Für die Einsatzplanung einer Veranstaltung gibt es, separat von den generellen informationen der Veranstaltung, Einstellungen. Bisher sind es insgesamt fünf Einstellungen welche alle unter Veranstaltungen > Veranstaltungen > “Name der Veranstaltung” > Einstellungen gefunden werden können.
Zeiteinheiten
Wird ein Veranstaltung erstellt werden hier automatisch so viele Tage angelgt wie die Veranstaltung lang ist. Standartmäßig wird außerdem der ganze Tag ausgewählt. Unter dieser Einstellung ist es allerdings möglich neue Tage anzulegen, alte zu bearbeiten und überflüssige zu löschen. Auch kann man hier, anstelle des ganzen Tages, noch festlegen von wann bis wann der Tag genau geht bzw. wie lange genau das Personal gebraucht wird. Sollte hier eine genaue Uhrzeit eingetragen werden, anstelle eines vollen Tages, wird die Uhrzeit auch in jeder Einladung zu der Veranstaltung angezeigt, damit die eingeladenen Personen vorher bescheid wissen.
Distanz für Angebot Hotel
Hierunter kann festgelegt werden, wie weit eine Person mindestens vom Veranstaltungsort aus weg ihren Wohnsitz haben muss, um überhaupt ein Hotel angeboten zu bekommen. Standartmäßig sind hier 1000km eingetragen.
Hoteleinstellungen für Einsatzplanung
Unter dieser Einstellung befinden sich die restlichen Einstellungen zu Hotels. Es kann zuallererst festgelegt werden ob bei dieser Veranstaltung überhaupt ein Hotel angeboten wird, oder nicht. Falls ja, muss festgelegt werden von wann bis wann das Hotel buchbar ist. Direkt darunter gibt es noch einige Individuelle Einstellungen. Sind alle Einstellungen vorgenommen, Speichern in der oberen rechten Ecke nicht vergessen.
Mailtext für Einsatzplanung
Hier können Individuelle Mailtexte angelegt werden, welche dann später bei den Personen in der Einsatzplanung, einzeln Zugeordnet werden, um für bestimmte Personen spezielle Mailtexte bei Statusänderung zu schicken. Standartmäßig wird hier nur der “Standart”-Mailtext angezeigt. Über den Button “Neue E-Mailgruppe” angelegte Mailtexte werden nicht auf andere Veranstaltungen übertragen.
Um eine neu angelegte E-Mailgruppe anzupassen, oder auch die “Standart”-Mailgruppe, muss der Stift-Button auf der rechten Seite jeder Mailgruppe genutzt werden. Auf der neuen Seite die sich öffnet fallen direkt die fünf unterschiedlichen Editoren auf, welche untereinander aufgelistet sind. Am oberen Rand jedes Editors steht, für welche Mail er steht. Es werden in der Einsatzplanung Mails für Einladungen, Zusagen, Absagen, Erinnerungen und Bestätigungen gesendet, daher gibt es auch fünf verschiedene Felder zum Individalisieren eines oder mehrerer Mailtexte.
Sind nun alle Mailtexte erfolgreich angelegt und bearbeitet worden, kann man unter der Einsatzplanung im Personal Pool, oder auch direkt unter einem Tag, den Personen die unterschiedlichen Mailtexte zuweisen.
Berechtigung zur Einsatzplanung
Die letzte Einstellung macht es möglich, nicht berechtigte aber wichtige Personen für die Einsatzplanung dazu zu ermächtigen, für einzelne Veranstaltungen mit zu planen. So kann jede Person, mit Phoenix II zugriff, helfen Veranstaltungen zu Planen, ohne temporär Rollen zugewiesen zu bekommen.
