2022.11

1. Personen

 1.1.  Geschlechtsspezifische Funktionszuweisung genauer definiert

 Im Bereich Personen lassen sich einer Person Funktionen zuordnen. Hier wurde bisher als Standard bei der Person lediglich die männliche Funktionsbezeichnung angezeigt. Dies wurde so angepasst, dass beim Hinzufügen von Funktionen sowie in der Anzeige bestehender Funktionen zukünftig bei Frauen die weibliche Funktionsbezeichnung angezeigt wird. Neben der Anpassung in der Personenverwaltung wird auch in der Vereinsverwaltung bei Frauen die weibliche Funktionsbezeichnung angezeigt. Bei Personen mit diversem Geschlecht wird aktuell noch auf die männliche Funktionsbezeichnung zurückgegriffen. Bis auf weiteres orientieren wir uns hier an dem „Rat für deutsche Rechtschreibung“, welcher aktuell Gendersterne und andere Sonderzeichen noch nicht für sinnvoll hält, da man sich zunächst gesellschaftlich darauf einigen müsse, was nun genau zu verwenden ist.

 1.2.  Löschen in Wiedervorlagen Übersicht

Unter Wiedervorlagen-Übersicht können über einen neuen Button „Alle löschen“ alle Wiedervorlagen auf einmal gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass mit der Löschung von „allen Wiedervorlagen“ auch alle gegebenenfalls vorhandenen Arbeitsaufträge mit gelöscht werden. Wenn diese gelöscht werden, wie z.B. das Setzen von Personenkennzeichen oder die Annahme von Startpasswechselanträgen, dann müssen Sie diese manuell nacharbeiten. Daher unser Tipp, dass Sie vor dem Löschen aller Wiedervorlagen nochmals drauf schauen, ob es sich nur noch um Hinweise handelt, die sie idealerweise schon abgearbeitet haben, oder ob noch aktive Arbeitsaufträge vorliegen.

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2. Fakturierung

2.1.  Wiederkehrende Rechnungen für Vereine und Personen

Zukünftig ist es möglich, auch wiederkehrende Rechnungen für Vereine oder Personen zu hinterlegen. Dies bedeutet, dass Sie zukünftig die Möglichkeit haben, von Personen oder Vereinen regelmäßig denselben Betrag bzw. denselben Artikel etc. zu berechnen bzw. bei vorhandener Lastschrift einzuziehen. Diese Funktion soll in der Regel nicht die vorhandenen jährlichen Bestandsrechnungen ablösen, sondern soll eine Ergänzung dafür sein.
Beispiele für wiederkehrende Rechnungen sind z.B. unsere monatlichen Phoenixrechnungen an Sie als unsere Kunden, jährliche Hostingrechnungen an Verbände, die bei uns ihre Homepage betreiben bzw. das VerbandsCMS nutzen oder auch sonstige regelmäßige Rechnungen, die Sie Ihren Vereinen/Firmen/Personen in Rechnung stellen wollen.

Sie können Rechnungen zukünftig einmal im Monat, alle 2, 3, 6 Monate oder einmal im Jahr automatisch erstellen lassen.

Für die Erfassung von regelmäßigen Rechnungen gibt es – wenn es bei Ihnen dann so eingestellt ist – unter Personen und Vereine den Reiter Beiträge.

In diesem Reiter können Sie dann die Häufigkeit, das Start- und Enddatum, die Anzahl, den Gläubiger, die Artikelgruppe und den Artikel auswählen.

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Sollte sich der Artikelpreis ändern, dann wird auch die nächste Rechnung entsprechend geändert. Haben Sie einen speziellen Preis, dann können Sie über das Anhaken der CheckBox „abweichende Kosten“ auch die Felder MwSt., Netto Ggfs. Brutto und die Kostenstelle bearbeiten. Im Zusatztext können Sie dann die erforderlichen Informationen hinterlegen, um welchen Artikel es sich handelt.

Haben Sie im System wiederkehrende Rechnungen erstellt, dann empfiehlt es sich, einmal im Monat den Reiter „Jahresrechnungen“ (bei einigen Verbänden auch „Beitragsrechnungen“ genannt), aufzurufen.

Wenn Sie dort auf den Reiter „Beiträge“ klicken und den Button „Auswahl  prüfen“ drücken, erscheint eine Liste aller Rechnungen, die heute erstellt werden können. Sollte der Reiter „Beiträge“ bei Ihnen nicht vorhanden sein, dann bitte melden, so dass wir dies für Sie dann richtig einstellen können.

In der Vorschauliste sehen Sie dann die möglichen zu erstellenden Rechnungen inkl. des Bruttobetrags der Rechnung und ob es sich um eine Überweisungsrechnung oder eine Lastschriftrechnung handelt.

Wenn Sie dann den Button „Rechnungen erstellen“ drücken, werden die Rechnungen erstellt und ab da läuft der ganz normale Versandprozess wie bei jeder Rechnung auch. Also entweder Versand per E-Mail oder Post, Einzug per Lastschrift oder Überweisung etc.

 Wurde die Rechnung erstellt, sehen Sie in den Beiträgen, wann die letzte Ausführung dieser Rechnung war und wann das nächste Ausführungsdatum für diese Position das nächste Mal angesetzt ist (Feld „nächste Ausführung“).

 Aktuell setzen wir das nächste Ausführungsdatum immer auf den ersten des Monats, so dass man dann immer einen laufenden Monat zur Abarbeitung der wiederkehrenden Rechnungen hat. Sollten Sie einen oder mehrere Ausführungstermine wünschen, so kommen Sie diesbezüglich gern auf uns zu.

Sollten Sie eine Position über mehrere Monate zurückdatieren (also die monatlichen Rechnungen sind schon mehrmals fällig) oder haben Sie im letzten Monat den Rechnungslauf vergessen, dann kann Phoenix II diese Konstellation dennoch sauber abarbeiten. Phoenix II schaut bei der Prüfung der zu generierenden Rechnungen immer auf das nächste Ausführungsdatum. Ist das nächste fällige Ausführungsdatum immer noch kleiner als heute, dann wird beim Aufruf der „Jahresrechnungen“ à „Beträge“ à „Auswahl prüfen“ diese Position so oft mit in die anstehende Rechnung rein generiert, bis das nächste Ausführungsdatum größer als heute ist.  

Ergänzend noch der Hinweis, dass Sie bei den Zusatztexten auch Variablen mitgeben, so dass z.B. der aktuelle Monat mit später ausgegeben werden kann: 

Wird dieser Platzhalter im Text benutzt, z.B. „Monatliche Servicepauschale für Monat ({month})“ dann kommt auf der Rechnung „Monatliche Servicepauschale für Monat 11.2022“ raus. 

Wollen Sie die Funktion wiederkehrende Rechnungen nutzen, so melden Sie sich gerne bei uns, damit wir dies bei Ihnen einrichten bzw. freischalten können.

2.2.  Sortierreihenfolge bei Zahlungen geändert

Standardmäßig werden nun immer die ältesten Rechnungen als Erstes im Reiter Zahlungen angezeigt und nicht mehr wie bisher die neuesten. Bei Bedarf kann man nun aber auch die Sortierreihenfolge ändern (also wie bisher die neueste Rechnung oben anzeigen).

2.3.  Blätterfunktion bei Zahlungen erweitert

Im Reiter Zahlungen wurden aktuell bisher immer alle Zahlungen angezeigt, wenn man als User keine Filterkriterien zur Einschränkung nutzte. So konnte man sich immer abhängig von den anzuzeigenden Daten auch die Gesamtsumme an ausstehenden Rechnungen anschauen.

Phoenix II wurde nun dahingehend erweitert, dass man nun mit der Anzahl der anzuzeigenden Rechnungen auch z.B. nur die letzten 25 offenen Rechnungen und man in der Summe dennoch den korrekten Betrag der insgesamt ausstehenden Rechnungen angezeigt bekommt.

3. Seminare

3.1.  Herunterladen von Teilnahmebestätigungen

Die Teilnahmebestätigungen der Seminare können künftig noch einfacher erhalten werden.

• Zum einen gibt es nun eine Erweiterung des PersonenAccounts. Hier kann eine Person unter Seminare ihre Teilnahmebestätigungen über das grüne „Teilgenommen“ herunterladen.

• Der GS-Admin hat außerdem die Möglichkeit, den Teilnehmenden die Teilnahmebestätigung ins Phoenix II-Postfach zu stellen. Dazu wählt man unter Seminar à Kommunikation à SerienMails die Ausgabeform Ausgabe: „Extra Teilnahmebestätigung“. Mit der Auswahl erscheint eine neue Checkbox „In das PII-Postfach einstellen“. Wird diese Checkbox angewählt, wird die Teilnahmebestätigung nicht mehr wie zuvor als E-Mail versandt, sondern in das Phoenix II-Postfach der Person (PersonenAccount) gestellt.

• Darüber hinaus kann eingerichtet werden, dass, wird der Haken „Teilgenommen“ bei einer Person gesetzt und gespeichert, die Teilnahmebestätigung auch durch diesen Prozess in das Phoenix II-Postfach gestellt bekommt. Wird der Haken „Teilgenommen“ im späteren Verlauf entfernt, so wird auch zugehörige Postfach-Datei wieder gelöscht. Dies wird über eine Phoenix-Konfiguration gesteuert. So können Sie für Ihren Verband individuell entscheiden, ob die automatische Postfachverteilung aktiviert oder deaktiviert ist. Die Konfiguration finden Sie unter dem Bereich „Seminare“, Kürzel „TnBestPostfach“.

Sobald eine Datei in das Postfach eingestellt wird, erhält die jeweilige Person eine E-Mail mit einer Info dazu.

4. Veranstaltungen

4.1.  Erweiterung Akkreditierung

Der Bereich Veranstaltungen wurde um die Möglichkeit der Zugangskontrolle für Personen erweitert.

Dies bedeutet, dass Sie zukünftig an die per Veranstaltungsmodul eingeladenen Personen einen personalisierten Zugang verschicken können, mit der sich diese Person beim Eingang, bei der Sicherheitskontrolle, beim VIP-Zugang etc. per Smartphone ausweisen kann.

Technisch gesehen funktioniert dies wie der Check-In beim Flugzeug. Die eingeladene Person kann sich ein sogenanntes Wallet auf ihr Smartphone laden und zeigt dieses dann einfach bei der Einlasskontrolle vor.

Zusätzlich kann dort dann die Zugangskontrolle, das Sicherheitspersonal oder das Empfangskomitee der Veranstaltung das Wallet und dessen Gültigkeit einlesen/überprüfen und die Person ist dann automatisch bei der Veranstaltung „eingecheckt“. Auch ein „Auschecken“ ist möglich, wenn gewünscht.

Als Verband können Sie in Phoenix II das grafische Design/die Anzeige des Wallets auf dem Smartphone pro Veranstaltung individuell anpassen. Im Tab Akkreditierung lassen sich zukünftig Farbe, Logo und Strip für die Darstellung der Akkreditierung einzeln festlegen.

Bei Interesse am Veranstaltungsmodul kommen Sie gern auf uns zu.

4.2.  Neues Feld Zimmerbezeichnung

Bei den Hotel-Zimmerkategorien wurde ein neues Feld „Bezeichnung“ integriert. Liegt hier ein Eintrag vor, wird dieser bei der Online-Anmeldung dem Nutzer angezeigt. Dies erlaubt weitere Anpassungen in der Außendarstellung der Anmeldemaske.

5. Neue Module / Sonstiges

 5.1.  Standard-Excelausgabe der aktuellen Liste

An verschiedenen Stellen innerhalb von Phoenix II wurden die Liste der Suchergebnisse um weitere Spalten angepasst bzw. erweitert. Damit werden die in ihrer Darstellung angepassten Suchergebnisse automatisch auch analog in den bereits bestehenden Excelausgaben der aktuellen Suchergebnisse ausgegeben. Die Anpassung erleichtert nach Download der Standard-Excel eine schnelle Kontaktaufnahme mit Personen innerhalb der Liste. Die betroffenen angepassten Stellen sind im Konkreten:

• Suchliste Lizenzen > Lizenzen > Auftrennung von Nachname/Vorname in 2 Spalten

• Suchliste Lizenzen > Lizenzen > Spalte E-Mail ergänzt

• Suchliste Person > Person Ehrungen > Auftrennung von Nachname/Vorname in 2 Spalten

• Suchliste Person > Person Ehrungen > Spalte E-Mail ergänzt

• Suchliste Verein > Verein Ehrungen > Spalte E-Mail Postadresse Vereins ergänzt

5.2.  DTU-Startpass-App

Die Deutsche Triathlon Union entwickelt gemeinsam mit it4sport eine an die im Handball verwendetet IDOnline-App angelehnte Basis-App, die im ersten Schritt der Überprüfung der Gültigkeit von Startlizenzen dient.

Damit kann sich der User bei Wettkämpfen vor Ort mit den Phoenix II-Zugangsdaten in der App anmelden und seine Startlizenz-Daten aufrufen.

Die bei Wettkämpfen eingesetzten Kampfrichter haben außerdem die Möglichkeit, über einen beliebigen QR-Code-Scanner einen zur Startlizenz gehörigen QR-Code auszulesen und in Echtzeit zu erfahren, ob der User eine gültige Startlizenz besitzt oder nicht (damit wird die Verwendung von Screenshots unterbunden).

Bei Interesse an einer App, ggf. auch mit erweiterten Funktionalitäten, kommen Sie gern auf uns zu.