7. Leitfaden für den Datenschutz

Datenschutz

Oft ist es nötig, dass Personen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, eine zusätzliche Datenschutzerklärung für den Landesverband ausstellen bzw. unterschreiben müssen. Ist diese nicht unterschrieben bzw. ist diese zusätzliche Datenschutzerklärung des (ehrenamtlichen) Mitarbeiters nicht vorhanden, so dürfen die Mitarbeiter fremde Daten nicht einsehen bzw. mit diesen auch nicht arbeiten.

Diese Funktionalität können Sie auch mit Phoenix II abbilden, in dem Sie das erweiterte Datenschutzmodul verwenden bzw. dieses Modul von uns bei Ihnen aktivieren lassen. Je nach Einstellung können Sie dann dafür sorgen, dass bei einer weiteren Rolle als der PersonenAccount oder auch bei Zuweisung einer speziellen Funktion (z.B. Trainer) diese Person bei der nächsten Anmeldung diese zusätzliche Datenschutzerklärung bestätigen muss. Und ob dies dann per Unterschrift und Einsenden eines Dokumentes erfolgen soll oder ob die elektronische Zustimmung ausreichend ist.

Hat eine Person die vom Verband eingestellte erweiterte Datenschutzerklärung noch nicht “unterzeichnet” bzw. noch nicht elektronisch bestätigt, so wird der Person beim Wechseln in eine andere Rolle (z.B. VereinsAccount, GS-Admin, …) eine Seite angezeigt, auf der die Person Informationen zur Datenschutzerklärung erhält.

So könnte diese Seite aussehen:


Abbildung 1: Phoenix II Datenschutzseite


In der Abbildung wird der Benutzer aufgefordert die Datenschutzerklärung herunterzuladen und beim Verband einzureichen.

Sie als Landesverband können sich jedoch per Konfiguration dafür entscheiden, dass der Benutzer “lediglich” einen Haken setzen muss, diese Bestätigung der Datenschutzerklärung dann bei uns elektronisch abgespeichert wird und die Person damit die entsprechende Datenschutzerklärung elektronisch akzeptiert hat. Daraufhin kann der Benutzer direkt in die anderen Rollen wechseln.

Wird die Erklärung per Post eingereicht, so ist es die Aufgabe der Geschäftsstelle, den Erhalt in der jeweiligen Person mit Datum zu bestätigen. Ansonsten wird das Datum der Annahme automatisch gesetzt.

Abbildung 2: Phoenix II Datenschutzseite

Parameter

Damit diese Funktionalität aktiviert und genutzt werden kann, müssen zunächst einige Konfigurationsparameter bearbeitet werden. Um das Modul generell bei Ihnen aktiv zu schalten, sprechen Sie uns am Besten über das Supportsystem an. Zusätzlich gibt es noch einige Parameter (System => Phoenix Konfiguration), die Sie als GS-Admin vorab schon einmal pflegen und eingeben können.

DatenschutzbestimmungPDF

Dieser Eintrag gibt den Pfad (URL) zu dem Dokument der Datenschutzerklärung an. Dies kann zum Beispiel ein PDF oder ein Word Dokument sein.
Dabei ist es nicht zwingend notwendig das Dokument in Phoenix II eingestellt zu haben. Sie können das Dokument auch extern, z.B. auf Ihrer Webseite, eingestellt haben.

DatenschutzbestimmungText

Der Inhalt dieses Konfigurationseintrages legt den Text fest, der dem Benutzer per E-Mail zugesendet wird. Dem Benutzer wird außerdem noch ein Link zu der Erklärung in der E-Mail mitgeschickt. Dieser Link muss nicht erneut in diesem Parameter eingetragen werden.

DatenschutzbestimmungTextSeite

Dieser Parameter generiert die Seite, die der Benutzer sieht wenn er seine Rolle vom „PersonenAccount“ in eine andere Rolle wechselt und die Datenschutzerklärung noch nicht unterzeichnet hat. Sie haben zudem die Möglichkeit sogenannte „Tags“ zu verwenden. Diese werden beim Generieren durch variable Elemente ersetzt. Im Folgenden eine Tabelle mit allen Tags und deren Verwendung.

Tags

Tag Bezeichnung

Funktion

Tag Bezeichnung

Funktion

{user}

Gibt den Namen des Benutzers aus. Ein Beispiel wäre: Sehr geehrte Frau Ute Mustermann.

{link}

Wird den Link zur Datenschutzerklärung einfügen.

{check}

Eine Check-Box zum anhaken wird angezeigt (gelesen und akzeptiert)


Beispiel

Beispiel
1 2 3 4 5 6 7 8 9 <h2>Datenschutzerklärung für Mitarbeiter</h2> <p> {user}, um in eine andere Rolle der Phoenix II Verwaltung nutzen zu können, müssen Sie eine erweiterte Datenschutzerklärung unterzeichnen. Diese können Sie unter folgendem Link ({link}) herunterladen und uns im Anschluss unterschrieben zurück senden. Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich gerne direkt per Post oder E-Mail an uns. </p>