2.1.12 Dubletten
Phoenix II stellt mittlerweile auch eine Funktionalität zur Verfügung, um Dubletten zu ermitteln und dann einfach zu beseitigen. Mit Dublette ist gemeint, dass eine Person - aus welchen Gründen - auch immer zwei- oder mehrmals angelegt wurde, es sich aber eigentlich um die gleiche natürliche Person handelt.
Ruft man diesen Reiter auf, dann bekommt man in der Regel die Liste von Dubletten, die relativ eindeutig eine Dublette sind (Voreinstellung Dublettenart: Dubletten):
Phoenix überprüft hier im Hintergrund, ob Name, Vorname, Geschlecht und Geburtsdatum bei mehreren Peronen gleich ist. Zusätzlich werden noch weitere Informationen wie E-Mail-Adresse und Onlinezugang angegeben. Am oberen Beispiel sieht man, dass drei der vier Personen wohl auch einen Onlinzugang haben, aber eben durch andere Anmeldeinformationen nochmals neu angelegt wurden.
Wählt man bei der Dublettenart “Verdachtsdubletten” aus, so werden nur noch Namen und Vornamen bzw. Teilstücke von Namen und Vornamen miteinander verglichen.
Über die vorhandenen Buttons kann man nun einen Dubletteneintrag beseitigen “Dublette beseitigen” bzw. zwei Personen zusammenführen oder bewusst sagen, dass es sich bei diesen beiden Personen wirklich um keine Dublette handelt “als keine Dublette markieren”.
Um eine Dublette zu beseitigen wählen Sie die Person aus, die gelöscht werden soll. Wenn Sie die Person ausgewählt haben und dann den Button “Dublette beseitigen” drücken erscheint folgender Dialog:
Hier wählen Sie nun die vom System vorgeschlagenen Personen aus, in die diese Person zusammengeführt werden soll. Ggfs. gibt es hier eben mehrere Personen oder sie können auch weiter rechts noch eine neue Person auswählen, in der diese Daten zusammengeführt werden soll, wenn dies das System nicht automatisch erkennt.
Hier bekommen Sie nun mögliche Abweichungen zwischen diesen Personen angezeigt und können dann über die Pfeiltasten auswählen, welche Daten von Links gegebenenfalls auf die rechts dargestellte Person übertragen werden soll. Bei den Kommunikationswegen können Sie einzelne Zeilen auswählen und dann auch von links nach rechts übertragen.
Wenn Sie dann den Speichern-Button drücken wird nochmals folgender Hinweis ausgegeben:
Nur wenn Sie dies dann auch bestätigen, werden die von Ihnen selektierten Daten dann zusammengeführt.
Zusätzlich wird noch abgefragt, ob man dann direkt zu dieser Person in den Bearbeitungsmodus springen will.
Wenn Sie die Person dann aufrufen kommt noch folgender Hinweis, dass die Zusammenführung der Daten, also Übertrag der Funktionen, Dateien, Pässe, Lizenzen, Ehrungen etc. noch technisch bedingt etwas dauern kann. Insofern hier die Bitte ggfs. erst ein paar Minuten später dann die Personen anzuschauen, wenn im Hintergrund auch wirklich alle Daten neu zugeordnet wurden.