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Je nach Rolle, mit der sich ein Benutzer anmeldet, werden in der Personenverwaltung unterschiedliche Module angezeigt. Im Folgenden werden die einzelnen Module erläutert.

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Abbildung 20: Phoenix II Menü-Personenverwaltung

2.1 Person

In der Personenverwaltung können Personen gesucht, neu angelegt, bearbeitet werden und einiges mehr. In der Personen-Übersicht kann der Benutzer Personen nach unterschiedlichen Suchkriterien anzeigen und filtern. Im Folgenden werden einige mögliche Prozesse beschrieben.

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Abbildung 21: Personenverwaltung - Person

2.1.1 Person neu anlegen

Im Menü Personen → Person auswählen. Die Schaltfläche „Neu“ anklicken und die Personendaten eingeben und speichern.

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Abbildung 22: Person neu anlegen

2.1.2 Adressdaten, E-Mail, Telefonnummer und Co anlegen und pflegen

Der Benutzer wählt eine Person in der Personen-Übersicht aus und klickt auf die Schaltfläche „Ansehen“, alternativ ist auch Doppelklick auf die Person möglich. Er gelangt auf eine neue Maske in der die Details zu der Person angesehen und bearbeitet werden können.
Das Tab „Kommunikation“ auswählen.

Abbildung 23: Kommunikation

Durch Klick auf die Schaltfläche „Kommunikationswege hinzufügen“ kann ein neuer Kommunikationsweg (Adresse, E-Mail, Telefon, etc.) hinzugefügt werden.

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Zunächst wird die Art ausgewählt und die entsprechenden Daten eingegeben.

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Das Kästchen „Standard“ wird ausgewählt, wenn es sich um die primären Kontaktdaten handelt. Kontaktdaten, die als Standard markiert sind, werden zum Beispiel bei der automatischen E-Mailversendung, etc. genutzt.

Abbildung 24: Person bearbeiten – Kommunikationswege

In der Detail-Übersicht der Person werden nur Kommunikationswege angezeigt, die als Standard markiert sind!

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Pro Kommunikationsart (Adresse, E-Mail, Telefon, …) kann nur ein Eintrag als Standard markiert werden.

Durch Klick auf die grüne Speichern-Schaltfläsche wird der Kommunikationsweg gespeichert. Mit dem Stift-Symbol kann ein Kommunikationsweg bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden.

2.1.3 Funktionen zuweisen und pflegen

Abbildung 25: Person bearbeiten-Funktionen

Je nach ausgewählter Ebene stehen dem Benutzer unterschiedliche Funktionen zur Auswahl.
Durch Anklicken der Schaltfläche „Funktion hinzufügen“ kann eine neue Funktionszuordnung hinzugefügt werden.

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Der Benutzer wählt zunächst eine Ebene aus, je nach ausgewählter Ebene wird dann ein Verband, Bezirk, Verein, … ausgewählt. Nun wählt der Benutzer eine Funktion aus und gibt die möglichen Zusatzdaten an.

Mit Klick auf die grüne Speichern-Schaltflasche wird die Funktionszuordnung gespeichert. Mit dem Stift-Symbol kann eine Funktionszuordnung bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden.

2.1.3.1 Zuweisung der Rolle Vereinsaccount über die Funktion Vereinsadmin

Die Zuweisung der Rolle Vereinsaccount kann über die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin geschehen.
Pro Verein kann es nur einen Vereinsadmin geben.


Abbildung 1: Personenverwaltung > Person

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Die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin erfolgt über „Personenverwaltung“ –> „Person“. Nach Auswahl der gewünschten Person und Klick auf die Stift Schaltfläche oder durch Doppelklick auf das Auswahlfeld öffnet sich die „Person Bearbeiten“ - Maske (siehe Abbildung 1).


Abbildung 2: Personenverwaltung - "Person Bearbeiten" - Maske

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Im Tab „Funktionen„ kann durch Klick auf das „Plus“ (Funktion hinzufügen) eine neue Funktion hinzugefügt werden.

Hier wird als Ebene „Verein“ ausgewählt. Als Verein wird der gewünschte Verein angegeben. Als Funktion wird „Vereinsadmin“ ausgewählt.


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Abbildung 3: "Person - Bearbeiten" - Maske Funktionszuweisung

Zusätzlich können ein „Funktion ab“ - Datum, ein Kommisarisch - Kennzeichen und eine zugeordnete Kommunikation angegeben werden.

Durch Klick auf den Speichern - Button wird die Funktion gespeichert. Ein Klick auf das X löscht die aktuelle Zuweisung. Zum Bearbeiten einer Funktion klickt der Benutzer zunächst auf den Bearbeiten Stift und kann die Funktionszuordnung anschließend Bearbeiten.

Die ausgewählte Person besitzt nun die Funktion „Vereinsadmin“ und die Rolle „Vereinsaccount“.

2.1.4 Kontakte (=Wiedervorlagen) anlegen und bearbeiten

Im Tab Kontakte befinden sich Wiedervorlagen oder Notizen zu Kontaktaufnahmen mit der ausgewählten Person. Der Benutzer kann diese sogenannten Kontakte hier pflegen.

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Abbildung 26: Person bearbeiten – Kontakte

Durch Klick auf „Kontak hinzufügen“ (Plus-Button) kann ein neuer Kontakt erstellt werden. Der Benutzer gibt die gewünschten Daten ein und speichert durch Klick auf die grüne Speichern-Diskette den Kontakt.
Mit dem Stift-Symbol kann ein Kontakt bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden.

2.1.5 Dateien (Passbild, Unterschrift, …) hinterlegen

Zu einer Person können Dateien hinterlegt werden. Durch Auswahl des Tabs „Datei“ und Anklicken der Schaltfläche „Datei hinzufügen“ (Plus-Button) kann eine Datei hochgeladen werden.

Abbildung 27: Person bearbeiten-Dateien

Nach Auswahl der Dateiart und einer Datei, kann der Benutzer die Datei durch Klick auf den grünen Speichern-Button speichern. Durch Klick auf das Stift-Symbol kann eine Datei bearbeitet und durch Klick auf das rote X gelöscht werden.

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Abbildung 28: Person bearbeiten-Detail-Übersicht mit Passbild

Ein Passbild und eine Unterschrift werden in der Detail-Übersicht der Person angezeigt.

2.1.6 Bemerkungen

Abbildung 29: Person bearbeiten-Bemerkungen

Zu einer Person können Bemerkungen gespeichert werden, die auch in der Detail-Übersicht der Person angezeigt werden.

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Mit dem grünen Speichern-Button kann eine Bemerkung gespeichert werden, mit Klick auf das Stift-Symbol kann eine Bemerkung bearbeitet werden.

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Abbildung 30: Person bearbeiten - Detail-Übersicht Bemerkungen

Die Bemerkung wird in der Detail-Übersicht der Person angezeigt.

2.1.7 Bankverbindungen hinterlegen und pflegen

Im Tab Bankverbindungen können Kontodaten einer Person hinterlegt werden.

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Abbildung 31: Person bearbeiten-Bankverbindungen

Durch Klick auf „Bankverbindung hinzufügen“ (Plus-Button) kann eine neue Bankverbindung erstellt werden. Der Benutzer gibt alle notwendigen Daten an und speichert die Angaben durch Klick auf die grüne Speichern-Schaltfläche. Mit dem Stift-Symbol können die Angaben bearbeitet und mit dem roten X die Bankverbindung gelöscht werden.

2.1.8 Gremien einer Person ansehen

Im Tab Gremien kann der Benutzer die Gremien ansehen, denen die ausgewählte Person zugeordnet ist.

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Abbildung 32: Person bearbeiten – Gremien

2.1.9 Schnellverteiler einer Person ansehen

Im Tab Schnellverteiler kann der Benutzer die Schnellverteiler ansehen, denen die ausgewählte Person zugeordnet ist.

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Abbildung 33: Person bearbeiten-Schnellverteiler

2.1.10 Funktions-Archiv

Im Tab Funktionsarchiv kann der Benutzer die ehemaligen Funktionszuordnungen der ausgewählten Person ansehen, die in das Funktionsarchiv gespeichert wurden.

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Abbildung 34: Person bearbeiten-Funktions-Archiv

2.1.11 .vcf-Export durchführen

In der Detail-Übersicht einer Person kann durch Anklicken der Schaltfläche „.vcf-Export“ (Pfeil-Symbol) ein .vcf-Export der Daten einer Person durchgeführt werden.


Abbildung 35: Personen Suche-.vcf-Export

Hierbei werden die persönlichen Daten und die Kontaktdaten der Person in eine elektronische Visitenkarte exportiert und können so direkt in ein Mailprogramm, wie zum Beispiel Outlook, übernommen werden.

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In der Personen Übersicht kann ebenfalls durch Anklicken der Schaltfläche „.vcf-Export“ (Pfeil-Symbol) ein „.vcf-Export“ ausgeführt werden.

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Abbildung 36: Personen Suche-.vcf-Export

2.1.11 Einer Person eine Rolle zuweisen

Je nach zugeordneter Rolle besitzt eine Person unterschiedliche Rechte in der Anwendung. Die Rolle Personenaccount wird jedem Benutzer der sich an der Anmeldung registriert automatisch zugewiesen. Je nach Landesverband stehen unterschiedliche Rollen mit verschiedenen Rechten zur Verfügung.

Um einer Person neue Rollen zuzuweisen, wählt der Benutzer zunächst eine Person aus und klickt auf die Schaltfläche „Rollen“.


Abbildung 37: Personen Suche-Person Rollen zuweisen

Er gelangt nun zu einer neuen Maske.

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Abbildung 38: Person Rollen zuweisen

Der Benutzer wählt die Rollen aus, die der ausgewählten Person zugeordnet werden sollen. Durch Klick auf „>„ werden die ausgewählten Rollen zugewiesen. Durch Klick auf „<„ werden die ausgewählten Rollen entzogen.

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Zuletzt müssen die Änderungen mit dem grünen Speichern-Button gespeichert werden!

2.1.11.1 Zuweisung der Rolle Vereinsaccount über die Funktion Vereinsadmin

Die Zuweisung der Rolle Vereinsaccount kann über die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin geschehen.
Pro Verein kann es nur einen Vereinsadmin geben.


Abbildung 1: Personenverwaltung > Person

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Die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin erfolgt über „Personenverwaltung“ –> „Person“. Nach Auswahl der gewünschten Person und Klick auf die Stift Schaltfläche oder durch Doppelklick auf das Auswahlfeld öffnet sich die „Person Bearbeiten“ - Maske (siehe Abbildung 1).


Abbildung 2: Personenverwaltung - "Person Bearbeiten" - Maske

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Im Tab „Funktionen„ kann durch Klick auf das „Plus“ (Funktion hinzufügen) eine neue Funktion hinzugefügt werden.

Hier wird als Ebene „Verein“ ausgewählt. Als Verein wird der gewünschte Verein angegeben. Als Funktion wird „Vereinsadmin“ ausgewählt.


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Abbildung 3: "Person - Bearbeiten" - Maske Funktionszuweisung

Zusätzlich können ein „Funktion ab“ - Datum, ein Kommisarisch - Kennzeichen und eine zugeordnete Kommunikation angegeben werden.

Durch Klick auf den Speichern - Button wird die Funktion gespeichert. Ein Klick auf das X löscht die aktuelle Zuweisung. Zum Bearbeiten einer Funktion klickt der Benutzer zunächst auf den Bearbeiten Stift und kann die Funktionszuordnung anschließend Bearbeiten.

Die ausgewählte Person besitzt nun die Funktion „Vereinsadmin“ und die Rolle „Vereinsaccount“.

2.1.13 Seminare


Abbildung 33: Person - Seminare

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Im Tab Seminare sehen Sie alle wichtigen Infos zu den Seminaren, die für die ausgewählte Person wichtig sind.

Die Abkürzungen VF steht für Vereinsfreigabe. Die Abkürzungen WL steht für Warteliste.

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