In Phoenix II werden Kennzeichen als spezifische Merkmale definiert, die vom GS-Admin (Geschäftsstellen-Administrator) für Personen festgelegt werden. Diese Kennzeichen dienen dazu, bestimmte Nachweise, Lizenzen oder Dokumente zu verwalten, die erforderlich sind, um am Sportbetrieb teilzunehmen oder eine bestimmte Funktion innerhalb des Verbands auszuüben.
Die Kennzeichen helfen dabei, sicherzustellen, dass die Personen die notwendigen Voraussetzungen erfüllen, wie z. B. das Vorlegen eines Trainerzertifikats, eines Schiedsrichternachweises oder anderer relevanter Qualifikationen. Jedes Kennzeichen wird mit einer bestimmten Verfahrensweise verknüpft, die festlegt, wie diese Nachweise oder Dokumente abzufordern, zu prüfen und zu verwalten sind. So wird ein reibungsloser Ablauf gewährleistet und sichergestellt, dass alle beteiligten Personen die erforderlichen Qualifikationen vorweisen können, um am Sportbetrieb teilzunehmen oder spezifische Aufgaben und Funktionen zu übernehmen.
In der Abbildung sind bereits verschiedene Kennzeichen hinterlegt, die zur Verwaltung von Nachweisen, Lizenzen oder Dokumenten für Personen in Phoenix II genutzt werden. Diese Kennzeichen können vom GS-Admin individuell angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an den Sportbetrieb oder bestimmte Funktionen erfüllt werden.
In den folgenden Anweisungen wird detailliert beschrieben, wie Sie selbst solche Kennzeichen anlegen und organisieren können. Sie erfahren Schritt für Schritt, wie neue Kennzeichen definiert, die erforderlichen Informationen zugeordnet und die entsprechende Verfahrensweise festgelegt wird. Dies ermöglicht es Ihnen, eigene Kennzeichen zu erstellen, die auf die speziellen Anforderungen Ihres Verbands oder Ihrer Sportart zugeschnitten sind, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle nötigen Nachweise und Dokumente strukturiert erfasst und überprüft werden.
Um ein neues Kennzeichen in Phoenix II anzulegen, klicken Sie auf den Plus-Button (1).
Nachdem Sie den Plus-Button (1) angeklickt haben, um ein neues Kennzeichen anzulegen, tragen Sie nun die Bezeichnung des neuen Kennzeichens in das Feld Bezeichnungen (2) ein. In diesem Feld geben Sie den Namen des Kennzeichens ein, der das Merkmal oder den Nachweis klar und verständlich beschreibt. Zum Beispiel könnte dies „Trainerlizenz A“ oder „Erste-Hilfe-Nachweis“ sein, je nachdem, welche Qualifikation oder welches Dokument durch das Kennzeichen erfasst werden soll.
Nachdem Sie die Bezeichnung des neuen Kennzeichens eingetragen haben, wählen Sie nun die Ebene, in der das Kennzeichen gelten soll. Diese Ebene bestimmt, auf welcher organisatorischen oder strukturellen Stufe das Kennzeichen angewendet wird. Sie könnten beispielsweise auswählen, ob das Kennzeichen auf Vereinsebene, Verbandsebene oder für eine bestimmte Gruppe von Personen gelten soll.
Durch die Auswahl der richtigen Ebene stellen Sie sicher, dass das Kennzeichen nur für die entsprechenden Personen oder Organisationseinheiten relevant ist, die das Merkmal benötigen.
Beispielhaft wurde hier die Ebene „Verband“ gewählt. Dadurch öffnet sich unter Funktion (4) ein Dropdown-Menü, in dem alle im Verband hinterlegten Funktionen aufgelistet sind. Diese Funktionen können Ihnen helfen, das Kennzeichen spezifisch den jeweiligen Positionen oder Rollen innerhalb des Verbands zuzuordnen.
Sie haben die Möglichkeit, die gewünschte Funktion auszuwählen, wodurch das Kennzeichen an die spezifischen Anforderungen dieser Funktion gebunden wird. Diese Zuordnung können Sie unter Funktionen organisieren und verwalten, um eine klare Struktur und Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Sollten Sie stattdessen eine andere Auswahl treffen, beispielsweise „Verein“ oder „Person“, wird dieselbe Vorgehensweise angewendet: Ein entsprechendes Dropdown-Menü öffnet sich, und Sie können die relevanten Funktionen oder Merkmale für diese Auswahl festlegen. Dies ermöglicht Ihnen, flexibel auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Strukturen Ihres Verbands oder Ihrer Sportorganisation einzugehen.
Wenn Sie zu demselben Kennzeichen einen weiteren Funktionskreis hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf den Plus-Button (5). Dadurch können Sie eine zusätzliche Funktion für das bereits angelegte Kennzeichen hinzufügen.
Falls Sie jedoch vorher festgelegte Funktionen entfernen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf den roten Löschebutton (6) klicken. Dieser Button ermöglicht es Ihnen, eine nicht mehr benötigte Funktion zu löschen, sodass nur die relevanten Funktionen für das Kennzeichen bestehen bleiben. So behalten Sie die Übersichtlichkeit und stellen sicher, dass nur die notwendigen Verknüpfungen zwischen Kennzeichen und Funktionen bestehen.
In den Feldern Anzeige und Pflege Personenaccount (7) legen Sie fest, dass die Kennzeichen in den Personenaccounts der oben festgelegten Funktionen sichtbar und bearbeitbar sind. Dies bedeutet, dass die Mitglieder, die in den entsprechenden Funktionen registriert sind, die Möglichkeit haben, ihre vorhandenen Nachweise oder Dokumente zu löschen, zu ersetzen oder andere Veränderungen vorzunehmen.
Diese Funktionalität fördert die Selbstverwaltung und stellt sicher, dass die Personen jederzeit Zugang zu ihren Dokumenten haben, um sie aktuell zu halten. Zudem werden Sie über jede Veränderung an einem Sollkennzeicheninformiert. Diese Informationen erhalten Sie sowohl über die Wiedervorlage Übersicht als auch über das auf dem Dashboard vorhandene Feld Warnungen - Wiedervorlagen. So behalten Sie den Überblick über alle Änderungen und können sicherstellen, dass alle erforderlichen Nachweise rechtzeitig aktualisiert werden
Mit dem Feld Gültig bis (8)legen Sie fest, dass beim Hochladen des entsprechenden Kennzeichens ein Datum eingegeben werden muss, das angibt, wann die Gültigkeit des Kennzeichens abläuft. Dieses Datum ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Nachweise und Lizenzen regelmäßig überprüft und gegebenenfalls erneuert werden.
Durch das Setzen des Hakens bei „Ist Kennzeichen beim Löschen der Datei“ (9) wird festgelegt, dass beim Löschen der Datei oder des Dokuments, das mit dem Kennzeichen verknüpft ist, der Haken bei „Ist-Zuordnung“ (10) für die betreffende Person ebenfalls entfernt wird. Dies bedeutet, dass die Verbindung zwischen dem Kennzeichen und dem Benutzer aufgehoben wird, wenn das zugehörige Dokument gelöscht wird.
Wichtig zu beachten ist, dass eine Information über diese Aktion an den GS-Admin (Geschäftsstellen-Administrator) nicht erfolgt. Dies bedeutet, dass der GS-Admin keine Benachrichtigung erhält, wenn das Dokument gelöscht wird und die Zuordnung des Kennzeichens entfernt wird. Es liegt somit in der Verantwortung der Benutzer, ihre Dokumente und Nachweise zu verwalten, da keine automatische Informationsweitergabe stattfindet.
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