Unter dem Reiter Anmeldungen können Sie Ihre Veranstaltung planen.
Dabei werden die Gruppen die Sie in Schritt https://tricept.atlassian.net/l/c/42ndeb0P angelegt haben, hier aufgeführt.
Um eine Anmeldung für eine Gruppe zu planen, wählen Sie im nächsten Schritt über das ✏ (Stift)-Symbol die zu bearbeitende Gruppe aus. Im neuen Fenster haben Sie dann mehrere Möglichkeiten Einstellungen vorzunehmen, die nur diese Gruppe betreffen.
Für weitere Schritte siehe: 2.10.5.1 Einstellungen für die Anmeldung
Jede Gruppe, die Sie anlegen können, Sie unterschiedlich konfigurieren, von der Anmeldelänge, der Teilnahmedauer, Hotel-/Übernachtungsangebot, Parkscheinabfrage bis hin zu den Anmeldetexten und E-Mails, die diese Personen aus der Gruppe erhalten.
Werden alle diese Personen „gleich“ eingeladen, dann benötigen Sie nur eine Gruppe.
Mit „gleich“ eingeladen ist gemeint, dass alle Personen gleich lang an der Veranstaltung teilnehmen, das gleiche Hotel zu den gleichen Konditionen bekommen und auch alle weiteren Punkte wie Transportmanagement, Parkscheine, Teilnahme an Programmen etc. gleich sind.
In der Regel beginnen größere Veranstaltungen z. B. schon einen oder zwei Tage vorher, weil das Aufbauteam schon vor Ort sein muss und es eventuell noch ein Abbauteam gibt. Ggf. werden z. B. VIP-Personen für einen Tag vor Ort kostenfrei mit eingeladen. Alle diese separaten Bedürfnisse bzw. Einladungen können Sie dann abbilden, in dem Sie für die gleiche Veranstaltung unterschiedliche Einladungsarten und Gruppe definieren.
🚧 🏗️ - weitere Informationen Folgen ⚠️
Stammdaten
Unter Stammdaten werden die Daten erfasst, bzw. aufgelistet, welche zur Anlage der Person eingegeben wurden. Diese Daten sind die aktuelle verwendeten Datensätze der jeweiligen Person in der Phoenix II.
Eingabe Daten
Unter [Eingabe Daten] werden Änderungen erfasst, welche die jeweilige Person bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung geändert oder korrigiert hat.
Beispiel:
Teilnehmer A ist bereits in der Phoenix Datenbank vorhanden. Die [Stammdaten] Sätze sind mit den [Eingabe Daten] vorerst identisch, da es noch keine Änderungen gab. Teilnehmer A wird nun zu einer Veranstaltung eingeladen. Beim Ausfüllen der Daten zur Veranstaltungsteilnahme korrigiert der Teilnehmer A seine Daten. Nach der Übermittlung der eingegebenen bzw. korrigierten Daten zur Veranstaltung werden die neuen Daten unter dem Reiter [Eingabe Daten] sichtbar.
Exporte
Um einen Export aller Teilnehmer inkl. deren Daten einer Veranstaltung vorzunehmen, öffnen Sie bitte zunächst die [Veranstaltung] und navigieren auf den Reiter [Gruppen].
[Veranstaltungen] → [Veranstaltungen] → jeweilige Veranstaltung bearbeiten → [Gruppen]
Nun klicken Sie bei der jeweiligen Veranstaltung unter dem Reiter [Gruppen] auf die Schaltfläche [Exporte] auf der rechten Seite. (In der Abbildung, »Reiter [Gruppen] unter dem Punkt [Veranstaltungen]« rechts, gelb markiert.)
Unter der Schaltfläche [Exporte] werden Ihnen vier Exportmöglichkeiten angezeigt:
Export | Beschreibung |
|---|---|
Personen | |
Anmeldung | Hier bekommen Sie eine Exceltabelle mit allen Veranstaltungsteilnehmern und deren Stammdaten.  |
Anmeldung bereinigt | Hier bekommen Sie eine Exceltabelle mit allen Veranstaltungsteilnehmern und deren eingegeben Daten.  |
Kader |