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Oft ist es nötig, dass Personen, die mit Personenbezogenen personenbezogenen Daten arbeiten, eine zusätzliche Datenschutzerklärung für den Landesverband ausstellen bzw. unterschreiben müssen. Ist diese nicht unterschrieben bzw. ist diese zusätzliche Datenschutzerklärung des (ehrenamtlichen) Mitarbeiters nicht vorhanden, so dürfen die Mitarbeiter fremde Daten nicht einsehen . Dies ist auch mit Phoenix II möglichbzw. mit diesen auch nicht arbeiten.
Diese Funktionalität können Sie auch mit Phoenix II abbilden, in dem Sie das erweiterte Datenschutzmodul verwenden bzw. dieses Modul von uns bei Ihnen aktivieren lassen. Je nach Einstellung können Sie dann dafür sorgen, dass bei einer weiteren Rolle als der PersonenAccount oder auch bei Zuweisung einer speziellen Funktion (z.B. Trainer) diese Person bei der nächsten Anmeldung diese zusätzliche Datenschutzerklärung bestätigen muss. Und ob dies dann per Unterschrift und Einsenden eines Dokumentes erfolgen soll oder ob die elektronische Zustimmung ausreichend ist.
Hat eine Person die benötigte Datenschutzerklärung vom Verband eingestellte erweiterte Datenschutzerklärung noch nicht “unterzeichnet” bzw. noch nicht unterzeichnetelektronisch bestätigt, so wird ihr der Person beim Wechseln in eine andere Rolle (z.B. VereinsAccount, GS-Admin, …) eine Seite angezeigt, auf der die Person Informationen zur Datenschutzerklärung erhält.
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In der Abbildung wird der Benutzer aufgefordert die Datenschutzerklärung herunterzuladen und beim Verband einzureichen.
Sie als Landesverband können sich jedoch auch per Konfiguration dafür entscheiden, dass der Benutzer lediglich “lediglich” einen Haken setzen muss, diese Bestätigung der Datenschutzerklärung dann bei uns elektronisch abgespeichert wird und die Person damit die entsprechende Datenschutzerklärung elektronisch akzeptiert hat. Daraufhin kann der Benutzer auch direkt in die anderen Rollen wechseln.
Wird die Erklärung per Post eingereicht, so ist es die Aufgabe der Geschäftsstelle, den Erhalt in der jeweiligen Person mit Datum zu bestätigen. Ansonsten wird das Datum der Annahme automatisch gesetzt.
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Abbildung 2: Phoenix II Datenschutzseite
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Damit diese Funktionalität aktiviert und genutzt werden kann, müssen zunächst einige Konfigurationsparameter bearbeitet werden.
Um die Parameter zu bearbeiten, wechseln Sie hierzu zunächst in die Rolle „GS-Admin“. Daraufhin können Sie zu dem Modul „System“ > „Phoenix Konfiguration“ navigieren.
MitDatenschutzbestimmung
Wenn dieser Parameter auf „J“ gesetzt wird, dann haben Sie den Datenschutz aktiviert. Bitte beachten Sie jedoch auch die weiteren KonfigurationsparameterUm das Modul generell bei Ihnen aktiv zu schalten, sprechen Sie uns am Besten über das Supportsystem an. Zusätzlich gibt es noch einige Parameter (System => Phoenix Konfiguration), die Sie als GS-Admin vorab schon einmal pflegen und eingeben können.
DatenschutzbestimmungPDF
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