11.1 Seminare -Seminarverwaltung-Stammdaten-Seminare neu anlegen- GS Admin

Um ein neues Seminar anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon in den entsprechenden Feldern. Diese Icons ermöglichen das Hinzufügen neuer Einträge in verschiedenen Kategorien wie Seminarart, Seminarort, Seminarleiter oder zuständige Geschäftsstelle. Nach dem Klick auf das Icon öffnet sich ein Fenster oder Eingabeformular, in dem die neuen Informationen eingegeben und gespeichert werden können. Danach stehen die hinzugefügten Daten in der Auswahlliste zur Verfügung.

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Im Folgenden werden die sichtbaren Felder und Auswahlmöglichkeiten beschrieben.

Art:
Hier legen Sie die Art des Seminars fest. Es gibt die Wahl zwischen Einzelseminar und Seminar mit festgelegten Teilseminaren. Unter einem Einzelseminar wird ein einmaliges Seminar oder Lehrgang verstanden. Ein Seminar mit festgelegten Teilseminaren besteht aus einem Hauptseminar mit verschiedenen Teilseminaren. Zum Beispiel: Das Trainer C Basisseminar ist das Hauptseminar, und die einzelnen Module zur Trainerausbildung bilden die Teilseminare. Die Teilseminare werden im Seminarmodul angelegt.

Seminarstatus:
Den Status des Seminars legen Sie hier fest. Sie haben die Möglichkeit, zwischen geplant, ausgeschrieben, Teilnehmer bestätigt, abgeschlossen und abgesagt zu wählen.

Geplant: Das Seminar ist angelegt, die Daten wurden hinterlegt, es erfolgte jedoch noch keine Freigabe und Veröffentlichung.

Ausgeschrieben: Das Seminar wurde freigegeben und ist veröffentlicht, sodass sich Teilnehmer anmelden können.

Teilnehmer bestätigt: Die Anmeldungen wurden geprüft, und die Teilnahme der angemeldeten Personen ist bestätigt. Es handelt sich hierbei um einen internen Vermerk, der keine Außenwirkung entfaltet. Vielmehr dient er der Meldung an mehrere Verantwortliche (z. B. Seminarleiter, Seminar-Admin, GS-Admin).

Abgeschlossen: Das Seminar wurde durchgeführt und ist nun final beendet. Alle erforderlichen Schritte, wie Abrechnung oder Dokumentation, sind abgeschlossen.

Abgesagt: Das Seminar wurde nicht durchgeführt und offiziell storniert. Die Absage wird den Verantwortlichen und den Teilnehmern per Mail mitgeteilt.

Seminarnummer:
Jedes Seminar erhält eine eindeutige Identifikationsnummer, die zur internen Verwaltung und Zuordnung dient. Es gibt seitens des Systems keine Vorgaben für die Vergabe der Nummer. Diese kann von Ihnen selbst festgelegt werden.

Beschreibung/Titel:

Hier geben Sie eine kurze, prägnante Bezeichnung für das Seminar ein. Der Titel dient als Hauptkennzeichnung und wird bei der Veröffentlichung sowie in internen Systemen verwendet.

Seminararten:
In diesem Abschnitt können Sie die Art des Seminars festlegen. Die Seminararten können Sie im Modul Seminararten individuell festlegen und definieren.

Themenschwerpunkt:
In diesem Abschnitt legen Sie den fokussierten Inhalt oder das Hauptthema des Seminars fest. Es können Bilder, die zum Themenschwerpunkt passen, hinterlegt werden. Diese Bilder sind dann bei der Onlineanmeldung sichtbar und helfen den Teilnehmern, das Seminar visuell besser einzuordnen.

Stichworte:
Diese Funktion wird erst aktiviert, wenn Sie das Seminar abgespeichert haben. Danach können Sie individuelle Stichworte zum Seminar hinterlegen.

Die Stichworte werden auf der Homepage Ihres Verbands in der Seminarübersicht als Filterfunktion genutzt. Dies ermöglicht es Sportlerinnen und Sportlern, gezielt nach Seminaren mit den entsprechenden Stichworten zu suchen.

Beispiel:
Ein Seminar zur Trainerausbildung Trainer C könnte das Stichwort Trainer C Ausbildung erhalten.

Format:
Im Modul "Format" können Sie verschiedene Formate für Seminare definieren und verwalten. Beispiele für mögliche Seminarformate sind Onlineseminare, die virtuell über eine Plattform stattfinden, oder Präsenztermine, die vor Ort an einem festgelegten Veranstaltungsort durchgeführt werden.
Die Erstellung und Anpassung dieser Formate erfolgt direkt im Modul Format, um sicherzustellen, dass alle Seminare den gewünschten Rahmenbedingungen entsprechen.

Bezirke und Dezentral:
Wenn Ihr Verband in Bezirke untergliedert ist, können Sie hier den Bezirk auswählen, in dem das Seminar stattfindet. Diese Funktion ermöglicht eine klare Zuordnung der Veranstaltung zu einem spezifischen geografischen Bereich. Die Festlegung der Bezirke erfolgt durch das Supportteam von PhoenixII. Dezentral bedeutet, dass dem Seminar kein Bezirk zugewiesen wurde.

Seminarort:

Der Seminarort gibt den spezifischen Veranstaltungsort an, an dem das Seminar durchgeführt wird.
Um einen neuen Seminarort anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon. Dadurch können Sie einen neuen Ort für das Seminar definieren und die entsprechenden Details eingeben.

Open

In dem sich nun geöffneten Fenster können Sie die spezifischen Daten zum Veranstaltungsort eintragen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ansprechpartner zu benennen. Falls es sich um ein Onlineseminar handelt, können Sie dies angeben, indem Sie den Haken bei „Ist online“ setzen.

Haben Sie bereits einen Seminarort hinterlegt und möchten Änderungen an dem Datensatz vornehmen, klicken Sie auf das Stift-Icon. Damit können Sie die bestehenden Informationen bearbeiten.

Seminarleiter:

Der Seminarleiter ist die Person, die das Seminar leitet und für den Ablauf verantwortlich ist. In diesem Bereich können Sie den Seminarleiter festlegen.

Wenn Sie noch keinen Seminarleiter hinterlegt haben oder einen neuen hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Plus-Icon. Dadurch können Sie einen neuen Seminarleiter anlegen und die entsprechenden Daten eingeben.

In dem sich nun geöffneten Fenster geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Seminarleiter festlegen möchten. Nach Eingabe der Daten können Sie den Seminarleiter dem Seminar zuweisen.

Wenn Sie die Daten eines bereits hinterlegten und ausgewählten Seminarleiters ändern möchten, klicken Sie auf das Stift-Icon. Dadurch können Sie die Informationen des Seminarleiters bearbeiten.

Zuständige GS:

Die zuständige GS -Admin(Geschäftsstelle) ist die Einheit, die für die Organisation und Verwaltung des Seminars verantwortlich ist. Hier können Sie die spezifische Geschäftsstelle auswählen, die das Seminar betreut. Diese Zuweisung hilft dabei, die administrativen Aufgaben und die Kommunikation rund um das Seminar korrekt zu koordinieren.

Internet:

Hier legen Sie den Status der Wahrnehmung des Seminars in der Öffentlichkeit fest.

Mit der Option „Nicht anzeigen“ wird das Seminar nicht öffentlich gemacht. Es wird weder auf der Website angezeigt noch ist eine Anmeldung möglich. Diese Einstellung sorgt dafür, dass das Seminar nur intern oder auf Anfrage zugänglich ist.

Mit der Option „Anzeige ohne Anmeldung“ können Sie bestimmen, ob das Seminar öffentlich sichtbar ist, ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist. Dies ermöglicht eine breitere Sichtbarkeit des Seminars, ohne dass Teilnehmer anmelden können.

Mit der Option „Anzeige mit Anmeldung“ wird das Seminar veröffentlicht, und eine Anmeldung ist für Interessierte möglich. Dies bedeutet, dass das Seminar öffentlich sichtbar ist und Teilnehmer sich registrieren können, um daran teilzunehmen.

Einladung: Die Anmeldung zum Seminar ist nur bei direkter Einladung möglich. Das bedeutet, dass nur Personen, die explizit eingeladen wurden, sich für das Seminar anmelden können.

Direktlink:
Mit der Option „Direktlink“ können Sie einen spezifischen Link zum Seminar erstellen, der es Teilnehmern ermöglicht, sich direkt anzumelden oder Informationen zum Seminar abzurufen, ohne dass das Seminar öffentlich sichtbar ist. Dieser Link kann nur an ausgewählte Personen weitergegeben werden, die so Zugang zum Seminar erhalten.

Seminarbeginn:
Der Seminarbeginn ist der genaue Zeitpunkt, an dem das Seminar startet. Hier geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu der das Seminar offiziell beginnt.

Seminarende:
Das Seminarende bezeichnet den Zeitpunkt, an dem das Seminar offiziell abgeschlossen ist. Hier geben Sie das Datumund die Uhrzeit an, zu der das Seminar endet, sodass die Teilnehmer wissen, wann die Veranstaltung beendet ist.

Anmeldeschluss:
Der Anmeldeschluss ist der letzte Termin, bis zu dem sich Teilnehmer für das Seminar anmelden können. Nach diesem Datum ist eine Anmeldung nicht mehr möglich. Dieser Zeitpunkt sollte so gewählt werden, dass genügend Zeit für die Organisation und Vorbereitung des Seminars bleibt.

Anmeldung bis:
„Anmeldung bis“ gibt das genaue Datum und die Uhrzeit an, bis zu dem sich Teilnehmer für das Seminar anmelden können. Dies definiert die Frist für die Anmeldung und sorgt dafür, dass die Teilnehmer rechtzeitig ihre Anmeldung abschließen können, bevor der Anmeldeschluss erreicht ist.

Anmeldung auch für andere Verbände:
Diese Option bedingt eine Konfiguration durch das Supportteam. Das Supportteam muss die notwendigen Einstellungen vornehmen, um die Anmeldung für Teilnehmer aus anderen Verbänden zu ermöglichen. Ohne diese Konfiguration ist die Anmeldung nur für Mitglieder des eigenen Verbandes möglich.

Max. Teilnehmer:
Mit der Option „Max. Teilnehmer“ legen Sie die maximale Teilnehmerzahl für das Seminar fest. Diese Zahl gibt an, wie viele Personen insgesamt an dem Seminar teilnehmen können. Sobald diese Anzahl erreicht ist, ist keine weitere Anmeldung mehr möglich.

Min. Teilnehmer:
Mit der Option „Min. Teilnehmer“ legen Sie die minimale Teilnehmerzahl fest, die erforderlich ist, damit das Seminar durchgeführt wird. Wenn diese Anzahl an Anmeldungen nicht erreicht wird, kann das Seminar möglicherweise abgesagt oder verschoben werden.

TN je Verein:
Die Teilnehmer je Verein-Einstellung legt fest, wie viele Teilnehmer pro Verein sich für das Seminar anmelden dürfen.

Wenig Plätze ab:
Die Einstellung „Wenig Plätze ab“ weist darauf hin, dass nur noch eine begrenzte Anzahl an Plätzen verfügbar ist. Sobald die angegebene Zahl erreicht ist, wird den potenziellen Teilnehmern angezeigt, dass nur noch wenige Plätze für das Seminar frei sind.

Max. Warteliste:
In die Warteliste werden die Anmeldungen übernommen, die keinen Platz mehr im Seminar erhalten haben. Sollte sich ein Teilnehmer abmelden, rücken die Personen auf der Warteliste nach und werden automatisch auf die Anmeldelistegesetzt.

Pers. geplant:

Sie können festlegen, wie viele Personen geplant an dem Seminar teilnehmen sollen, oder entscheiden, mit welcher Teilnehmeranzahl Sie kalkulieren möchten.

Mindestalter:
Legen Sie fest, welches Mindestalter die Teilnehmer haben müssen, um am Seminar teilnehmen zu können. Darüber hinaus können Sie bestimmen, dass die Teilnehmer das Mindestalter bereits zu Seminarbeginn erreicht haben müssen.

Vereinsüberprüfung:
Legen Sie fest, ob eine Vereinsüberprüfung der Teilnehmer durchgeführt werden soll. Sie haben folgende Alternativen: keine Vereinsprüfung, Vereinsprüfung (Nichtmitglieder), bei der die Vereinsprüfung nur bei Teilnehmern durchgeführt wird, die Nichtmitglied in Ihrem Verband sind, und nur Mitgliedsvereine, bei der ausschließlich Teilnehmer aus Mitgliedsvereinen überprüft und zugelassen werden.

Mit Vereinsfreigabe
Die Anmeldung der Teilnehmer erfordert die Freigabe durch den Verein. Das bedeutet, dass ein Vereinsverantwortlicher die Teilnahme erst genehmigen muss.

Mit Überweisung
Die Teilnahmegebühr kann per Überweisung bezahlt werden. Diese Option ermöglicht den Teilnehmern, die Zahlung manuell über ihre Bank abzuwickeln.

Übernachtung möglich
Es besteht die Möglichkeit, eine Übernachtung im Zusammenhang mit dem Seminar oder der Veranstaltung zu buchen. Diese Option zeigt, dass eine Unterkunft organisiert ist oder verfügbar sein könnte.

Keine Anzeige im PA
Die Veranstaltung wird nicht im PA (PersonenAccount) angezeigt. Diese Einstellung könnte genutzt werden, um die Sichtbarkeit der Veranstaltung für bestimmte Benutzergruppen einzuschränken.

In Terminkalender
Die Veranstaltung wird im Terminkalender angezeigt, was bedeutet, dass sie in der allgemeinen Übersicht oder in einer öffentlichen Liste der Termine sichtbar ist.

Einzelzimmer buchbar
Teilnehmer können optional ein Einzelzimmer für die Übernachtung buchen, falls sie keine Zimmer mit anderen teilen möchten.

Keine Anzeige im VA
Die Veranstaltung wird nicht im VA (Veranstaltungskalender) angezeigt. Dies könnte verwendet werden, um die Veranstaltung aus dem öffentlichen Kalender auszublenden.

Titel im TK:
Legen Sie fest, wie das Seminar in Ihrem Terminkalender beschrieben werden soll. Diese Beschreibung wird anschließend auf Ihrer Homepage im Terminkalender sichtbar sein.

Int.-Vermerk:
Hier können Sie einen internen Vermerk für das Seminar hinzufügen, der nur für interne Zwecke sichtbar ist und nicht in öffentlichen Bereichen wie der Homepage oder dem Terminkalender angezeigt wird.

Artikel:
Hier können Sie den Artikel hinterlegen, der für das Seminar verwendet werden soll. Dieser dient der Rechnungslegung und der Abrechnung des Seminars. Ihren Artikel können Sie im Modul Fakturierung anlegen.

Detailbeschreibung/Information:
Hier können Sie genauere Beschreibungen und zusätzliche Informationen zum Seminar hinterlegen. Diese Angaben dienen dazu, Teilnehmern oder Interessenten detaillierte Einblicke in Inhalte, Abläufe oder Besonderheiten des Seminars zu geben.

Leistungen:
Hier können Sie besondere Leistungen angeben, die im Seminar angeboten oder verfügbar sind. Dazu können beispielsweise Verpflegung, Materialien, Zertifikate oder zusätzliche Serviceangebote gehören.

Wichtiger Hinweis: Speichern Sie Ihre Eingaben immer mit dem grünen Speicher-Icon, da Ihre Eingaben sonst verloren gehen. Dies gilt auch, wenn Sie Ihre Bearbeitung unterbrechen müssen.