IIm Im Modul „Fakturierung“ kann der Benutzer Rechnungen für Personen, Firmen oder Vereine erstellen, bearbeiten und löschen.
Rechnungen suchen und filtern
Suchen Sie über die entsprechenden Suchfelder eine bestimmte Rechnung? Dann filtern Sie nach Namen, Vornamen, Verein, Rechnungsdatum und vielem mehr. Zum Suchen drücken Sie , können Sie die Filterfunktionen nutzen. Es stehen verschiedene Kriterien zur Verfügung, darunter:
Name und Vorname
Verein
Rechnungsdatum
Nach der Eingabe der Suchkriterien bestätigen Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupen-IconSymbol.
Export von Rechnungen
Beim Suchen und Export Exportieren werden nur die aktuell angezeigten Daten exportiert, die aktuell aufgelistet sind. Standardmäßig werden immer sind 25 Ergebnisse pro Seite angezeigtsichtbar.
Wenn Möchten Sie alle Datensätze suchen oder in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, tragen ändern Sie die Zahl in das Feld, in dem die Zahl '25' steht (dem Feld zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, z. B. '500'. Bestätigen Sie die Eingabe mit 'Enter' oder durch Klicken auf das Lupen-Symbol und führen Sie anschließend den Export durch.
Zunächst werden die sichtbaren Icons und Buttons beschrieben, die mit Buchstaben oder Zahlen markiert sind. Im weiteren Verlauf folgt eine detaillierte Beschreibung der Arbeit mit den einzelnen Funktionen und Modulen.
Um eine neue Rechnung anzulegen, muss das Plus-Symbol gedrückt werden. Bei der Bearbeitung einer bestehenden Rechnung wählt der Benutzer zunächst die betreffende Rechnung aus und drückt anschließend das Stift-Symbol. Zum Löschen einer Rechnung ist es erforderlich, ebenfalls zuerst eine Rechnung auszuwählen, gefolgt von einem Klick auf „500“, und bestätigen Sie mit „Enter“ oder einem Klick auf die Lupe, bevor Sie den Export ausführen.
Rechnungen erstellen, bearbeiten und löschen
Neue Rechnung anlegen: Klicken Sie auf das Plus-Symbol
Rechnung bearbeiten: Wählen Sie eine bestehende Rechnung aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol
Rechnung löschen: Markieren Sie eine Rechnung und klicken Sie auf das rote Kreuz-Symbol
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Rechnungen versenden
Zum Versenden einer Rechnung betätigen Sie den entsprechenden Versand-Button betätigt werden.
Einzelversand einer Rechnung
Mit dem Button Einzelversand„Einzelversand / Vorschau (A)kann “ können Sie die Rechnung begutachtet und das Druckdatum festgelegt werdenvor dem Versand einsehen und ein Druckdatum festlegen, falls noch kein Datum vorhanden ist. dieses noch nicht gesetzt wurde.
Markieren Sie hierzu dazu die entsprechende einzelne Rechnung, wie in der Abbildung dargestellt, und betätigen Sie den Button Einzelversand gewünschte Rechnung und klicken Sie auf „Einzelversand / Vorschau (A)“.
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Im nun geöffneten Fenster sind drei Optionen zur weiteren Bearbeitung sichtbar.
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...
Direktversand und Druckdatum setzen
Die Option „B - Direktversand / Druckdatum setzen: Bei dieser Option werden die Daten direkt übernommen, setzen“ ermöglicht die sofortige Übernahme der Rechnung, wodurch eine weitere Bearbeitung ist dann nicht mehr möglich ist. Bitte prüfen Sie die Rechnung vorher genau. Anschließend sorgfältig, bevor Sie diese Funktion nutzen.
Nach dem Setzen des Druckdatums wird die Rechnung in der Übersicht (nächste Abbildung) übernommen. Dort wird die Rechnungsnummer Dabei erfolgt eine farbliche Markierung zur besseren Nachverfolgbarkeit:
Die Rechnungsnummer wird fett und dunkelblau dargestellt.
Falls eine Ratenzahlung hinterlegt ist,
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erscheint ein Icon neben der Rechnungsnummer
...
als Kennzeichnung.
Die Rechnungssumme
...
unter
...
„Bruttopreis“ wird fett und dunkelgrün
...
angezeigt.
Bei Lastschrifteinzug (mit
...
SEPA-Mandat)
...
erscheint der Zahlbetrag fett grün
...
.
Fehlt ein SEPA-Mandat,
...
wird beim Zahlbetrag eine fett orangefarbene Nullsumme
...
dargestellt. In diesem Fall
...
muss der Zahlbetrag manuell
...
eingegeben werden.
Rechnung als PDF anzeigen
Nach dem Setzen des Druckdatums können Sie die Rechnung als PDF-Dokument aufrufen, indem Sie auf die fett dunkelblaue Rechnungsnummer klicken.
Falls in der Übersicht keine farbliche Markierung bei der Summe und der Rechnungssumme ersichtlich sein, ist die oder dem Zahlbetrag ersichtlich ist, bedeutet dies, dass:
Die Rechnung noch nicht
...
final geprüft wurde.
Das Druckdatum noch nicht gesetzt
...
wurde.
In diesem Fall ist eine Bearbeitung weiterhin möglich.
C - Rechnung geprüft: Mit dieser Option können Sie die Rechnung auf sachliche und fachliche Richtigkeit prüfen, ohne ein Druckdatum zu setzen. Die Rechnung wird dann auf den Status geprüft gesetzt, und eine Bearbeitung bleibt weiterhin möglich. Dies ist sinnvoll, wenn es in Ihrem Verband mehrere Verantwortungsebenen gibt, die vor dem Versand einer Rechnung oder Gutschrift eine Prüfung vornehmen.
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D - Zurück: Hier können Sie zur gesamten Rechnungsübersicht zurückkehren
Massenversand
Im Massenversand kann der Benutzer auswählen, auf welche Weise die Rechnung verschickt werden soll, wodurch die Effizienz beim Versand mehrerer Rechnungen gesteigert wird.
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Sie sehen jetzt das Fenster Rechnungen versenden. Hier können Sie über verschiedene Auswahlfunktionen die Art der Rechnungen bestimmen. Zunächst müssen Sie den Gläubiger auswählen; je nach Verband können hier mehrere Gläubiger zur Auswahl stehen. Beachten Sie, dass nur Rechnungen ohne Druckdatum (Beschreibung hierzu im Abschnitt Einzelversand) über diesen Weg versendet werden können.
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Neue Rechnung anlegen
Um eine neue Rechnung anzulegen, drücken Sie die Plustaste. Es öffnet sich ein neues Fenster zur weiteren Bearbeitung.
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Wählen Sie (10) Position , die Artikelgruppe (11), den Artikel (12) sowie die Menge und die entsprechende Mehrwertsteuer aus. Die Artikelgruppe können Sie unter Artikel Gruppe und den Artikel unter Artikel Stamm anlegen und bearbeiten.
Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, errechnet sich der Rechnungsbetrag. Sie haben die Möglichkeit, im Zusatztext eine individuelle Beschreibung hinzuzufügen und sehen dann die Zusammenfassung. Wenn Sie die Rechnung löschen möchten, nutzen Sie das rote Lösch-Icon; wenn Sie die Rechnung speichern möchten, drücken Sie das grüne Speicher-Icon oben rechts.
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Sie finden dann Ihre neue Rechnung unter Rechnungen.
Vorhandene Rechnung bearbeiten
Um eine vorhandene und angelegte Rechnung zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Rechnung über die (13) Markierung am Kreis-Icon aus und drücken dann das Stift-Icon.
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Durch einen Klick auf den Schriftzug (14) "Rechnungskopf ein-/ausblenden" öffnet sich eine Ansicht, in der der Inhalt der Rechnung dargestellt wird. Wie bereits zu Beginn beschrieben, können Sie hier die Rechnung anpassen, neue Positionen hinzufügen und Änderungen in den Adressfeldern vornehmen.
Ratenzahlung
Unter "Ratenzahlung" haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen für Zahlungen in Raten anzulegen.
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Über das Stift-Icon neben den Raten können Sie das Datum des Zahlungsziels anpassen. Speichern Sie anschließend die Änderungen mit dem grünen Speicher-Button. Wenn Sie die Ratenzahlung insgesamt speichern möchten, klicken Sie auf das grüne Speicher-Icon oben rechts.
Zahlungen
Erfolgte Zahlungen können Sie hier eintragen – dies ist insbesondere bei Personen oder Vereinen notwendig, die kein SEPA-Mandat hinterlegt haben.
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Geben Sie den Zahlbetrag und das Buchungsdatum ein. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, können Sie diese im Feld Bemerkungen eintragen. Speichern Sie anschließend mit dem grünen Speicher-Icon.
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Mailversand
Hier können Sie den individuellen Versand der Rechnung per Mail anpassen. In den allgemeinen Einstellungen zum Rechnungsversand sind die grundlegenden Daten für den Mailversand hinterlegt. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den einzelnen Versand von Rechnungen vorzunehmen.
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