Als GS-Admin haben Sie innerhalb von Phönix II weitreichende Befugnisse, die Ihnen umfangreiche Verwaltungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten bieten. Dazu gehört unter anderem die Fähigkeit, neue Personen anzulegen und Personenfunktionen sowie Rollen zuzuweisen. Dies ermöglicht es Ihnen, gezielt Benutzer zu verwalten und ihre Rechte und Verantwortlichkeiten im System festzulegen.
Im nachfolgenden Abschnitt werden alle Bearbeitungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit Personen detailliert beschrieben. Diese beinhalten:
Anlegen neuer Personen: Sie können neue Benutzer im System erstellen, indem Sie deren persönliche Daten eingeben und die entsprechenden Mitgliedschaftsinformationen hinterlegen.
Zuweisung von Funktionen: Bestimmte Aufgaben oder Zuständigkeiten können einer Person zugewiesen werden, wie z.B. Vereinsvorstand, Trainer oder Kassierer.
Rollenzuweisung: Sie haben die Möglichkeit, Rollen zu vergeben, die den Zugriff und die Berechtigungen der Person innerhalb des Systems bestimmen, z.B. Vereinsadministrator, Mitglied oder Prüfer.
Bearbeiten von Personendaten: Dies umfasst die Aktualisierung persönlicher Informationen, wie Name, Adresse, Kontaktdaten oder Vereinszugehörigkeit.
Verwaltung von Kennzeichen: Sie können Kennzeichen oder Statusinformationen setzen, ändern oder löschen, die für die Verwaltung der Person wichtig sind (z.B. Status der Mitgliedschaft).
Dieser Abschnitt bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Werkzeuge, die Ihnen zur Verwaltung und Bearbeitung von Personendaten zur Verfügung stehen, um eine reibungslose und effiziente Handhabung des Systems zu gewährleisten.
Zunächst haben Sie in der Startübersicht zu Personen die Möglichkeit, gezielt nach Personen im System zu suchen. Dafür stehen Ihnen eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten zur Verfügung, die eine präzise und schnelle Suche ermöglichen.
Die gängigste Methode ist die Suche nach Namen oder Vornamen. Dabei müssen Sie nicht den vollständigen Namen eingeben. Die Suche beginnt bereits, wenn Sie nur die ersten zwei Buchstaben des Namens zusammen mit einem Sternchen (*) eingeben. Das System zeigt Ihnen dann alle Personen an, deren Namen mit diesen Buchstaben beginnen.
Beispiele:
"Ma"* zeigt alle Personen, deren Name oder Vorname mit "Ma" beginnt, wie "Martin" oder "Mayer".
Dies erleichtert die Suche erheblich, insbesondere wenn Sie sich nicht sicher über die genaue Schreibweise eines Namens sind oder eine große Auswahl an Personen durchsuchen möchten. Zusätzlich zu der Namenssuche können weitere Filter, wie zum Beispiel Vereinszugehörigkeit, Funktion oder Rolle, verwendet werden, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen.
Im weiteren Verlauf wird auf die Symbolleiste über den Namen in der Personenübersicht eingegangen. Diese Symbolleiste bietet Ihnen als GS-Admin nützliche Werkzeuge, um die Personendaten schnell und effizient zu verwalten.
Die Beschreibung der einzelnen Buttons finden Sie in der folgenden Anleitung. Sie erklärt die jeweilige Funktion und Nutzung der verschiedenen Schaltflächen detailliert.
Button (1) Neu
Durch Klicken auf den „Plusbutton“ (1) können Sie eine neue Person anlegen. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Vor- und Nachnamen der Person eingeben können, die Sie hinzufügen möchten.
In der ersten dargestellten Variante, bei der die Suche keinen Treffer liefert, haben Sie die Möglichkeit, eine neue Person anzulegen. Dazu klicken Sie auf den Button „Neu anlegen“.
In dem nun geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit, eine neue Person anzulegen. Geben Sie dazu die erforderlichen Daten ein und speichern Sie diese anschließend durch Klicken auf den “grünen Speicherbutton”.
In der zweiten Variante wurde bei der Suche ein Treffer erzielt, und der Datensatz wird unten angezeigt. Wenn es sich bei dem Datensatz um die gesuchte Person handelt, können Sie mit einem Klick auf den Button „Gewählten Datensatz benutzen“ fortfahren. In dem sich nun geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Datensatz zu bearbeiten.
Zum Bearbeiten klicken Sie auf den „Stiftebutton“ in der Symbolleiste (7). Geben Sie anschließend die neuen Daten ein und speichern Sie diese mit dem „grünen Speicherbutton“.
Sollte es sich bei dem angezeigten Datensatz nicht um die gewünschte Person handeln (z. B. aufgrund eines abweichenden Geburtsdatums), können Sie eine neue Person anlegen, indem Sie auf den Button „Neu anlegen“ klicken.
Verfahren Sie bei der Dateneingabe wie zuvor beschrieben: Geben Sie die erforderlichen Daten ein und speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton
Button (2) Bearbeiten
Über den Stiftebutton können Sie die Person, die Sie durch den Filter gefunden haben, direkt bearbeiten. Nach der Bearbeitung der Daten speichern Sie diese durch Klicken auf den grünen Speicherbutton.
Button (3) Löschen
Mit dem roten Löschbutton können Sie die Person löschen. In einem weiteren Fenster werden Sie dann aufgefordert, das Löschen zu bestätigen oder den Vorgang abzubrechen
Button (4) Person Rolle zuweisen
Durch Klicken auf den Schlüsselbutton können Sie der Person im weiteren Verlauf verschiedene Rollen zuweisen oder bestehende Rollen löschen.
Unter dem Abschnitt „Rollen“ finden Sie eine Liste der verfügbaren Rollen, die Sie einer Person zuweisen können.
Rolle auswählen: Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Rolle (8 )und klicken Sie darauf, um sie zu markieren.
Rolle zuweisen: Nachdem Sie eine Rolle ausgewählt haben, verwenden Sie die Pfeiltasten (9) (nach rechts), um die markierte Rolle in das Fenster „Zugeordnete Rollen“ zu verschieben. Dadurch wird die Rolle der Person zugewiesen.
Rolle entfernen: Um eine bereits zugeordnete Rolle zu entfernen, markieren Sie die entsprechende Rolle im Fenster „Zugeordnete Rollen“. Verwenden Sie dann den Pfeil (meistens nach links), um die Rolle zurück in das Fenster „Rollen“ zu verschieben. Dadurch wird die Rolle von der Person gelöscht.
Button (5) .vcf Export
Mit der Pfeiltaste können Sie eine .vcf Excel-Datei herunterladen. Durch diesen Download ist es Ihnen möglich, die hinterlegten Kontaktdaten der Person in Ihre eigenen Kontaktdaten zu übernehmen.
Button (6) Etiketten Export
Mit der Pfeiltaste können Sie die Kontaktdaten herunterladen, die Sie zur Druck von Etiketten, beispielsweise als Adressaufkleber, verwenden können.
Durch Setzen des Hakens bei „Absenderadresse“ wird auf dem Etikett auch die Verbandsadresse als Absenderadresse gedruckt.
Button (10) Dubletten beseitigen
Durch verschiedene Ursachen kann es dazu kommen, dass Personen doppelt angelegt wurden. Diese Duplikate können Sie beseitigen.
Nachdem Sie die gefilterte Person doppelt gefunden haben, klicken Sie auf einen der beiden Datensätze und wählen Sie die Option „Dubletten beseitigen“.
Sie sehen nun auf der linken Seite die Person, die Sie zuvor ausgewählt haben. Im oberen Bereich finden Sie den Button „Personenvorschläge“. und “oder Person wählen”
Nach dem Anklicken öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Person auswählen können, die Sie mit der Doublette zusammenführen bzw. beseitigen möchten. Im Auswahlfeld „Oder Person wählen“ gelangen Sie zu dem bereits beschriebenen Fenster für die Personensuche. In diesem Schritt können Sie die Person selbst suchen.
In den beiden Datensätzen der ausgewählten Person finden Sie auf der linken Seite die Daten, die Sie auf den Datensatz auf der rechten Seite übertragen können. Um dies zu tun, klicken Sie auf den Pfeilbutton neben den einzelnen Daten. Diese werden dann auf die rechte Seite übernommen.
Speichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf den grünen Speicherbutton klicken.
Hier sehen Sie das Hinweisfeld. Sie können mit "OK" zustimmen oder den Vorgang durch "Abbrechen" beenden. Im Falle eines Abbruchs werden Sie zur vorhergehenden Seite zurückgeführt. Wenn Sie den Vorgang bestätigen, gelangen Sie zum Abschluss des Prozesses
Zum Abschluss sehen Sie ein Hinweisfeld. Bitte beachten Sie die Informationen im blauen Textfeld, um den Vorgang korrekt abzuschließen
Button (11) Aktivierungsmail erneut versenden
Falls die Aktivierungsmail bei der Registrierung eines neuen Benutzers nicht versendet wurde, können Sie hier den Versand erneut auslösen. Oft liegt das Problem an einem Tippfehler in der E-Mail-Adresse. Wenn dies der Fall ist, korrigieren Sie die E-Mail-Adresse und klicken Sie anschließend auf den Button, um die Aktivierungsmail erneut zu versenden.
Button (12) Login on Behalf
Login on Behalf ermöglicht es Ihnen, sich im Namen eines anderen Benutzers in das System einzuloggen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie bestimmte Aktionen im Auftrag eines Benutzers ausführen müssen, ohne dessen Zugangsdaten direkt zu verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, bevor Sie diese Funktion nutzen.
Nach dem Login on Behalf sehen Sie den Personenaccount aus der Sicht des Benutzers und können eventuelle Änderungen vornehmen. Der Benutzer wird über diesen Zugriff durch eine Benachrichtigungs-E-Mail informiert.
Button (13) Funktion zuweisen
Die Funktion "Funktion zuweisen" ermöglicht es Ihnen, einer Person spezielle Rollen oder Berechtigungen innerhalb des Systems zuzuweisen. Dies kann z. B. administrative Rechte oder bestimmte Zuständigkeiten umfassen. Wählen Sie dazu die gewünschte Funktion aus und fügen Sie diese der Person hinzu, um ihr entsprechende Befugnisse zu erteilen.
Um einer Person eine Funktion zuzuweisen, wählen Sie auf der linken Seite die gewünschte Funktion, indem Sie das entsprechende Kästchen anklicken. Anschließend klicken Sie auf den grünen Button, um die ausgewählte Funktion der Person zuzuordnen.
Falls Sie der Person eine bereits zugewiesene Funktion entziehen möchten, markieren Sie die Funktion und klicken auf den gelben Button. Dadurch wird die Funktion von der Person entfernt
