2022.06

1. Allgemein

1.1.  Erweiterung der Anrede in Phoenix II

Phoenix II bietet nun die Möglichkeit, bei Personen das Geschlecht „Divers“ zu hinterlegen. Analog dem Prozess bei den Geschlechtern „Weiblich“ und „Männlich“ wird mit der Auswahl „Divers“ automatisch die korrekte Anrede verwendet.

Die Standardkonfiguration der Anrede sieht hier bei den Geschlechtern wie folgt aus:

• Divers: Hallo {Titel} {Vorname} {Nachname} > Hallo Dr. Nikita Müller

• Weiblich: Sehr geehrte Frau {Titel} {Vorname} {Nachname} > Sehr geehrte Frau Dr. Nikita Müller

• Männlich: Sehr geehrter Herr {Titel} {Vorname} {Nachname} > Sehr geehrter Herr Dr. Nikita Müller

Dadurch ist auch gegeben, dass die Formatierung der Anrede angepasst werden kann. Sollen Personen in Ihrem Verband nur mit Nachnamen oder nur mit Vornamen angeschrieben werden, so kann dies auf Wunsch entsprechend angepasst werden. Kommen Sie dazu gern auf uns zu.

2. Personen-/Passverwaltung

2.1.  Eigenes Modul für Untermenü „Pässe“

Für einige Verbände wird die Passverwaltung, die bisher unter Personen > Pässe zu finden gewesen ist, nun in einem separaten Menüpunkt abgebildet. An der Funktionalität innerhalb der einzelnen Passmodule wurde dabei nichts verändert.

Von der Umstellung nicht betroffen sind : Passonline, EPass, sowie die Passverwaltung im Bereich Triathlon.

3. Vereine

 3.1.  Funktion Post-/Rechnungsadresse prüft auf vorhandene Anschrift

Hinterlegt man bei einem Verein eine neue Funktion Post- oder Rechnungsadresse, so wird künftig überprüft, ob bei der hierfür ausgewählten Person tatsächlich eine Adresse hinterlegt ist. Wenn nicht, kommt ein Hinweis, dass diese Person nicht ausgewählt werden kann, um ggf. Folgeprobleme in der Fakturierung zu unterbinden.

3.2.  Wiedervorlage bei Austritt eines Vereins

Ändert sich in einem Verein das Austrittsdatum, das Auflösungsdatum oder wird die Mitgliedschaft auf „Nichtmitglied“ geändert und bei dem Verein sind gleichzeitig noch Pässe vorhanden, wird eine Wiedervorlage für den GS-Admin erstellt.

Open

4. Fakturierung

Im Bereich Fakturierung wurden erneut einige Optimierungen implementiert, um dort noch effizienter arbeiten zu können. Bitte leiten Sie diese Informationen an Ihre Kolleginnen und Kollegen, die mit Phoenix II im Bereich Fakturierung arbeiten, weiter..

4.1.  Massendruck/-export für PDF-Rechnungen

Künftig können Sie mehrere Rechnungen nach einem von Ihnen vorausgewählten Filter auf einmal exportieren. Mögliche Filtereinstellungen können z.B. Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder nach einem bestimmten Verein sein. Dabei werden alle gefilterten Rechnungen als einzelne PDF in einem Zip-file-Download bereitgestellt. Damit muss nun nicht mehr jede Rechnung einzeln angewählt und heruntergeladen werden.

4.2.  Weitere Einstellungsmöglichkeiten für Kleingewerbe

Derzeit wird auf Kleingewerbe-Rechnungen (Einstellung in der Gläubigerverwaltung) die Umsatzsteuer vieler Verbände mit 0,00 € ausgewiesen. Um auch hier eine flexible Gestaltung zu ermöglichen, kann auf Wunsch eingerichtet werden, dass - statt wie bisher die Umsatzsteuer mit 0,00 € auszuweisen (Standard) - die Umsatzsteuer nun gar nicht mehr auf der Rechnung erscheint. Kommen Sie diesbezüglich bei Bedarf gerne auf uns zu.

4.3.  Duplikate direkt versenden

Phoenix II bietet jetzt die Möglichkeit, dass Rechnungs-Duplikate direkt per E-Mail versendet werden können. Bislang mussten die Duplikate erst heruntergeladen und dann separat per Mailclient verschickt werden. Durch die neue Funktionalität können Duplikate nun analog zum Einzelversand von Rechnungen, direkt versendet werden. Unter System > MailLog können die versendeten Duplikate, wie die restlichen Mails auch, nachverfolgt werden.

Open

Bei dem bisherigen Button “Duplikat” wurde der Download-Button durch den Sendepfeil ersetzt. Der Button zum PDF-Massendruck beinhaltet die in 4.1 beschriebenen Funktionalitäten.

5. Seminare

5.1.  Übermandantenfähigkeit

Mit dem nächsten Release werden bei der Übermandantenfähigkeit der Seminare weitere Verbesserungen eingespielt. Künftig wird berücksichtigt, dass es für Vereine aus unterschiedlichen Landesverbänden unterschiedliche Preise geben kann. So kann jetzt neben einer Kostenzuordnung für den eigenen und alle weiteren Verbände auch für jeden einzelnen weiteren Verband – sofern freigeschaltet – eine individuelle Kostenzuordnung erfolgen.

Auch die Anzeige der Seminare, z.B. für Sammelanmeldungen, wurde verbessert.

5.2.  Überprüfung von Zulassungsvoraussetzungen

Phoenix II bietet nun die Möglichkeit, dass Zulassungsvoraussetzungen überprüft werden. Unter Seminare > Zulassung kann unter „Prüfung auf“ angegeben werden, auf welches Kriterium eine Zulassungsvoraussetzung geprüft werden soll. Ist die Auswahl leer, bleibt der Prozess wie bisher. Wählt man etwas aus, wird auf dieses Kriterium geprüft.

Im Seminar selbst wird dann die Zulassungsvoraussetzung wie bisher auch eingetragen. Werden anschließend Personen zum Seminar hinzugefügt, wird entsprechend auf die hinterlegten Daten geprüft.

5.3.  Ein Kostensatz für alle Mitgliedschaften

Bisher mussten innerhalb eines Seminars für alle Mitgliedschaften ein Kostensatz erstellt werden. Künftig kann man beim Erstellen eines Kostensatzes auch „Alle Mitgliedschaften“ auswählen. Wählt man diesen aus, werden alle Mitgliedschaften bei der Online-Anmeldung berücksichtigt.

5.4.  Neues Textfeld für Zielgruppe

In den Seminar-Stammdaten kann bei Wunsch ein weiteres Textfeld zur Angabe der Zielgruppe verwendet werden. Die Einstellung erfolgt über eine Phoenix Konfiguration (Bereich „Seminar“, Kürzel „AnzeigeZielgruppe“).

Ist das Feld „Zielgruppe“ in den Seminaren freigeschaltet, wird das Feld bei der Onlinesuche nach Seminaren mit angezeigt.

5.5.  Erweiterung Versand von Seminarmappen

Einige Verbände nutzen die Seminar-Mappen als Kommunikationsweg mit den Teilnehmenden. Um an diese auch Informationen ohne Anhänge senden zu können, kann nun in den Seminar-Stammdaten, Reiter Sem.-Mappen ausgewählt werden, ob Anhänge mit versendet oder ignoriert werden.

6. Sonstiges

6.1.  Module für Leichtathletik

Für die Phoenix II-nutzenden Leichtathletik-Verbände wurde das unten vorgestellte Veranstaltungsmodul sowie der Tab “Trainer” in der Kaderverwaltung freigeschaltet. Hier können bereits vorhandene Personen als Trainer definiert und anschließend den Kadersportlern zugewiesen werden.