Die Einsatzplanung selbst wird unter jeder Veranstaltung durchgeführt. Nach dem anklicken einer Veranstaltung, gelangt man über den Reiter “Einsatzplanung” direkt zur Einsatzplanung der jeweiligen Veranstaltung. Das erste, was hier direkt geöffnet sein dürfte, ist der Personal-Pool:
Personal
Um besser eine Veranstaltung planen zu können, ist es wichtig zu wissen wer in dem jeweiligen Zeitraum Zeit hat um eine Position einzunehmen. Daher gibt es den Personal Pool. Im Grunde ist der Personal Pool dafür vorgesehen, um mehr Personen einzuladen als gebraucht werden. Die Personen sehen dann in ihren Einladungen, das sie lediglich zur Veranstaltung angefragt wurden, aber noch keine genaue Position haben.
Um nun Personen in den Personal Pool einzuladen, wird der linke Button mit dem Plus benutzt. In dem sich öffnenden Fenster können dann einzelne Personen via ihrem Namen gesucht und in den Pool eingeladen werden. Optional ist es möglich mit Filtern, eine Personengruppe zu definieren und diese dann mit einem Knopfdruck direkt alle in den Pool zu holen.
Wenn man nun alle gewünschten Personen in dem Personen Pool der Veranstaltung hat, kann man über den blauen Mail Button eine Einladung an alle Personen verschicken welche noch keine bekommen haben. Natürlich kann man auch nur an einzelne Personen eine Einladung direkt verschicken. Dazu hat man dann im Feld Mailtext auch die Option den Text welcher in der Mail steht auzuwählen (Neue Mailtexte können in den Veranstaltungseinstellungen definiert werden: https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3362914308&draftShareId=67c461ca-95a6-4d0e-9bc8-1c4173d37148).
Tagesansicht
Je nachdem wie viele Tage eine Veranstaltung planmäßig geht, werden von der Eisnatzplanung automatisch entsprechend viele Tage erstellt. Die Einzeheiten der Veranstaltungstage können unter den Einstellungen weiter bearbeitet werden: https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3362914308&draftShareId=67c461ca-95a6-4d0e-9bc8-1c4173d37148.
Unter jedem Tag hat man nun die möglichkeit Positionen einzufügen, in welche später die Personen eingeteilt werden. Da das immer wieder neu anlegen von jeder einzelnen Position für jede Veranstaltung sehr viel Zeit in anspruch nimmt, gibt es hierfür auch vorlagen welche entweder manuell eingefügt, oder automatisch plaziert werden können. Mehr informationen hierzu und wie man Vorlagen erstellt unter: https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3359375374&draftShareId=b102339d-98d3-4c02-ad7e-3b24ce9729c4.
Hat man nun alle seine gewünschten Positionen eingefügt und Personen im Personen Pool eingeladen, welche am besten zugesagt haben, kann man nun mit der Eigentlichen Einsatzplanung beginnen. Zuallererst muss der Schieberegler oben rechts auf in die andere Seite geschoben/gedrückt werden, um die Bearbeitung der Positionen zu beenden und um mit der zuteilung des Personals beginnen zu können.
Mit dem Blauen Button auf der ganz rechten Seite von jeder Position können nun Personen den Positionen zugeordnet werden.
Beim klicken auf den “Position besetzen”-Button, öffnet sich ein Pop-up Fenster. In diesem Fenster kann man nun eine Person im System suchen, welche die jeweilige Position einnehmen soll. Wurden zuvor Personen in den Pool hinzugefügt erscheinen diese, zusammen mit ihrem Status, ganz oben. Je nachdem wie die Vorlage bzw. die Positionen bearbeitet wurden, braucht das Personal bestimmte Eigenschaften um überhaupt für die jeweilige Position infrage zu kommen. Beim klick auf den “Position besetzen”-Button, werden diese Vorraussetzungen automatisch in den Filter eingetragen. Durch drücken auf das X neben jedem Filterparameter können diese Filter manuel auch wieder entfernt werden.
Auf der rechten Seite neben jeder Person kann die jeweilige Person nun mit einem Knopdruck der Position zugeordnet werden. Will man mehrere Personen nacheinander hinzufügen kann man den Zuweisungs-Button mit dem Plus benutzen, noch weiter rechts neben dem eigentlchen Button, um nach der zuweisung direkt eine weitere Person für die Position nach der letzten zuzuordnen. Hierfür wird der Filter direkt Live aktualisiert, um schneller bei der Einsatzplanung voranzukommen.
Sowohl im Personal-Pool als auch in der Tagesansich, ist es möglich einzusehen (falls in den Einstellungen eine Unterkunkft zur verfügung gestellt wurde) wer ein Hotelzimmer buchen will und wer nicht. Neben der Information ob Einzel- oder Doppelzimmer, kann von jeder Person in der Einladung zur Veranstaltung festgehalten werden von wann bis wann ein Zimmer gebraucht wird und ob es einen Wunschzimmerpartner gibt (weitere Informationen zur Sicht des Eingeladenen Personals: https://tricept.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=3375398915&draftShareId=c36fde09-0816-4f7f-be34-e3b56219da51).
Da man allerdings mit den einzelnen Informationen nicht viel anfangen kann, ist es möglich, unter der Veranstaltung im Reiter "Hotel" eine komplette Liste aller Zimmerbelegungen als PDF auszugeben und direkt an das zuständige Hotel zu schicken, um die erforderlichen Zimmer direkt buchen zu können.