Veranstaltungen (zukünftig auch für Seminare geeignet)

Das Modul Veranstaltungen – bisher überwiegend für Leichtathletikverbände freigeschaltet - wurde umfangreich erweitert. Mit dem neuen Release wurde die Möglichkeit geschaffen, das Veranstaltungsmodul auch für die Einladung von Seminaren zu nutzen bzw. kann man nun bei Veranstaltungen auch offene Anmeldungen zu lassen. Mit offenen Anmeldungen ist gemeint, dass man sich auf über die Verbands-Website - ohne einen eigenen Phoenix-Account haben zu müssen, bei einer Veranstaltung anmelden kann und nicht mehr - wie bisher - eingeladen wird bzw. eingeladen werden muss.

Die Buchungsmöglichkeiten für Hotelzimmer wurden weiter spezifiziert, die Angabe der An- und Abreise der Teilnehmer flexibilisiert. Außerdem gibt es nun mehr Möglichkeiten, Textbausteine und die Anzeige in der Online-Anmeldung auf die jeweilige Veranstaltung und Teilnehmergruppe anpassen zu können. So können jetzt beispielsweise eigene Fragen hinzugefügt werden, welche die Teilnehmer beantworten können/müssen, die nur speziell für diese Veranstaltung nötig sind. Die Auswahl-Anzeige der sogenannten offenen Veranstaltungen (Kachel-Optik) kann in die eigene Verbands-Website eingebaut werden:

Ansicht innerhalb einer offenen Online-Anmeldung zu einer Veranstaltung:

Mit dem neuen Release kann die von der Oberfläche deutlich überarbeitete Anmeldung auch für Seminare verwendet werden. Dabei werden die Teilnehmer in die Seminarbereich synchronisiert und es stellen alle Funktionalitäten aus dem Seminarbereich nach wie vor zur Verfügung.