12.8.2 Einstellungen einer Einsatzplanung
- Sven Wolter
- Jan Pollok
Für die Einsatzplanung einer Veranstaltung gibt es, zusätzlich zu den generellen Informationen der Veranstaltung weitere Einstellungen. Derzeit sind es insgesamt fünf Einstellungen, welche alle unter Veranstaltungen > Veranstaltungen > “Name der Veranstaltung” > Einstellungen hinterlegt sind.
Zeiteinheiten
Wird eine Veranstaltung erstellt, werden hier automatisch so viele Tage angelegt, wie die Veranstaltung dauert. Standardmäßig wird außerdem der ganze Tag ausgewählt. Unter dieser Einstellung ist es allerdings möglich neue Tage anzulegen, alte zu bearbeiten und überflüssige zu löschen. Auch kann man hier, anstelle des ganzen Tages, noch festlegen, von wann bis wann der Veranstaltungstag genau geht bzw. wie lange das Personal gebraucht wird. Wird hier anstelle eines vollen Tages eine genaue Uhrzeit eingetragen, wird die Uhrzeit auch in jeder Einladung zu der Veranstaltung angezeigt, damit die eingeladenen Personen bereits vorher über ihre Einsatzzeiten informiert sind.
Distanz für Angebot Hotel
Hier kann festgelegt werden, wie weit der Wohnsitz einer Person mindestens vom Veranstaltungsort entfernt sein muss, um ein Übernachtungsangebot zu bekommen. Standardmäßig sind hier 1.000 km eingetragen.
Hoteleinstellungen für Einsatzplanung
Unter dieser Einstellung befinden sich die restlichen Einstellungen zu Hotels. Es kann zuallererst festgelegt werden ob bei dieser Veranstaltung überhaupt ein Hotel angeboten wird oder nicht. Falls ja, muss festgelegt werden, von wann bis wann das Hotel buchbar ist. Direkt darunter gibt es noch einige individuelle Einstellungen. Sind alle Einstellungen vorgenommen, Speichern in der oberen rechten Ecke nicht vergessen.
Mailtext für Einsatzplanung
Hier können individuelle Mailtexte angelegt werden, welche dann später bei den Personen in der Einsatzplanung einzeln zugeordnet werden, um so an bestimmte Personen(-kreise) spezielle Mailtexte zu schicken. Standardmäßig wird hier nur der “Standard”-Mailtext angezeigt. Über den Button “Neue E-Mailgruppe” angelegte Mailtexte werden nicht auf andere Veranstaltungen übertragen.
Um eine neu angelegte E-Mailgruppe anzupassen, oder auch die “Standard”-Mailgruppe, muss der Stift-Button auf der rechten Seite jeder Mailgruppe genutzt werden. Auf der neuen Seite, die sich öffnet, fallen direkt die fünf unterschiedlichen Editoren auf, welche untereinander aufgelistet sind. Am oberen Rand jedes Editors steht, für welche E-Mail er steht. Es werden in der Einsatzplanung E-Mails für Einladungen, Zusagen, Absagen, Erinnerungen und Bestätigungen gesendet, daher gibt es auch fünf verschiedene Felder zum Individualisieren eines oder mehrerer Mailtexte.
Sind nun alle Mailtexte erfolgreich angelegt und bearbeitet worden, kann man unter der Einsatzplanung im Personal Pool, oder auch direkt unter einem Tag, den Personen die unterschiedlichen Mailtexte zuweisen.
Berechtigung zur Einsatzplanung
Mit dieser Einstellung ist es möglich, weitere Personen für die Einsatzplanung zu ermächtigen, damit diese einzelne Veranstaltungen mitplanen können. So kann jede Person, mit Phoenix II Zugriff, helfen Veranstaltungen zu planen, ohne temporär Rollen zugewiesen zu bekommen.