Um ein neues Seminar anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon in den entsprechenden Feldern. Diese Icons ermöglichen das Hinzufügen neuer Einträge in verschiedenen Kategorien wie Seminarart, Seminarort, Seminarleiter oder zuständige Geschäftsstelle. Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich ein Fenster oder Eingabeformular, in dem die neuen Informationen eingegeben und gespeichert werden können. Danach stehen die hinzugefügten Daten in der Auswahlliste zur Verfügung.
Im Folgenden werden die sichtbaren Felder und Auswahlmöglichkeiten beschrieben.
Art:
Hier legen Sie die Art des Seminars fest. Es gibt die Wahl zwischen Einzelseminar und Seminar mit festgelegten Teilseminaren. Unter einem Einzelseminar wird ein einmaliges Seminar oder Lehrgang verstanden. Ein Seminar mit festgelegten Teilseminaren besteht aus einem Hauptseminar mit verschiedenen Teilseminaren. Zum Beispiel: Das Trainer C Basisseminar ist das Hauptseminar, und die einzelnen Module zur Trainerausbildung bilden die Teilseminare. Die Teilseminare werden im Seminarmodul angelegt.
Seminarstatus:
Den Status des Seminars legen Sie hier fest. Sie haben die Möglichkeit, zwischen geplant, ausgeschrieben, Teilnehmer bestätigt, abgeschlossen und abgesagt zu wählen.
Geplant: Das Seminar ist angelegt, die Daten wurden hinterlegt, es erfolgte jedoch noch keine Freigabe und Veröffentlichung.
Ausgeschrieben: Das Seminar wurde freigegeben und ist veröffentlicht, sodass sich Teilnehmer anmelden können.
Teilnehmer bestätigt: Die Anmeldungen wurden geprüft, und die Teilnahme der angemeldeten Personen ist bestätigt. Es handelt sich hierbei um einen internen Vermerk, der keine Außenwirkung entfaltet. Vielmehr dient er der Meldung an mehrere Verantwortliche (z. B. Seminarleiter, Seminar-Admin, GS-Admin).
Abgeschlossen: Das Seminar wurde durchgeführt und ist nun final beendet. Alle erforderlichen Schritte, wie Abrechnung oder Dokumentation, sind abgeschlossen.
Abgesagt: Das Seminar wurde nicht durchgeführt und offiziell storniert. Die Absage wird den Verantwortlichen und den Teilnehmern per Mail mitgeteilt.
Seminarnummer:
Jedes Seminar erhält eine eindeutige Identifikationsnummer, die zur internen Verwaltung und Zuordnung dient. Es gibt seitens des Systems keine Vorgaben für die Vergabe der Nummer. Diese kann von Ihnen selbst festgelegt werden.
Beschreibung/Titel:
Hier geben Sie eine kurze, prägnante Bezeichnung für das Seminar ein. Der Titel dient als Hauptkennzeichnung und wird bei der Veröffentlichung sowie in internen Systemen verwendet.
Seminararten:
In diesem Abschnitt können Sie die Art des Seminars festlegen. Die Seminararten können Sie im Modul Seminararten individuell festlegen und definieren.
Themenschwerpunkt:
In diesem Abschnitt legen Sie den fokussierten Inhalt oder das Hauptthema des Seminars fest. Es können Bilder, die zum Themenschwerpunkt passen, hinterlegt werden. Diese Bilder sind dann bei der Onlineanmeldung sichtbar und helfen den Teilnehmern, das Seminar visuell besser einzuordnen.
Stichworte:
Diese Funktion wird erst aktiviert, wenn Sie das Seminar abgespeichert haben. Danach können Sie individuelle Stichworte zum Seminar hinterlegen.
Die Stichworte werden auf der Homepage Ihres Verbands in der Seminarübersicht als Filterfunktion genutzt. Dies ermöglicht es Sportlerinnen und Sportlern, gezielt nach Seminaren mit den entsprechenden Stichworten zu suchen.
Beispiel:
Ein Seminar zur Trainerausbildung Trainer C könnte das Stichwort Trainer C Ausbildung erhalten.
Format:
Im Modul "Format" können Sie verschiedene Formate für Seminare definieren und verwalten. Beispiele für mögliche Seminarformate sind Onlineseminare, die virtuell über eine Plattform stattfinden, oder Präsenztermine, die vor Ort an einem festgelegten Veranstaltungsort durchgeführt werden.
Die Erstellung und Anpassung dieser Formate erfolgt direkt im Modul Format, um sicherzustellen, dass alle Seminare den gewünschten Rahmenbedingungen entsprechen.
Bezirke und Dezentral:
Wenn Ihr Verband in Bezirke untergliedert ist, können Sie hier den Bezirk auswählen, in dem das Seminar stattfindet. Diese Funktion ermöglicht eine klare Zuordnung der Veranstaltung zu einem spezifischen geografischen Bereich. Die Festlegung der Bezirke erfolgt durch das Supportteam von PhoenixII. Dezentral bedeutet, dass dem Seminar kein Bezirk zugewiesen wurde.
Seminarort:
Der Seminarort gibt den spezifischen Veranstaltungsort an, an dem das Seminar durchgeführt wird.
Um einen neuen Seminarort anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon. Dadurch können Sie einen neuen Ort für das Seminar definieren und die entsprechenden Details eingeben.
In dem sich nun geöffneten Fenster können Sie die spezifischen Daten zum Veranstaltungsort eintragen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ansprechpartner zu benennen. Falls es sich um ein Onlineseminar handelt, können Sie dies angeben, indem Sie den Haken bei „Ist online“ setzen.
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Haben Sie bereits einen Seminarort hinterlegt und möchten Änderungen an dem Datensatz vornehmen, klicken Sie auf das Stift-Icon. Damit können Sie die bestehenden Informationen bearbeiten.
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Seminarleiter:
Der Seminarleiter ist die Person, die das Seminar leitet und für den Ablauf verantwortlich ist. In diesem Bereich können Sie den Seminarleiter festlegen.
Wenn Sie noch keinen Seminarleiter hinterlegt haben oder einen neuen hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Plus-Icon. Dadurch können Sie einen neuen Seminarleiter anlegen und die entsprechenden Daten eingeben.
In dem sich nun geöffneten Fenster geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Seminarleiter festlegen möchten. Nach Eingabe der Daten können Sie den Seminarleiter dem Seminar zuweisen.
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Wenn Sie die Daten eines bereits hinterlegten und ausgewählten Seminarleiters ändern möchten, klicken Sie auf das Stift-Icon. Dadurch können Sie die Informationen des Seminarleiters bearbeiten.