Zusätzlich zu der Datenschutzerklärung, die ein Benutzer bestätigen muss, wenn er sich in Phoenix II anmeldet, gibt es das Datenschutzmodul in Phoenix II als funktionale Erweiterung . Mit diesem Datenschutzmodul, dass man am besten immer auch aktiv geschaltet hat, muss jeder Benutzer der eine abweichende Rolle als den Personenaccount zugeteilt bekommt, einmal bestätigen, dass er einer erweiterten Datenschutzerklärung zugestimmt hat. Dieses Datum wird mit abgespeichert und kann vom GS-Admin jederzeit bei den Personendaten eingesehen werden. Diese Datenschutzerklärung muss jeder Verband selbst bestimmen und in dieser erweiterten Datenschutzerklärung sollte insbesondere das Thema „Datenschutzerklärung für Verbands- und Vereinsmitarbeiter“ nochmals detailliert mit beschreiben und enthalten sein.
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