Fakturierung- Rechnung - GS Admin
Modul „Fakturierung“ – Rechnungen erstellen, verwalten und versenden
Im Modul „Fakturierung“ können Sie Rechnungen für Personen, Firmen oder Vereine erstellen, bearbeiten und löschen.
Rechnungen suchen und filtern
Wenn Sie eine bestimmte Rechnung suchen, können Sie verschiedene Filter verwenden. Zur Auswahl stehen zum Beispiel:
Name und Vorname
Verein
Rechnungsdatum
Geben Sie die gewünschten Angaben ein und starten Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupen-Symbol.
Rechnungen exportieren
Beim Export werden nur die Rechnungen übernommen, die aktuell auf der Seite angezeigt werden. Standardmäßig sind 25 Einträge pro Seite sichtbar.
Wenn Sie alle passenden Rechnungen exportieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Ändern Sie die Anzahl der Einträge pro Seite (zum Beispiel auf 500).
Bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder durch einen Klick auf die Lupe.
Starten Sie anschließend den Export.
Rechnungen erstellen, bearbeiten und löschen
Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Um eine bestehende Rechnung zu bearbeiten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf das Stift-Symbol.
Um eine Rechnung zu löschen, markieren Sie sie und klicken Sie auf das rote Kreuz-Symbol.
Ab dem 28.01.2026 erfolgt die Rechnungstellung und -versand ausschließlich über E-Rechnungen. Ab 2026 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD im B2B-Bereich empfangen und weiterverarbeiten können. In Phoenix II ist der Rechnungsversand standardmäßig auf ZUGFeRD eingestellt.
Rechnungen versenden Einzelversand
Wenn Sie eine Rechnung versenden möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Versand-Button.
Für den Einzelversand mit Vorschau:
Markieren Sie die gewünschte Rechnung.
Klicken Sie auf „Einzelversand / Vorschau (A)“.
Sie können die Rechnung nun ansehen und ein Druckdatum festlegen, falls noch keines gesetzt ist.
Im neu geöffneten Fenster sehen Sie links die Rechnung mit allen zugehörigen Rechnungsdaten sowie rechts eine Vorschau des zu versendenden Rechnungsformulars.
Diese Ansicht zeigt exemplarisch die linke Spalte mit Quelldaten (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag) und die rechte Vorschau mit dem Phoenix-Layout inklusive Logo. So können Sie Abweichungen prüfen und das Formular für E-Rechnungen optimieren.
Überprüfen Sie beide Bereiche sorgfältig. Wenn die Rechnung korrekt ist, setzen Sie über den Button „Direktversand Mail/Druckdatum“ das Versanddatum und senden Sie die Rechnung direkt ab.
Rechnung Direktversand Mail/ Druckdatum setzen
Überprüfen Sie beide Bereiche sorgfältig. Wenn die Rechnung korrekt ist, setzen Sie über den Button „Direktversand Mail/Druckdatum“ das Versanddatum und senden Sie die Rechnung direkt ab.
Nach dem Klick auf „Direktversand Mail/Druckdatum“ erscheint ein Hinweis zum Versand der Rechnung, den Sie bestätigen müssen. Nach Bestätigung sehen Sie einen blauen Ladebalken, der den Fortschritt der Aktion anzeigt. Bei erfolgreichem Abschluss erscheint ein grün unterlegtes Bestätigungsfeld.
Rechnung auf geprüft Setzen
Wenn Sie die Rechnung geprüft haben, aber zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten, markieren Sie sie über den Button „Rechnung geprüft“.
Im Modul „Fakturierung“ haben Sie vier verschiedene Optionen zur weiteren Bearbeitung einer Rechnung:
Mit der Option „Einzelversand / Vorschau (A)“ können Sie eine Rechnung vor dem Versand einsehen und prüfen. Dabei haben Sie außerdem die Möglichkeit, ein Druckdatum festzulegen, falls dieses noch nicht gesetzt wurde. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Rechnung korrekt ist, bevor Sie sie versenden.
Die Option „Direktversand / Druckdatum setzen (B)“ ermöglicht die sofortige Übernahme der Rechnung in das System. Nach dem Setzen des Druckdatums wird die Rechnung in der Übersicht übernommen und farblich markiert, um die Nachverfolgbarkeit zu erleichtern. Die Rechnungsnummer erscheint fett und dunkelblau, bei vorhandener Ratenzahlung wird ein spezielles Symbol angezeigt, die Rechnungssumme wird fett und dunkelgrün hervorgehoben, und beim Lastschrifteinzug mit SEPA-Mandat wird der Zahlbetrag fett grün dargestellt. Fehlt ein SEPA-Mandat, erscheint stattdessen eine fett orangefarbene Null beim Zahlbetrag, was bedeutet, dass dieser manuell eingegeben werden muss. Bitte beachten Sie, dass nach der Übernahme mit dieser Option keine weitere Bearbeitung der Rechnung mehr möglich ist. Prüfen Sie die Rechnung daher sorgfältig, bevor Sie diese Funktion nutzen. Nach dem Setzen des Druckdatums können Sie die Rechnung außerdem als PDF öffnen, indem Sie auf die dunkelblaue Rechnungsnummer klicken. Wenn in der Übersicht keine farbliche Markierung bei der Rechnungssumme oder dem Zahlbetrag sichtbar ist, bedeutet dies, dass die Rechnung noch nicht final geprüft wurde oder das Druckdatum noch nicht gesetzt wurde – in diesem Fall ist eine weitere Bearbeitung noch möglich.
Mit der Option „Rechnung geprüft (C)“ setzen Sie die Rechnung auf den Status „geprüft“, ohne ein Druckdatum zu setzen. So können Sie die Rechnung auf sachliche und fachliche Richtigkeit überprüfen, während eine weitere Bearbeitung weiterhin möglich bleibt. Diese Funktion ist besonders sinnvoll, wenn es in Ihrem Verband mehrere Verantwortungsebenen gibt, die vor dem endgültigen Versand der Rechnung oder Gutschrift eine Prüfung vornehmen müssen.
Mit der Option „Zurück (D)“ können Sie jederzeit zur gesamten Rechnungsübersicht zurückkehren. Dort behalten Sie den Überblick über alle erstellten Rechnungen und können weitere Bearbeitungsschritte durchführen.
Rechnung versenden Massenversand
Der Massenversand bietet eine effiziente Möglichkeit, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu verschicken. Im Gegensatz zum Einzelversand müssen Sie hier nicht jede Rechnung einzeln auswählen. Stattdessen starten Sie den Massenversand über den entsprechenden Button (E) in der Fakturierung.
Nach dem Klick öffnet sich das Fenster „Rechnungen versenden“. Dort wählen Sie zunächst den Gläubiger aus – je nach Verband kann es mehrere Gläubiger geben. Wichtig ist, dass im Massenversand nur Rechnungen ohne bereits gesetztes Druckdatum versendet werden können. Rechnungen mit einem Druckdatum müssen einzeln über den Einzelversand bearbeitet werden.
Im Fenster können Sie anschließend verschiedene Filter und Auswahlmöglichkeiten nutzen, um genau festzulegen, welche Rechnungen Sie im Rahmen des Massenversands verschicken möchten. Diese Vorgehensweise spart viel Zeit, vor allem wenn viele Rechnungen auf einmal versendet werden müssen.
Wenn Sie den Button „Massenversand“ geöffnet haben, sehen Sie im oberen linken Bereich folgende Auswahlmöglichkeiten
Rechnungskategorien
Geprüft/ Ungeprüft
Dokumentart
Art der Rechnung
Darunter werden die Rechnungen angezeigt, die durch die oben gewählten Filter gefiltert wurden. Diese Liste zeigt Einträge mit Checkboxen für den Versandstatus. So können Sie gezielt prüfen und auswählen, welche Rechnungen im Massenversand berücksichtigt werden.
Links neben den Rechnungen erscheint die Vorschau der ausgewählten Rechnung in Echtzeit. Klicken Sie auf eine der links gelisteten Rechnungen (z. B. "FC Zufall" vom 04.11.2024), um das jeweilige PDF-Vorschaubild im rechten Bereich zu öffnen und Details wie Adresse, Betrag und Status zu prüfen.
Nach der Prüfung können Sie mit dem Button Auswahl versenden alle in der Liste markierten Rechnungen in einem Schritt per E-Mail versenden. Die Auswahlkästchen vor den einzelnen Rechnungen dienen ausschließlich dazu, einzelne Rechnungen für die Vorschau anzuwählen und haben keinen Einfluss auf den eigentlichen Sammelversand.
Während der Rechnungsversand läuft, können Sie in anderen Bereichen von Phoenix weiterarbeiten. Der Massenversand erfolgt im Hintergrund.
Wählen Sie stattdessen Druckdatum setzen, erfolgt kein E-Mail-Versand, und ein späterer Mail-Versand ist nicht mehr möglich – diese Option dient ausschließlich dem postalischen Versand.
Neue Rechnung anlegen
Um eine neue Rechnung anzulegen, drücken Sie die Plustaste. Es öffnet sich ein neues Fenster zur weiteren Bearbeitung.
Wählen Sie zunächst den passenden Gläubiger aus. Abhängig vom Verband kann es verschiedene Gläubiger geben, die für die Rechnung in Frage kommen. Danach entscheiden Sie, ob die Rechnung an einen Verein, eine Person oder eine Firma gerichtet werden soll, und wählen die Option aus, die zu Ihrem Fall passt. Falls der Verband mehrere Gläubiger oder Empfängerarten zulässt, passen Sie die Auswahl entsprechend an.
Da hier die Option Verein ausgewählt wurde, suchen Sie jetzt nach dem Verein, dem die Rechnung ausgestellt werden soll.
Das Rechnungsdatum wird automatisch basierend auf der hinterlegten Konfiguration gesetzt. Wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Rechnungsdatum festlegen möchten, können Sie dies im Feld benutzerdefinertes Rechnungsdatum anpassen.
Um die Rechnung anzulegen, klicken Sie auf den grünen Button Weiter/Rechnung anlegen.
Über die Funktion Rechnungskopf ein-/ausblenden können Sie die Rechnungsadresse einsehen und bei Bedarf bearbeiten.
Sie können nun die Rechnungsadresse einsehen und bei Bedarf die einzelnen Felder bearbeiten. Ebenso lassen sich die Rechnungsdaten und die E-Mail-Adresse anpassen, an die die Rechnung gesendet werden soll. Über die Option "E-Mailversand" können Sie entscheiden, ob die Rechnung per Mail versendet werden soll.
Die Kopf- und Fußzeile der Rechnung können Sie individuell anpassen.
Rechnungspositionen fügen Sie über den Button Positionen hinzufügen (9) hinzu.
Im Rahmen der Fakturierung können Rechnungen entweder per Überweisung, Barzahlung oder Bankeinzug (hierfür ist ein SEPA-Mandat erforderlich) beglichen werden. Die Vorgaben hierzu können je nach Verband variieren. Die Zahlung per SEPA-Mandat bietet dabei jedoch den Vorteil, den Zahlungsprozess zu vereinfachen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, was sie zur kostengünstigsten Option macht. Sie können nun die für Sie passende Zahlungsmethode (2)auswählen. Zusätzlich besteht über das Rechnungsmodul auch die Möglichkeit, Gutschriften zu erstellen.
Für den zielgerichteten Zahlungsverkehr können Vereine mehrere Bankverbindungen (3) hinterlegen, um Zahlungsströme gezielt zu steuern. So kann etwa ein Girokonto für den laufenden Zahlungsverkehr wie Mitgliedsbeiträge genutzt werden, während ein separates Spendenkonto die Verwaltung zweckgebundener Mittel erleichtert.
Wählen Sie Position, die Artikelgruppe , den Artikel sowie die Menge und die entsprechende Mehrwertsteuer aus. Die Artikelgruppe können Sie unter Artikel Gruppe und den Artikel unter Artikel Stamm anlegen und bearbeiten.
Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, errechnet sich der Rechnungsbetrag. Sie haben die Möglichkeit, im Zusatztext eine individuelle Beschreibung hinzuzufügen und sehen dann die Zusammenfassung. Wenn Sie die Rechnung löschen möchten, nutzen Sie das rote Lösch-Icon; wenn Sie die Rechnung speichern möchten, drücken Sie das grüne Speicher-Icon oben rechts.
Sie finden dann Ihre neue Rechnung unter Rechnungen.
Vorhandene Rechnung bearbeiten
Um eine bereits angelegte Rechnung zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende Rechnung über die Markierung (A) am Kreis-Icon aus und klicken anschließend auf das Stift-Icon. Sie befinden sich nun in der Bearbeitungsansicht der Rechnung.
Durch einen Klick auf den Schriftzug (B) „Rechnungskopf ein-/ausblenden“ öffnet sich eine Ansicht, in der der vollständige Rechnungsinhalt angezeigt wird. Wie bereits beschrieben, können Sie hier Änderungen an der Rechnung vornehmen, neue Positionen hinzufügen oder die Angaben in den Adressfeldern anpassen.
Ratenzahlung
Unter dem Menüpunkt „Ratenzahlung“ haben Sie die Möglichkeit, eine Rechnung in Ratenzahlungen aufzuteilen. Geben Sie dafür die gewünschte Anzahl der Raten, den Betrag der ersten Rate sowie das Datum der ersten Zahlung ein.
Über das (C) Blitz-Icon generieren Sie automatisch die weiteren Raten basierend auf Ihren Angaben. Mit dem Stift-Icon neben den einzelnen Raten können Sie das jeweilige Zahlungsziel individuell anpassen. Speichern Sie die Änderungen mit dem grünen Speicher-Button. Um die gesamte Ratenzahlung zu speichern, klicken Sie auf das grüne Speicher-Icon oben rechts.
Zahlungen hinzufügen
Klicken Sie auf Zahlungen und dann auf „Zahlungen hinzufügen“, um eine Zahlung zu erfassen. Geben Sie das Zahldatum, den Zahlbetrag sowie das Buchungsdatum ein. Falls erforderlich, können Sie im Feld „Bemerkungen“ zusätzliche Hinweise hinterlegen. Speichern Sie die Angaben anschließend mit dem grünen Speicher-Icon.
Zahlungen
Hier können Sie bereits erfolgte Zahlungen dokumentieren – dies ist insbesondere bei Personen oder Vereinen relevant, für die kein SEPA-Mandat vorliegt.
Klicken Sie auf Zahlungen hinzufügen und tragen Sie das Zahldatum ein
Geben Sie den Zahlbetrag und das Buchungsdatum ein. Falls Sie Bemerkungen hinzufügen möchten, können Sie diese im Feld Bemerkungen eintragen. Speichern Sie anschließend mit dem grünen Speicher-Icon.
Mailversand
Hier können Sie den individuellen Versand der Rechnung per Mail anpassen. In den allgemeinen Einstellungen zum Rechnungsversand sind die grundlegenden Daten für den Mailversand hinterlegt. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den einzelnen Versand von Rechnungen vorzunehmen.
E-Mail-Konfiguration im Gläubiger-Bereich
Sie können den E-Mail-Text standardmäßig für alle Rechnungsmails im Gläubiger-Bereich von Phoenix II konfigurieren. Dadurch erhalten alle Empfänger eine einheitliche, professionelle Rechnungsmail mit personalisierten Platzhaltern wie [Gläubigername] oder [Name].
Betreff für Rechnungsversand
Das Feld „Betreff für Rechnungsversand (○)“ definiert den E-Mail-Betreff. Standardvorschläge wie „Rechnung [Gläubigername]“ erscheinen automatisch; passen Sie ihn an, um Spam-Filter zu vermeiden (z. B. „Rechnung Nr. [Nummer] von [Gläubiger]“).
E-Mail-Text für Rechnungsversand
Im Feld „E-Mail-Text für Rechnungsversand“ geben Sie den Haupttext ein. Der Platzhalter „[Anhang fehlt nicht im Format PDF]“ weist darauf hin, dass Anhänge (PDF-Rechnungen) fehlen, wenn sie nicht PDF-konform sind. Ergänzen Sie Hinweise wie: „Sehr geehrte/r [Name], anbei die Rechnung. Bei Fragen melden Sie sich bitte. Mit freundlichen Grüßen [Gläubigername].“ – Leere Zeilen und Formatierungen (fett, kursiv) sind möglich.
Gläubigername
Das Feld „[Gläubigername]“ füllt den Namen des konfigurierten Gläubigers automatisch ein (z. B. Vereinsname). Dies personalisiert Betreff und Signatur; bei mehreren Gläubigern pro Verband wählen Sie den passenden aus.
Diese Vorlagen werden bei Versand vorbelegt und können pro Rechnung im „Mailversand“-Reiter individuell angepasst werden, inklusive CC-Empfänger oder Anhängen.
Betreff für Rechnungsversand
Das Feld „Betreff für Rechnungsversand (○)“ definiert den E-Mail-Betreff. Standardvorschläge wie „Rechnung [Gläubigername]“ erscheinen automatisch; passen Sie ihn an, um Spam-Filter zu vermeiden (z. B. „Rechnung Nr. [Nummer] von [Gläubiger]“).
E-Mail-Text für Rechnungsversand
Im Feld „E-Mail-Text für Rechnungsversand“ geben Sie den Haupttext ein. Der Platzhalter „[Anhang fehlt nicht im Format PDF]“ weist darauf hin, dass Anhänge (PDF-Rechnungen) fehlen, wenn sie nicht PDF-konform sind. Ergänzen Sie Hinweise wie: „Sehr geehrte/r [Name], anbei die Rechnung. Bei Fragen melden Sie sich bitte. Mit freundlichen Grüßen [Gläubigername].“ – Leere Zeilen und Formatierungen (fett, kursiv) sind möglich.
Gläubigername
Das Feld „[Gläubigername]“ füllt den Namen des konfigurierten Gläubigers automatisch ein (z. B. Vereinsname). Dies personalisiert Betreff und Signatur; bei mehreren Gläubigern pro Verband wählen Sie den passenden aus.
Diese Vorlagen werden bei Versand vorbelegt und können pro Rechnung im „Mailversand“-Reiter individuell angepasst werden, inklusive CC-Empfänger oder Anhängen.