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Wird man in eine Veranstaltung eingeladen hat man mehrere möglichkeiten auf diese Einladung zu antworten. Die erste wäre die bestätigung via Mail. Sobald man eine Person zu einer Veranstaltung einlädt, hat man die möglichkeit zu wählen, ob eine Mail versendet werden soll, oder nicht.

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Bei der Person im Postfach dann angekommen, kann die Person dort unter dem Wortlink “hier“ auf ihre Einladungsübersicht gelangen (Achtung: Dieser Wortlink ist standartmäßig in den Mailtexten enthalten, kann aber auch manuel entfernt werden, absichtlich oder unabsichtlich).

In der Einladungsübersicht kann die Person dann alle Positionen sehen zu der sie in einer Veranstaltung zugeteilt wurde und diesen entweder zu- oder absagen. Auch die Einladung in den Personen Pool wird hier angezeigt, das Feld Position/Rolle wäre dann allerdings nicht angegeben.

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Sollte es die Veranstaltung anbieten, würde man in dieser Übersicht auch angeben können, ob ein Hotel gewünscht ist oder nicht. Für diesen Zweck gibt es einen neuen Reiter, welcher nur eingeblendet wird sobald ein Hotel in der Veranstaltung hinterlegt und das Übernachtungsangebot erlaubt wurde.

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Sollte die eingeladene Person regelmäßig Phoenix benutzen, gibt es auch die möglichkeit die Einladung direkt im Profil zu beantworten. Dafür gibt es unter dem Reiter Veranstaltungen im Personenaccount den Unterreiter “Meine Einsätze”. Hierunter werden alle einladungen zu Veranstaltungen angezeigt und können auch gefiltert werden.

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Wird nach dem zusagen zu einer Veranstaltung dann die zugewiesene Position bestätigt, bekommt die jeweilige Person noch eine Mail, die ihn darüber informieren soll, dass er fest für die Veranstaltung eingeladen wurde. Das gleiche gilt für eine Absage. Für den Fall das bereits alle Stellen für eine Veranstaltung belegt wurden und kein weiteres Personal mehr benötigt wird, gibt es auch eine Absage Mail. Somit ist das nicht benötigte Personal auch informiert.

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